Assistenz / Fremdsprachenkorrespondent (w/m/d)
Kennziffer: QM 2025/10
Am IFOX-Institut des Helmholtz-Zentrums Berlin (HZB) erforschen wir spezielle, sehr dünne Materialien und winzige Strukturen aus Metalloxiden. Diese kombinieren wir mit Halbleitern – also Materialien, die Strom leiten können. Unser Ziel ist es, damit besonders energieeffiziente Technologien für die Informationsverarbeitung zu entwickeln. Wir stellen die Materialien her, untersuchen sie mit modernen Messmethoden und testen, wie gut sie sich für neuartige Computeranwendungen eignen – zum Beispiel für sogenannte neuromorphe Computer, die das menschliche Gehirn nachahmen. Als Administrative Assistenz (w/m/d) der Institutsleitung des IFOX-Instituts am HZB arbeiten Sie in einem internationalen Team und unterstützen sowohl die Institutsleitung als auch Promovierende und Wissenschaftler*innen bei verschiedenen administrativen Aufgaben.
Ihre Aufgaben
1. Sie übernehmen die Koordination und Optimierung administrativer Abläufe.
2. Sie kommunizieren souverän auf Deutsch und Englisch – verfassen Berichte, bearbeiten Korrespondenz und führen Telefonate.
3. Sie pflegen unsere internen Datenbanken.
4. Sie bringen sich aktiv in HR-Prozesse ein – von der Unterstützung bei der Gewinnung neuer Talente bis hin zu einem reibungslosen On- und Offboarding.
5. Sie sind zentrale Anlaufstelle für Mitarbeitende und Gäste und bieten professionelle Unterstützung.
6. Sie planen und organisieren Veranstaltungen und sichern den reibungslosen Ablauf.
7. Sie überwachen Beschaffungsprozesse und stellen eine termingerechte und kosteneffiziente Beschaffung sicher.
Ihr Profil
8. abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit Nachweis des C2-Sprachlevels in Englisch bzw. Ausbildung zur Fremdsprachenkorrespondent*in oder vergleichbare Fähigkeiten
9. verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (C2-Level)
10. sicherer Umgang mit gängiger Bürokommunikationssoftware, MS Office (Word, Excel, Outlook, Powerpoint)
11. sicherer Umgang mit Content-Management-Systemen, z. B. Typo3, WIMS
12. Kenntnisse im Umgang mit Waren- und Bestellsystemen
13. grundlegende kaufmännische Fachkenntnisse, insbesondere im Bereich Rechnungswesen, Personalwesen, Vergabe - und Bundesreisekostenrecht (BRKG)
Unser Angebot
14. Chance, gemeinsam mit internationalen Spitzenforscher*innen einen Beitrag zur Entwicklung neuartiger Materialien und technologischer Lösungen für eine klimaneutrale Zukunft zu leisten
15. Engagement für Diversität und Nachhaltigkeit durch inklusive Arbeitsumgebung, sowie
16. Weiterentwicklungsmöglichkeiten und Fortbildungsangebote
17. attraktive Vergütung durch Bezahlung nach TVöD Bund
18. 30 Tage Urlaub/Jahr
19. umfangreiche Zusatzleistungen, wie betriebliche Altersvorsorge (VBL), Zuschuss zum Deutschlandticket Job sowie Betriebssportangebote
20. gute Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben durch Beratungsangebote zu Familie und Beruf und flexible Arbeitszeitmodelle: Gleitzeit, Teilzeit, hybrides Arbeiten
21. und ein Team, das sich auf Sie freut!
Der Arbeitsvertrag ist über 24 Monate befristet. Die Bezahlung erfolgt nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD-Bund).
Wir bekennen uns ausdrücklich zur Vielfalt in unserer Arbeitskultur und freuen uns über Bewerbungen von Menschen mit verschiedenen Hintergründen. Chancengleichheit und die berufliche Förderung von Frauen haben wir uns zum Ziel gesetzt. Deshalb sind wir an Bewerbungen von Frauen sehr interessiert. Menschen mit Schwerbehinderung werden bei entsprechender Eignung bevorzugt eingestellt.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung über unser Bewerbungsmanagementsystem bis Aus datenschutzrechtlichen Gründen können wir Bewerbungen, die uns auf anderen Wegen ( per E-Mail oder Post) erreichen, leider nicht im Bewerbungsverfahren berücksichtigen.
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