Overview
Zur Unterstützung der Geschäftsführung und Koordination diverser weiterer Themen suchen wir eine hochprofessionelle, diskrete und proaktive Persönliche Assistenz (m/w/d)
Responsibilities
Strategische und administrative Unterstützung
1. Umfassende Unterstützung der Geschäftsführung in allen organisatorischen und administrativen Belangen
2. Sicherstellung eines effizienten Tagesablaufs durch professionelles Kalender- und Prioritätenmanagement
3. Vorbereitung, Koordination und Nachbereitung von Meetings, Workshops und Geschäftsreisen
4. Erstellung von Entscheidungsunterlagen, Präsentationen und Protokollen
Schnittstellen- und Kommunikationsmanagement
5. Zentrale Ansprechperson für interne und externe Stakeholder in Deutschland & Österreich
6. Koordination und Steuerung der Kommunikation zwischen Geschäftsführung, Führungskräften und internationalen Konzernfunktionen
7. Sicherstellung eines professionellen und einheitlichen Informationsflusses innerhalb der Organisation
Projekt- und Prozessunterstützung
8. Unterstützung bei bereichsübergreifenden Projekten, z. B. Organisationsentwicklung, Commercial Excellence, interne Events
9. Inhaltliche Vorbereitung und strukturelle Organisation von Management-Meetings und Leadership-Formaten
10. Übernahme eigener kleinerer Projekte (z. B. Prozessoptimierungen, interne Kommunikation)
Operatives Office-Management
11. Verantwortung für Vertrags- und Dokumentenmanagement im Bereich der Geschäftsführung
12. Terminkoordination, Fristenkontrolle und administrative Nachverfolgung
13. Unterstützung in Budgetprozessen und Ausgabenmanagement der Geschäftsführung
Unterstützung im Bereich Qualitätsmanagement
14. Unterstützung bei der Einhaltung von Vorgaben im Bereich Datenschutz, Compliance und Nachhaltigkeit sowie Kommunikation zu diesen Themen
15. Unterstützung bei internen und externen Audits und Zertifizierungen
16. Erstellung und Aktualisierung von Prozessdokumentationen und Betriebsanweisungen sowie Pflege des QM-Systems
17. Monitoring von KPIs und Ableitung von Verbesserungsmaßnahmen
Qualifications
18. Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium, idealerweise im Bereich Office Management, Betriebswirtschaft oder vergleichbar
19. Erfahrung in der Assistenz auf Geschäftsführungs-, Vorstands- oder Top-Management-Ebene
20. Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten, hohe Eigenständigkeit und professionelles Priorisierungsvermögen
21. Sehr hohe Diskretion, Vertrauenswürdigkeit und Zuverlässigkeit
22. Starke kommunikative Fähigkeiten und souveränes Auftreten gegenüber internen und externen Stakeholdern
23. Versierter Umgang mit MS Office, modernen Collaboration-Tools und digitalen Arbeitsmethoden
24. Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
What we offer
25. Eine zentrale Rolle im Managementteam einer innovativen, international eingebundenen Organisation
26. Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung für Deutschland & Österreich
27. Abwechslungsreiche Aufgaben mit hoher Eigenverantwortung
28. Ein wertschätzendes Arbeitsumfeld und eine offene Unternehmenskultur
29. Flexible Arbeitszeiten sowie Möglichkeit zu Mobilem Arbeiten
30. 30 Tage Urlaub, Attraktive Vergütung und Sozialleistungen
Wenn Sie an dieser interessanten und abwechslungsreichen Aufgabe interessiert sind, nutzen Sie vorzugsweise bitte die Möglichkeit der Online-Bewerbung unter unter Angabe Ihrer Gehaltsvorstellung und Ihres frühestmöglichen Eintrittstermins. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!
Wir schätzen und würdigen die Vielfalt in unserer Belegschaft. Als Arbeitgeber fördern wir die Chancengleichheit zwischen Frauen und
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