Aufgaben
* Organisation/Koordination des Sekretariats inkl. Dokumentenverwaltung sowie Ansprechposition in administrativen Fragestellungen
* Erstellung und Bearbeitung interner/externer Korrespondenz
* Abstimmung und Steuerung von internen/externen Terminen
* Eigenständige Planung, Organisation, Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen, Workshops und Meetings
* Identifikation, Ableitung, Zuweisung und Nachverfolgung von eingehenden/internen Aktionspunkten nach Priorität
* Empfang und Betreuung von internen/externen Gästen
* Planung, Organisation und Abrechnung von Geschäftsreisen
* Bearbeitung von Bestellungen und Beauftragungen von Dienstleistungen inkl. Rechnungsprüfung- und bearbeitung
* Eigenständige Bearbeitung von Infrastrukturaufgaben (Büro- und Arbeitsmaterialbeschaffung, IT-Berechtigungen, Beschilderungen, Organisation von Umzügen und Schnittstellen zum Facility Management)
* Pflege/Koordination von Arbeits- und Fehlzeiten in ERP-Systemen
* Unterstützung der Führungskraft als Sparringspartner, Mitarbeit und Mitgestaltung bei Fach- und Führungsaufgaben (z.B. Sichtung und Aufbereitung von Fachinformationen, Erstellung von (Präsentations-)unterlagen, Dokumenten und Beschlussvorlagen, Leitfäden/Organisationsanweisungen, Onboarding neuer Mitarbeitenden, Intranetauftritt) sowie Schnittstellen/Koordination der Interaktion zwischen Leitung und Managern/Führungskräften und Kunden (national und international)
Qualifikationen
* Kaufmännische Berufsausbildung
* Spezielle Weiterbildung im Bereich Büromanagement, Fremdsprachenkorrespondenz, zum Wirtschaftsfachwirt/-in o.Ä.
* Langjährige einschlägige Berufserfahrung
* Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
* Sehr gute EDV-Kenntnisse (insbesondere MS-Office, SAP)
* Sehr hohe Zuverlässigkeit, Organisationsfähigkeit und Eigeninitiative
* Sehr hohe Auffassungsgabe und Kommunikationsfähigkeit
* Stark ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein und Teamfähigkeit
* Hohe Flexibilität und lösungsorientierte Arbeitsweise
* Hohe Loyalität und Integrität und Empathie