Unser Mandant ist ein führender europäischer Eigentümer, Betreiber und Entwickler von Logistikimmobilien. Das Unternehmen verwaltet ein Portfolio von über 20 Millionen Quadratmetern moderner Lager- und Logistikflächen an strategisch wichtigen Verkehrsknotenpunkten und betreut mehr als 2.000 Kunden aus unterschiedlichsten Branchen. Mit Hauptsitzen in London und Luxemburg sowie lokalen Teams in den europäischen Kernmärkten steht unser Mandant für maßgeschneiderte Lösungen, nachhaltiges Handeln und langfristige Partnerschaften.
Zur Verstärkung des Teams am Standort Frankfurt am Main suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen engagierten Office Manager & Teamassistenz (m/w/d), der/die mit Organisationsstärke und Teamgeist zum reibungslosen Ablauf des Büroalltags beiträgt.
Das Aufgabengebiet
* Organisation und Koordination von Meetings, Events und Geschäftsreisen einschließlich Terminplanung, Logistik und externen Buchungen.
* Zentrale Ansprechfunktion für interne und externe Stakeholder mit professioneller Priorisierung und verlässlicher Kommunikation.
* Erstellung, Überarbeitung und Qualitätssicherung von Dokumenten sowie Präsentationen in hoher inhaltlicher und visueller Qualität.
* Verwaltung und kontinuierliche Pflege von Ablagesystemen und Datenbanken mit regelmäßigen Reviews zur Sicherstellung von Aktualität und Effizienz.
* Empfang und Betreuung von Besuchern sowie Annahme von Anrufen am Standort Frankfurt; Verwaltung von Parkplätzen, Zugangskarten und Zutrittsmedien.
* Implementierung und Monitoring nachhaltiger Büropraktiken sowie Sicherstellung der Einhaltung relevanter Vorschriften (z. B. Arbeitssicherheit, Evakuierungsprozesse, Ersthelferorganisation).
* Technische Unterstützung bei Videokonferenzen und Bürotechnik mit Setup, Troubleshooting und Koordination einfacher Reparaturen.
* Administrative Unterstützung für das Development- und Asset-Management-Team, einschließlich Reiseorganisation, Objektbesichtigungen und Spesenabwicklung.
* Bearbeitung von Rechnungen über das Finanz-/Asset-System sowie Unterstützung bei KYC-Anfragen in Zusammenarbeit mit Finance und Compliance.
* Unterstützung lokaler Marketing- und Kommunikationsinitiativen sowie Mitwirkung an immobilienbezogenen Aufgaben wie Datenbankpflege, Vertragskoordination und ESG-Projekten.
Das Anforderungsprofil
* Erfahrung im Office Management und als Team Assistant
* Motivation und Interesse, sich in einer administrativen Rolle weiterzuentwickeln
* Fortgeschrittene Kenntnisse in Microsoft-Programmen
* Hohe Detailgenauigkeit, Eigeninitiative und lösungsorientiertes Denken
* Proaktive, „Can-do“-Einstellung, auch unter engen Fristen oder in dringenden Situationen
* Anpassungsfähigkeit an verschiedene Arbeitsstile und Bedürfnisse
* Ausgezeichnete telefonische Kommunikation und gute Sprachfähigkeiten
* Freundliches, offenes Auftreten
* Starker Teamplayer, der von der Erfahrung anderer profitiert und das Team unterstützt
* Grundkenntnisse in Buchhaltung und Finanzmanagement
* Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse (weitere Sprachen von Vorteil)
* Interesse an der Immobilienbranche
Das Angebot
* Marktgerechtes Gehaltspaket, das Ihre Leistung und Erfahrung widerspiegelt
* Flexible Arbeitszeiten zur besseren Vereinbarkeit von Berufs- und Privatleben
* Angenehme Arbeitsatmosphäre in einem internationalen, dynamischen Umfeld
* Spannende und vielfältige Aufgaben, die Raum für persönliche und berufliche Weiterentwicklung bieten
* Fester und sicherer Arbeitsplatz in einem etablierten Unternehmen mit langfristiger Perspektive
Interesse geweckt?
Dann bewerben Sie sich über den hier integrierten Bewerbungsbutton oder rufen Sie unsere vom Mandanten exklusiv beauftragte und spezialisierte Beraterin Frau Begoyim Sadikova +49 (0)69 3 4877 4474 an, um vorab weitere Einzelheiten zu dieser Position zu erfahren.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!
* Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird im nachfolgenden Text auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personen-/Positionsbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.