Intro
De Penitentiaire Inrichting (PI) Grave staat voor een veilige, persoonsgerichte en menswaardige detentie en werkt samen met haar ketenpartners en gedetineerden aan een succesvolle re-integratie in de samenleving. Als waardevolle managementondersteuner speel jij een belangrijke rol in het ondersteunen van de directie bij het realiseren van deze missie. Je biedt secretariële ondersteuning ten behoeve van directie en middenkader.
Dit ga je doen
Jouw rol
Als Managementondersteuner ligt jouw focus op het efficiënt ondersteunen van het management. Met jouw klantgerichte en stressbestendige instelling behoud je altijd het overzicht en bewaak je de rust, zelfs in drukke en uitdagende situaties. Hierdoor draag je bij aan een gestructureerde en prettige werkomgeving. Je takenpakket is breed en veelzijdig, met een mix van administratieve en secretariële verantwoordelijkheden. Dankzij jouw ondersteuning kan het management zich volledig concentreren op inhoudelijke vraagstukken.
Je werkt uitsluitend op locatie in Grave en fungeert als aanspreekpunt voor zowel interne medewerkers als externe partijen. Hiermee ben je het visitekaartje van de directie. De afdeling Bureau Management Ondersteuning bestaat uit twee managementondersteuners.
Agendabeheer:
Jij beheert de agenda's van de directie en bewaakt dat afspraken worden nageleefd. Eventuele knelpunten in de planning signaleer je proactief, en je denkt mee over oplossingen om de agenda efficiënt en overzichtelijk te houden.
Vraagbaak, ondersteuning en aanspreekpunt:
Je fungeert als het eerste aanspreekpunt voor interne medewerkers en externe partijen over diverse werkzaamheden van facilitaire aard, zoals bestellingen, uitgifte laptops en beheer vergaderruimten. Je coördineert uiteenlopende vragen en zet acties uit bij de juiste personen binnen of buiten de organisatie. Daarmee ben jij een belangrijk visitekaartje van de directie.
Ondersteuning HR
Een deel van je werk omvat het ondersteunen van HR-processen, zoals het wervingsproces, administratieve ondersteuning van de verzuimcoördinator bij het registreren van ziek- en herstelmeldingen en het opstellen van diverse HR-gerelateerde documenten. Met jouw proactieve aanpak signaleer je knelpunten en stel je verbeteringen voor, waardoor de processen continu wordt geoptimaliseerd.
Ondersteuning Juridische zaken
Je verricht administratieve ondersteuning aan onze juridische afdeling. Deze afdeling adviseert over juridische aangelegenheden inzake gedetineerden.
Vergaderingen en bijeenkomsten:
Je organiseert vergaderingen en zorgt voor een vlekkeloze voorbereiding. Dit omvat het verzamelen van benodigde stukken, het plannen van de agenda en het uitnodigen van deelnemers. Tijdens de vergaderingen maak je notulen en stel je actielijsten op, zodat alle afspraken en beslissingen nauwkeurig worden vastgelegd.
Post- en informatiestroom:
Binnengekomen (digitale) post en andere informatie beoordeel je nauwkeurig. Je bepaalt prioriteiten, leidt berichten door naar de juiste personen en bewaakt de samenhang in de informatiestroom.
Bezoekers ontvangen:
Je ontvangt en begeleidt bezoekers van de directie, waarbij je zorgt voor een professionele en gastvrije ontvangst.
Dit kun je verwachten
* Een Individueel Keuzebudget. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en stel je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samen. Het kan bijvoorbeeld bestaan uit geld (16,5% van je bruto jaarsalaris) of vakantiedagen
* Volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer
* Een pensioenregeling
* Gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof
* Studiemogelijkheden voor persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling
* De mogelijkheid gebruik te maken van bedrijfsfitness
* Lees hier alles over de aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden bij DJI
* Salarisniveau - min. Schaal 06 - max. Schaal 06
* Maandsalaris - min. €2.866,00 - max. €3.564,00 (bruto o.b.v. 36 uur)
* Dienstverband - Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd (met eventueel een proeftijd van maximaal 1 maand)
* Contractduur - 1 jaar
* Minimaal aantal uren per week - 32
* Maximaal aantal uren per week - 36
Dit neem je mee
* Je hebt een mbo4-opleiding op secretarieel gebied afgerond en ruime werkervaring in een soortgelijke functie, bijvoorbeeld als secretaresse, managementondersteuner of directiesecretaresse.
* Goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
* Je bent vaardig met Microsoft Office-toepassingen, zoals Outlook, Excel, Word en PowerPoint en met personeelsinformatiesystemen
* Je hebt ruime notuleerervaring en een dienstverlenende en proactieve instelling.
Dit is jouw kracht:
* Uitstekende organisatorische vaardigheden, oog voor detail en denkt mee over hoe het werk beter kan.
* Een flexibele en klantgerichte instelling.
* Je bent representatief, betrouwbaar, collegiaal en gericht op samenwerking.
,