Heidelberg
Deutschland
Administration
Externe Stellenbeschreibung
Wir suchen eine hochorganisierte und proaktive Administrative Assistant, die unser Team bei den täglichen Abläufen unterstützt. Diese Rolle ist entscheidend für einen reibungslosen Workflow, effektive Kommunikation und effiziente administrative Prozesse innerhalb der Abteilung. Die Position berichtet an den Global Director Marketing & Consumer Insights.
Aufgaben:
1. Verantwortung für Budgetierung und Rechnungsstellung der Abteilung
2. Konsolidierung der Jahrespläne zu einer bereichsübergreifenden Übersicht
3. Aktualisierung der globalen Organigramme & Mitarbeiterlisten für das Leadership Team (vierteljährlich)
4. Pflege des globalen Abteilungskalenders in MS Teams
5. Unterstützung bei der Organisation globaler vierteljährlicher Webcasts
6. Nachverfolgung von Deliverables in Entwicklungs-Workstreams der Abteilung und Reporting an den Department Council
7. Systemadministration für die Bibliothek zur Unterstützung des Sales-Teams
8. Unterstützung bei Entwicklung und Administration von Trainingsprogrammen der Abteilung
9. Organisation von Produktschulungen für interne Teams
10. Verwaltung von Contractor IDs und Genehmigungen
11. Betreuung der LinkedIn Learning Administration (Zugriffsrechte für Teammitglieder)
12. Teilnahme und Unterstützung bei monatlichen Department Council Meetings inkl. Agenda & Action Items
13. Pflege und Aktualisierung der Sub-Team SharePoint Seite der Abteilung
14. Verwaltung einer Bibliothek sekundärer & proprietärer Forschungsprojekte
15. Übernahme zusätzlicher Projekte nach Bedarf
16. Unterstützung bei Office-Aufgaben im Standort Heidelberg (Postverteilung, Büromaterial, Arbeitssicherheit/Erste Hilfe, etc.)
Was Sie erfolgreich macht:
17. Erfahrung als Administrative Assistant oder in einer koordinierenden Rolle; Verständnis für die Dynamik schnelllebiger Teams
18. Hohe Organisationsfähigkeit, strukturierte Arbeitsweise und Freude an Koordination sowie Delegation
19. Sicherer Umgang mit MS Teams, SharePoint, Outlook und weiteren Kollaborationstools
20. Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift; gute Deutschkenntnisse für gelegentliche Aufgaben im Büro Heidelberg
21. Aufgeschlossen, kreativ und mit einem frischen Blick auf Alltagsthemen
22. Eigeninitiative, lösungsorientiertes Arbeiten ohne detaillierte Anweisungen
23. Lernbereitschaft und Wille zur kontinuierlichen Weiterentwicklung
24. Freude an abteilungsübergreifender Zusammenarbeit mit verschiedenen Stakeholdern – inkl. Senior Leadership und VPs
25. Sie sind zentrale Koordinationsstelle und bringen positive Energie in die Teamarbeit ein
#IncludingYou
Diversity, Equity, Inclusion und Belonging sind feste Bestandteile unserer Kultur bei ADM, um weiterhin Innovation, Wachstum und herausragende Leistungen zu erzielen. Wir haben uns selbst dazu verpflichtet, für eine diverse Belegschaft zu sorgen, diese zu finden und zu fördern und eine wirklich integrative Arbeitsumgebung zu schaffen - also eine Umgebung, die es allen bei ADM ermöglicht sich bei der Arbeit wohlzufühlen, einen Beitrag zu unserem Erfolg zu leisten und die eigene Karriere voranzutreiben. Wir respektieren und schätzen die Einzigartigkeiten und Erfahrungen all unserer MitarbeiterInnen bei ADM, weil wir wissen, dass wir nur durch diese besser werden und verschiedene Perspektiven einnehmen können.
Weitere Informationen über unsere Maßnahmen zur Förderung von Diversity, Equity, Inclusion und Belonging findest Du auf unserer Website:
Über ADM
ADM setzt die Kraft der Natur ein, um die Lebensqualität zu verbessern. Wir sind ein weltweit führendes Unternehmen im Bereich der Human- und Tierernährung, das heute Lösungen mit Blick auf die Zukunft anbietet. Mit der Entwicklung bahnbrechender Produkte für ein gesünderes Leben gehen unsere Wissenschaftler neue Wege in Sachen Gesundheit und Wohlbefinden. Wir sind ein innovatives Unternehmen, das den Weg in eine neue Zukunft mit pflanzlichen Verbraucher- und Industrielösungen ebnet, die erdölbasierte Produkte ersetzen. Wir sind ein unübertroffener Manager und Verarbeiter landwirtschaftlicher Versorgungsketten und sorgen für Ernährungssicherheit, indem wir lokale Bedürfnisse mit globalen Fähigkeiten verbinden. Und wir sind ein führendes Unternehmen im Bereich der Nachhaltigkeit, das über die gesamte Wertschöpfungskette hinweg skaliert, um die Dekarbonisierung unserer Industrie zu unterstützen und unseren Planeten zu schützen. Vom Keim der Idee bis zum Ergebnis der Lösung verschaffen wir unseren Kunden einen Vorteil bei der Lösung der Ernährungs- und Nachhaltigkeitsherausforderungen von heute und morgen.
Stellen-ID
99514BR
#LI-Hybrid
Referenz-ID
#LI-EMEA