Ihre Aufgaben
Informationsmanagement:
1. Ansprechpartner*in für Lehrende (E-Mail/ telefonisch) bei Rückfragen im Kontext der Semester- und Stundenplanung
2. Bereitstellung von Informationen zur Stundenplanung
3. Vorbereitung und Versand von Dokumenten im Kontext Semester- und Stundenplanung
4. Abstimmung von Prüfungsterminen mit dem Prüfungsteam bzgl. der Semesterplanung
5. Terminabstimmung mit der Lehrkoordination in den Kliniken
Stundenplanung:
6. Unterstützung bei der Erstellung der Stundenpläne von Medizinstudierenden sowie der Erstellung von Lehrsupportplänen
7. Sammlung, Strukturierung, Dokumentation und Kommunikation von Änderungen in der Stundenplanung
Terminkoordination:
8. Unterstützung bei der Vorbereitung, Durchführung, Nachbereitung und Ergebsnisdokumentation von Sitzungen und Besprechungen im Kontext von Semester- & Stundenplanung sowie Lehrsupport
9. Pflege des Veranstaltungskalenders für Studiengangsangelegenheiten (Sitzungstermine Modulentwicklung etc.)
10. Erinnerung an Fristen bei der Einreichung von Dokumenten/ Formularen
Unser Angebot
11. Vergütung nach E6 TV-L
12. unbefristet
13. Vollzeit (Teilzeit möglich)
14. interne und externe Fortbildungsmöglichkeiten
15. Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten
16. Vereinbarkeit von Familie und Beruf
17. sicherer Arbeitsplatz
18. fester Dienstort (Bielefeld) ohne Reisetätigkeit
19. flexible Arbeitszeiten
20. 30 Tage Urlaub bei einer 5-Tage-Woche und zusätzlich arbeitsfrei am und
21. FlexWork: grundsätzliche Möglichkeit zum mobilen Arbeiten (Umfang abhängig vom konkreten Aufgabenfeld)
22. Mitgliedschaft bei „FairNetzt“ - Sekretariatsnetzwerk der Universität Bielefeld für kollegialen Austausch und gemeinsame Aktivitäten
23. gute Verkehrsanbindung
24. betriebliche Zusatzversorgung (VBL)
25. kollegiale Zusammenarbeit
26. offene und angenehme Arbeitsatmosphäre
27. spannende und abwechslungsreiche Tätigkeiten
28. modernes Arbeitsumfeld mit digitalen Prozessen
29. vielfältige Angebote (Mensa, Cafeteria, Restaurants, Uni-Shop, Geldautomaten etc.)
Ihr Profil Das erwarten wir
30. abgeschlossene Berufsausbildung in einem geeigneten verwaltungsbezogenen oder kaufmännischen Beruf (z. B. Verwaltungsfachangestellte*r, Verwaltungswirt*in, Kauffrau*mann für Büromanagement, Industriekauffrau*mann)
31. Fähigkeit zum selbstständigen, strukturierten und zielorientierten Arbeiten in komplexen Arbeitssituationen
32. hohe Sozialkompetenz, insbesondere Teamfähigkeit und Verantwortungsbewusstsein
33. ausgeprägtes Organisationsgeschick und Einsatzfreude
34. sehr gute mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeit
35. sehr gute EDV-Kenntnisse (insbesondere Microsoft Office) und Bereitschaft zur Einarbeitung in das digitale Prüfungstool
36. Gender- und Diversitykompetenz
Das wünschen wir uns
37. Erfahrung in der Hochschulverwaltung und Kenntnisse des Wissenschaftsbetriebs und/oder Erfahrung im medizinischen Bereich
38. mehrjährige Berufserfahrung, idealerweise mit Bezug zum ausgeschriebenen Aufgabenfeld
39. Englischkenntnisse
40. Kenntnisse im Umgang mit Studien- und Prüfungsordnungen