Bewerbung bis: 08.07.2025
Direktionssekretariat im Ludwig Forum Aachen (m/w/d)
Kulturbetrieb der Stadt Aachen
Die Europa- und Wissenschaftsstadt Aachen (ca. 260.000 Einwohner*innen) ist innovationsfreudig, traditionsbewusst und durch ihre reiche Geschichte historisch geprägt. Erstklassige Hochschulen und Forschungseinrichtungen, das große europäische Erbe sowie die Grenzlage inmitten einer lebendigen Dreiländerregion geben Aachen eine weltoffene und internationale Prägung. Aachen ist eine von fünf digitalen Modellregionen in NRW. Mit rund 6000 Beschäftigten ist die Stadt Aachen die größte kommunale Arbeitgeberin im Grenzgebiet zu Belgien und den Niederlanden. Wer bei der städtischen Verwaltung arbeitet, gestaltet das Leben in Aachen aktiv mit. Die Stadt Aachen verfügt über eine ausdifferenzierte Museumslandschaft basierend auf bürgerschaftlichem Engagement.
Zum nächstmöglichen Zeitpunkt ist im Geschäftsbereich Ludwig Forum für Internationale Kunst des Eigenbetriebes Kultur eine Stelle in der Funktion Direktionssekretariat im Ludwig Forum für Internationale Kunst (m/w/d) in Vollzeit auf Dauer zu besetzen.
Das Ludwig Forum für Internationale Kunst ist ein Museum für internationale, zeitgenössische Kunst. Als Stammhaus einer globalen Museumsfamilie präsentiert es neben Wechselausstellungen Exponate der weltberühmten Kunstsammlung von Peter und Irene Ludwig mit Schlüsselwerken der deutschen und westeuropäischen Nachkriegszeit sowie bedeutende Sammlungen der US-amerikanischen Kunst ab den 1960er Jahren. Darüber hinaus beherbergt das Museum eine der umfangreichsten Sammlungen zeitgenössischer Kunst aus Kuba, zeitgenössische Kunst aus China sowie Kunst aus Sowjetrussland, den ehemaligen Sowjetrepubliken und aus Zentral- und Osteuropa. Sein transdisziplinäres Programm kombiniert Einzel- und thematische Gruppenausstellungen mit Forschungsprojekten, Konferenzen, Filmvorführungen, Musik- und Tanzfestivals und anderen Bildungsaktivitäten, um seine Sammlungen im Dialog mit dem Publikum kontinuierlich zu erweitern und neu zu kontextualisieren.
Ihre Aufgabenschwerpunkte
1. Kommunikation und Korrespondenz (Telefon/Email/Fax) in Deutsch und Englisch für und nach Anweisung der Museumsleitung sowie Erledigung des Postverkehrs
2. Archivierung/Ablage der Korrespondenz
3. Terminplanung und -koordination der Museumsleitung
4. Reisemanagement der Direktion und deren Abrechnung
5. Beschwerdemanagement und Beantwortung von Anfragen/Anregungen
6. Künstler*innen- sowie Gästebetreuung
7. Arbeiten im Rahmen des Beschaffungswesens
8. Koordinierung des Veranstaltungskalenders
9. Vorbereitung und Organisation von Besprechungen und Veranstaltungen der Museumsleitung
Das bringen Sie mit
10. eine abgeschlossene Ausbildung zur*zum Verwaltungsfachangestellten (m/w/d) oder einen abgeschlossenen Verwaltungslehrgang I oder eine abgeschlossene Ausbildung zur*zum Kauffrau*Kaufmann (m/w/d) für Büromanagement im kommunalen öffentlichen Dienst NRW
11. oder eine abgeschlossene dreijährige kaufmännische Ausbildung in einem anerkannten Ausbildungsberuf, idealerweise als Bürokauffrau*mann, Kauffrau*Kaufmann für Bürokommunikation bzw. Kauffrau*Kaufmann für Büromanagement (m/w/d)
12. gute Kenntnisse im Umgang mit SAP im Rahmen des Einpflegens von Rechnungen und Aufträgen
13. eine besonders sorgfältige, verantwortungsbewusste und selbständige Arbeitsweise
14. Flexibilität und Belastbarkeit sowie die Bereitschaft zur Teamarbeit
15. ein kompetentes, souveränes und freundliches Auftreten und Kundenorientierung im Umgang mit Bürger*innen, Kund*innen und Partner*innen des Kulturbetriebs
16. Bereitschaft zu Arbeiten außerhalb des Gleitzeitrahmens und an Wochenenden im Bedarfsfall,
17. Erfahrung im Bereich Veranstaltungsorganisation
18. sichere Englischkenntnisse in Wort und Schrift
19. interkulturelle Kompetenz
20. eine Affinität zu Kunst und Kultur insbesondere der bildenden Kunst
Wünschenswert
21. weitere Fremdsprachenkenntnisse (Französisch sowie Niederländisch)
Das bieten wir
22. Arbeiten bei einer der drei größten Arbeitgeber*innen der Region mit rund 6.300 Mitarbeitenden
23. Verantwortung und Raum zur Mitgestaltung
24. respektvolle und faire Arbeitsbedingungen
25. Fort- und Weiterbildungen zur beruflichen und persönlichen Entwicklung
26. Vereinbarkeit von Beruf und Familie
27. flexible Arbeitszeitmodelle (wie bspw. Mobile Arbeit)
28. Jobticket für den ÖPNV
29. Zusatzversorgung zur betrieblichen Altersvorsorge
30. ein umfassendes Arbeitsschutz- und Gesundheitsmanagement
31. einen sicheren Arbeitsplatz mit unbefristetem Arbeitsvertrag
32. einen Urlaubsanspruch von 30 Tagen bei einer 5-Tage-Woche
Die Besetzung der Stelle in Teilzeit ist grundsätzlich möglich. Wir bieten flexible Arbeitszeiten und -formen, wie mobiles Arbeiten. Diese orientieren sich an dienstlichen Belangen sowie den verschiedenen Lebensmodellen.
Der Auswahlprozess zur Besetzung der Funktion setzt sich zusammen aus einer Vorauswahl und einem sich anschließenden Auswahlverfahren.
Die Eingruppierung von Beschäftigten erfolgt in Abhängigkeit von der vorliegenden Qualifikation maximal bis zur EG 6 TVöD.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung mit Ihren vollständigen und aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen inklusive eines Anschreibens mit Bewerbungsmotivation, eines Lebenslaufes, Zeugnissen und Prüfungs-/Beschäftigungsnachweisen.