Zur Verstärkung unseres Teams in Wiesbaden suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte und zielorientierte:
Teamassistenz der Geschäftsbereichsleitung (Gebäudereinigung) (m/w/d)
Ihr Job im Überblick:
1. Unterstützung der Geschäftsbereichsleitung im operativen Tagesgeschäft
2. Zentrale Schnittstelle zwischen Büro, Objektleitungen und Reinigungskräften
3. Sicherstellung reibungsloser Abläufe in Verwaltung und Organisation
Ihre Aufgaben:
4. Zeiterfassung & KontrolleWöchentliche Prüfung der Arbeitszeiten auf VollständigkeitAbgleich mit Dienstplänen und Objektvorgaben
5. LohnvorbereitungAufbereitung von Arbeitsstunden, Urlaubs- und KrankheitstagenÜbergabe der Daten an das Lohnbüro
6. Gesetzliche VorgabenPrüfung der Zeitnachweise gemäß AEntGSicherstellung der Dokumentationspflichten
7. StammdatenpflegeAnlegen und Aktualisieren von Kunden-, Objekt- und Mitarbeiterdaten
8. MaterialmanagementOrganisation und Koordination von Bestellungen (Reinigungsmittel & Geräte)
9. QualitätssicherungVorbereitung von ObjektbegehungenAuswertung von Reinigungsprotokollen
10. Kommunikation & OrganisationSelbstständige Korrespondenz mit Kunden, Behörden und LieferantenErstellen von AngebotenTerminplanung (Kundentermine, Abnahmen, interne Meetings)
11. RechnungswesenVorbereitung der Kundenrechnungen auf Basis geprüfter Stunden
Ihr Profil:
12. Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Büromanagement)
13. Erfahrung in Personal, Lohnvorbereitung von Vorteil
14. Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Excel
15. Strukturierte, sorgfältige und eigenständige Arbeitsweise
16. Hohes Verantwortungsbewusstsein und Diskretion im Umgang mit sensiblen Daten