Ihre Verantwortlichkeiten:
Team & Geschäftsabläufe
1. Bietet administrative und operative Unterstützung für das Team, verwaltet komplexe Terminplanung über mehrere Stakeholder und verschiedene Zeitzonen hinweg und erledigt die täglichen Koordinationsaufgaben.
2. Bereitstellung proaktiver administrativer und koordinierender Unterstützung für den Head of Global Commercial Excellence, wie das Management komplexer Terminplanung, Priorisierung von Informationsflüssen und Koordination reisebezogener Aufgaben.
3. Übernehmen Sie Ad-hoc-Verwaltungsaufgaben und unterstützen Sie Projektmanagementaktivitäten, indem Sie aktiv Möglichkeiten zur Verbesserung der Teameffizienz und -prozesse identifizieren.
4. Tragen Sie zur Vorbereitung hochwertiger PowerPoint-Präsentationen für Führungs- oder Teamkommunikation bei.
5. Leitung der Planung und Durchführung interner und externer Veranstaltungen und Workshops, einschließlich direkter Koordination mit Anbietern (z. B. Hotels, Veranstaltungsorte, Restaurants).
6. Buchen Sie Besprechungsräume und organisieren Sie das Catering für größere Meetings oder Workshops, wobei Sie eng mit lokalen Büroleitern zusammenarbeiten, wenn eine externe oder globale Koordination der Einrichtungen erforderlich ist.
7. Koordinatiere IT-Ausrüstung und Arbeitsplatzaufbau für neue Teammitglieder und stelle sicher, dass alles vor ihrem ersten Arbeitstag bereit ist.
8. Unterstützen Sie neue Mitarbeiter und externe Partner während des gesamten Onboarding-Prozesses, insbesondere beim Zugang zu IT-Systemen, HR-Plattformen und der allgemeinen administrativen Einrichtung.
Finanzen & Beschaffungsverwaltung
9. Verwaltung des gesamten Statement of Work (SoW)- und Rechnungsprozesses, einschließlich Dokumentation, Unterschriftenverfolgung und Nachverfolgung interner Zahlungen (z. B. Lieferantenrechnungen, Reisekosten), und gewährleisten Sie die Genauigkeit und Einhaltung interner Finanzabläufe.
10. Bereite Einkaufsanforderungen und Bestellungen mit internen Beschaffungstools (z. B. Instore) vor und reiche sie ein, um die Einhaltung von Genehmigungsabläufen und den Überblick über bestehende Bestellungen sicherzustellen
11. Buche die empfangenen Waren im Instore genau, um den Zahlungsprozess auszulösen
12. Bearbeitung steuerrelevanter Teamaktivitäten mit dem entsprechenden internen System und sicherstellung einer genauen und zeitnahen Bereitstellung aller erforderlichen Informationen zur Unterstützung steuerbezogener Prozesse
Ihre Qualifikationen:
13. Sie bieten 2–3 Jahre nachgewiesene Erfahrung in administrativer oder operativer Unterstützung in einem schnelllebigen Umfeld.
14. Sie sind digital fließend und selbstbewusst im Umgang mit Tools wie Outlook, Teams, Excel und PowerPoint – und passen sich schnell an neue Systeme und Plattformen an.
15. Man ergreift Initiative, antizipiert Bedürfnisse und löst Probleme proaktiv – man wartet nicht auf Anweisungen; Du spielst schon.
16. Sie bringen Struktur in Komplexität, sind hochorganisiert und sind stolz darauf, detailorientiert und zuverlässig zu sein.
17. Sie gehen mit sensiblen Informationen diskret und professionell um und agieren als vertrauenswürdiger Vertreter des Teams.
18. Du bist ein Teamplayer, der zu einer positiven, kooperativen Kultur beiträgt und beständige, verlässliche Unterstützung bietet.
19. Sie kommunizieren klar, selbstbewusst und angemessen/respektvoll über verschiedene Zielgruppen hinweg – von Teammitgliedern und leitenden Führungspersönlichkeiten bis hin zu externen Partnern.
20. Sie haben Erfahrung in einer interkulturellen und internationalen Umgebung.
21. Sie sprechen fließend Englisch (Pflicht); Zusätzliche Sprachen sind ein Plus.