Du hast Lust, den Büroalltag zu organisieren, Abläufe zu strukturieren und dafür zu sorgen, dass alles rundläuft? Dann suchen wir genau dich als Office Manager:in / Team Assistenz (m/w/d) auf Minijob-Basis.
Bei uns unterstützt du die Geschäftsführung und das Team in allen organisatorischen und administrativen Aufgaben und trägst dazu bei, dass der Betrieb effizient und angenehm läuft. Du bist die zentrale Anlaufstelle für alle Anliegen im Büro und sorgst mit deinem Organisationstalent dafür, dass keine Frage unbeantwortet bleibt und keine Aufgabe unerledigt.
Klingt nach dir?
Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung – gerne mit kurzem Lebenslauf und möglichem Startdatum.
Aufgaben
* Allgemeine Büroorganisation: Du sorgst dafür, dass im Büroalltag alles reibungslos läuft, kümmerst dich um die Post, Ablage, Schriftverkehr und die Verwaltung von Materialien sowie Bestellungen von Verbrauchsgütern.
* Koordination von Dienstleistern: Du bist Ansprechpartner:in für Lieferanten, IT-Support und Handwerker, organisierst Reparaturen, Hausverwaltungsangelegenheiten und pflegst Inventarlisten (Hardware, Möbel, Technik).
* Gestaltung des Arbeitsumfelds: Du trägst aktiv dazu bei, dass das Büro ein angenehmer und motivierender Ort ist – von der Bürogestaltung über Küche, Pflanzen und Deko bis hin zur Versorgung mit Getränken.
* Unterstützung der Geschäftsführung und des Teams: Du planst Termine, bereitest Meetings vor (Agenda, Unterlagen, Raumbuchung, Catering), unterstützt bei Reisekostenabrechnungen und Reiseplanung und organisierst Teamevents, Workshops oder kleine Incentives für das Team.
* Kommunikation & Empfang: Du betreust die Telefonzentrale und die allgemeine E-Mail-Adresse, empfängst Gäste und Bewerber:innen, bearbeitest Post digital und physisch und unterstützt beim Onboarding neuer Mitarbeitender.
* Administrative & organisatorische Projekte: Du führst Tools und Prozesse ein bzw. pflegst sie (z. B. ClickUp, Pipedrive, Miro, Google Workspace), unterstützt beim Datenschutz-Management, pflegst interne Dokumentationen und Vorlagen und wirkst bei der internen Kommunikation (z. B. Team-Updates) mit.
Qualifikation
* Ausbildung: Du besitzt eine kaufmännische Ausbildung und erste Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position.
* Strukturiert und organisiert: Dank deiner strukturierten Arbeitsweise und deinem Organisationstalent behältst du stets den Überblick über deine Aufgaben
* Kommunikativ und serviceorientiert: Du trittst freundlich auf, kommunizierst klar und agierst mit einer proaktiven Hands-on-Mentalität in einem dynamischen Umfeld
* Lösungsorientiert: Deine Arbeitsweise ist lösungsorientiert, und du bist begeistert davon, anderen zu helfen.
* Ownership-Mentalität: Ein hohes Verantwortungsbewusstsein ist für dich selbstverständlich. Auf dich kann man sich immer verlassen.
* Digital-Affinität: Du gehst sicher mit digitalen Tools (z. B. Google Workspace oder Microsoft 365) um und findest dich schnell in neuen Softwarelösungen zurecht.
Benefits
* Flexible Arbeitszeiten
* Ein wertschätzendes, offenes Team mit flachen Hierarchien
* Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und kurzen Entscheidungswegen
* Sorgfältige Einarbeitung in deine Aufgaben und Abläufe
* Ein modernes, gut ausgestattetes Büro mit angenehmer Arbeitsatmosphäre
* Regelmäßige Team- und Unternehmensevents
Wer sollte sich NICHT bewerben?
* Personen, die Chaos mögen und mit Organisation nichts anfangen können
* Menschen, die Aufgaben lieber vor sich herschieben, statt sie anzupacken
* Bewerber:innen, die unzuverlässig sind oder keine Verantwortung übernehmen
* Personen, die lieber allein arbeiten und kein Interesse am Team haben
Bitte nur bewerben, wenn Du:
* gerne Ordnung schaffst und Abläufe im Griff hast
* Freude an administrativen und organisatorischen Aufgaben hast
* selbstständig arbeitest, aber trotzdem gerne im Team unterstützt
* ein freundliches, serviceorientiertes Auftreten hast
* langfristig Interesse an einer vertrauensvollen Zusammenarbeit hast
Möchtest du direkt durchstarten und freust dich auf diese Herausforderung?
Wir freuen uns auf deine Bewerbung