Wir sind eine Software-Agentur mit Fokus auf Entwicklung von Mobile Apps, WebApps und Prozess-Automatisierungen. Unser 2020 gegründetes Team besteht aus rund 30 jungen Köpfen, überwiegend mit IT-Background und remote in Deutschland verteilt.
Wir wollen mit Software Menschen befreien, unnötige Zeit zu verschwenden, und ihnen ermöglichen, ihr volles Potenzial zu leben. Unsere über 80 Kunden sind in fast allen Branchen aktiv: von Immobilien & Finanzen über Medizin bis hin zu Schulen. Über die Position: Persönliche Assistenz / Backoffice / Sekretariat
Wir suchen daher eine persönliche Assistenz, die unserem Gründer den Rücken freihält — damit der Fokus voll auf Kunden, Strategie und Teamführung liegen kann.
Du arbeitest direkt mit unserem Gründer zusammen und übernimmst nach einer strukturierten Einarbeitung einerseits feste, wiederkehrende Aufgaben: von vorbereitender Buchhaltung über Datenauswertungen bis Recruiting-Koordination. Darüber hinaus erwarten dich vielfältige spontane Themen: Terminvereinbarungen, Reiseplanungen, Team-Events vorbereiten oder einfach sicherstellen, dass nichts Wichtiges untergeht. Besonders wichtig ist uns eine proaktive Arbeitsweise: Du denkst mit, weist auf Fristen hin bevor jemand danach fragt, und bringst delegierte Themen & Projekte eigenständig voran.
Persönliches Meeting mit der Geschäftsführung : Wochenrückblick, Planung, offene Aufgaben, Projekte & Prioritäten durchgehen (1-3x/Woche in Präsenz, Rest auch im Homeoffice möglich).
Termine koordinieren: Sowohl berufliche als auch private Termine vereinbaren
Reisen planen & buchen: Hotels/AirBnBs, Züge & Flüge recherchieren, Überblick über Reisen halten (bis zu 10x/Monat).
Bestellungen: Diverse Online-Bestellungen aufgeben, Geschenke für Team oder Kunden organisieren
Ablegen & Digitalisieren: Dokumente scannen, in Notion/Drive ablegen, Belege archivieren
Daten aufbereiten: Sammeln von Feedback, zusammenfassen, Strukturieren in Excel...
Recruiting unterstützen : Bewerbungen beantworten, Interviews koordinieren, Onboarding-Checklisten abarbeiten
Interne Projekte organisieren & voranbringen : Beispielsweise Team-Events organisieren + planen, Koordination mit anderen Teammitgliedern oder Externen wie Steuerberater. Du sprichst & schreibst fließend Deutsch - du telefonierst souverän im Namen der Geschäftsführung
Gute Englischkenntnisse - da wir internationale Firmenstrukturen haben.
Du bist tagsüber über die Woche (Mo - Sa) verteilt erreichbar und spontan verfügbar und bringst zuverlässig ca. 20h / Woche Zeit mit.
Du bist digital fit — Digitale Tools sind dein Alltag und du bist Arbeit am PC gewöhnt
Umgang mit Google Sheets/Excel - du kannst gut und gerne mit Zahlen umgehen oder gute Übersichten erstellen.
Erfahrung im Sekretariat, als Personal Assistant oder in einer vergleichbaren Rolle (z.B. in Firma der Eltern mitunterstützt)
Coaching-Affinität : aktives Zuhören, gute Fragen stellen, auch mal konstruktiv Pushback geben
Grundverständnis für die Startup-/Agentur-Welt
&##Hoher Home-Office Anteil möglich - es obliegt dir ob du den Großteil der Woche von zuhause arbeitest oder ob du lieber im Büro bei uns in Aachen arbeitest, von Mensch zu Mensch :)
~⌚ Flexible Arbeitszeiten
~♥️ Junges, motiviertes und herzliches Team mit flacher Hierarchie und Wertschätzung für gute Arbeit
~&##Beitrag & Einfluss auf Prozesse — du bist nicht irgendein Rädchen, sondern die rechte Hand des Gründers, bringst uns zusammen voran und lernst extrem viel
~&##Spannende Einblicke in alle Bereiche eines wachsenden Tech-Unternehmens: Vertrieb, Programmierung, Personal, Finanzen - sowie in vielfältige Geschäftsmodelle aller Branchen unserer Kunden. Sachbezugskarte mit monatlich 50€ steuerfrei - kostenlos tanken, einkaufen, Fitness-Studio o.ä. nach deiner Wahl mit eigener App Innovators Kreditkarte
~☕ Zwar kein Obstkorb, aber guten Kaffee, Tee & Wasser in inspirierendem Office & Co-Working Space ;)
~&##Weiterbildungsmöglichkeiten wie Videokurse & Events/Fortbildungen
~&##Einladung zu coolen regelmäßigen Team-Events, die du selbst mitgestaltest inkl. Unterkunft
Wichtig ist uns vor allem, dass du mit deiner Persönlichkeit ins Team passt, organisiert bist und Lust darauf hast, an coolen Projekten mitzuwirken und daran zu wachsen!