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Verwaltungsassistenz im Veranstaltungsbüro / Bankett (m/w/d)
* Vollzeit
* Natruper-Tor-Wall 1, 49076 Osnabrück
* Mit Berufserfahrung
* 31.01.26
Als Verwaltungskraft im Bankett- und Veranstaltungsbüro bist du eine zentrale Schnittstelle zwischen unserem Verkauf, internen Abteilungen und unseren Kunden:
Deine Aufgaben:
* Administrative Betreuung des Bankett- und Veranstaltungsgeschäfts
* Erfassung, Pflege und Nachverfolgung von Veranstaltungsvorgängen in Opera (RES/CRM) und weiteren Systemen (Kalender, Files) – Opera-Kenntnisse sind zwingend erforderlich
* Erstellen, Überprüfen und Versenden von Banquet Event Orders (BEOs), Angeboten, Verträgen und Rechnungen
* Kommunikation mit Kunden per E-Mail, Telefon und persönlich – inklusive Termin- und Kapazitätsabstimmung
* Koordination interner Informationsflüsse an Housekeeping, Service, Küche und Technik
* Pflege von Veranstaltungs- und Kundendaten, Berichterstellung, Ablage- und Archivarbeit
* Unterstützung bei der täglichen Vorbereitung und Nachbereitung von Veranstaltungen
* Allgemeine Büro- und Verwaltungsaufgaben (Post, Telefon, Termine)
Dein Profil, mit dem du uns begeisterst:
* Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation, idealerweise im Hotel- oder Veranstaltungsbereich
* Mindestens 1–2 Jahre Berufserfahrung im Veranstaltungs- oder Front-Office-Bereich eines Hotels oder vergleichbaren Dienstleistungsbetriebs
* Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook)
* Sehr gute Kenntnisse in Opera (Reservierungs- und Veranstaltungsmodul)
* Ausgeprägte Service- und Kundenorientierung, organisatorisches Talent
* Kommunikationsstärke, Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein
* Selbstständige, strukturierte Arbeitsweise, Teamgeist und Flexibilität
Das bieten wir dir:
* Unbefristeter Arbeitsvertrag sowie Urlaubs- und Weihnachtsgeld
* Ein starkes Team aus aktuell 85 Kolleg:innen – wachsend & ambitioniert
* Verantwortung, Vertrauen und echtes Mitgestalten
* Ein Arbeitsplatz mit Charakter, Geschichte und Stil
* Faire Bedingungen, Wertschätzung und Perspektive
* Ein zusätzlicher freier Tag an deinem Geburtstag
* Täglich kostenneutrale, ausgewogene Mitarbeiterverpflegung
* Moderne Arbeitszeitmodelle, die zu deinem Alltag passen
* Family & Friends Rabatt auf alle Speisen und bei der Unterkunft
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