COTINGA baut Property Management technologisch, strukturell und kulturell neu. Als Head of Operations übernimmst du die operative Gesamtverantwortung für Property Management und Property Accounting.
Du reportest direkt an den CEO, arbeitest in einem Remote-first-Modell und bist etwa zwei von fünf Tagen unterwegs an Standorten oder bei Kunden.
Deine oberste Priorität liegt in der Transformation und Skalierung des WEG (Wohnungseigentümergemeinschaften)-Bereichs – vom klassischen Verwalter-Ansatz hin zu einem modernen, KPI-gesteuerten, remote-first Operating Model mit klarer Governance, Kennzahlen und einem professionellen Key-Account-Verständnis.
Aufgaben
* Gesamtverantwortung Operations: End-to-End-Steuerung von Property Management und Property Accounting – mit klarer Priorität auf dem Aufbau/der Skalierung des WEG-Bereichs
* WEG-Management professionalisieren: Remote-first Operating Model einführen (Pods/Hubs, Verantwortlichkeiten, Termin-/Begehungs-Taktung), Key-Account-Ansatz für WEG-Manager:innen verankern
* KPI-Betrieb führen: Kennzahlen definieren, monitoren und accountable halten (z. B. Durchlaufzeiten, Termintreue ETV, Time-to-Beschluss, NPS, Backlog-Stabilität); Weekly Ops Review und Quarterly Business Reviews leiten
* Leadership & Enablement: Führungskreis aufbauen, Coaching-Kadenzen, Performance-/Incentive-Systeme; Moderations-/KAM-Academy für WEG etablieren
* Governance & Qualität: SLAs/OLAs, RACI, Eskalations- und Qualitätsmechanismen standardisieren; Compliance und Datenschutz sicherstellen
* Kapazitäts- & Coverage-Planung: Ressourcen für Eigentümerversammlungen, Objektbegehungen und Remote-Quarterlies planen; Saisonalitäten entzerren; regionale Hubs effizient steuern
* Schnittstellen orchestrieren: Enge Zusammenarbeit mit Accounting, Technik und Customer Operations für stabile Abschlüsse, korrekte Abrechnungen und schnelle End-to-End-Lösungen
* Integration & Skalierung: Neue Bestände/Standorte in Prozesse, Tools und Kultur migrieren; Systeme und Tools kontinuierlich weiterentwickeln
* People & Hiring: Schlüsselrollen (insb. Führung im WEG-Bereich) identifizieren, gewinnen und entwickeln
Qualifikation
* Mehrjährige Erfolgshistorie in Operations/Transformation in skalierenden Organisationen; Top-Tier-Beratung oder vergleichbare Erfahrung willkommen
* Führungserfahrung > 20 FTE, idealerweise mehrstufig (inkl. Führung von Teamleads)
* Exzellentes Projekt- und Programmmanagement, sicher in komplexen Rollouts
* Kommunikationsstark: souverän in Stakeholder-Management, Change-Kommunikation und als oberster Ansprechpartner für Top-Eigentümer und institutionelle Miethauskunden
* Finanzaffin: KPI-/Budget-Steuerung, P&L-Verständnis, enge Zusammenarbeit mit Accounting
* Erfahrung im Aufbau von Operating Models (RACI, SLAs/OLAs, Eskalationslogik), OKR/KPI-Systemen und kontinuierlicher Verbesserung
* Hohe digitale Kompetenz (Ticketing/Workflow, Reporting/Dashboards, Automatisierung)
Benefits
* Remote-first mit modernen Tools und klaren Standards
* Hoher Hebel & Sichtbarkeit – du reportest direkt an den CEO und prägst unser Operating Model
* Gestaltungsspielraum statt Mikromanagement, kurze Entscheidungswege
* Wachstum & Entwicklung – Leadership-Development, Weiterbildungsbudget
* Wettbewerbsfähiges Gesamtpaket mit Performance-Komponente
* Ambitionierte Kultur mit klaren Zielen und starker Zusammenarbeit
If you're ready to rethink property management as our Head of Operations, we look forward to receiving your application!
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