Bewerbungsfrist: 12.09.2025
Werden Sie Teil unseres Teams – im Kardiologischen Sekretariat der Medizinischen Klinik und Poliklinik I
Sie organisieren gerne, behalten in komplexen Abläufen den Überblick und arbeiten gerne nah an medizinischen Entscheidungsträgern? Dann suchen wir genau Sie Die Medizinische Klinik I des Universitätsklinikums Würzburg sucht ab sofort eine engagierte Verstärkung (m/w/d) für das Kardiologische Sekretariat in Vollzeit.
Unser Fachbereich vereint internistische Spitzenmedizin in den Bereichen Kardiologie, Pneumologie, Nephrologie, Endokrinologie, Akutgeriatrie sowie internistische Notfall- und Intensivmedizin. Im Mittelpunkt steht eine moderne und leistungsstarke Kardiologie mit nationalem Renommee.
Sekretärin (m/w/d)
Wir bieten:
* Attraktive Bezahlung nach TV-L inkl. Jahressonderzahlung: Wir schätzen Ihre Arbeit und belohnen Sie mit einer fairen und wettbewerbsfähigen Vergütung.
* Betriebliche Altersvorsorge: Wir unterstützen Sie bei Ihrer finanziellen Absicherung im Alter.
* Umfassende Betriebssportangebote: Unser eigenes Gym und der Milonzirkel helfen Ihnen, fit und gesund zu bleiben. (Trainingszeiten: Mo-Fr 16:00 bis 8:00 Uhr; Sa-So 24h.)
* Eigene Betriebskindertagesstätte mit verlängerten Öffnungszeiten (5:30 – 18:00 Uhr): Damit Sie Beruf und Familie besser vereinbaren können.
* Breitgefächerte Fort- und Weiterbildung in der eigenen Akademie: Wir fördern Ihre persönliche und berufliche Entwicklung.
* Ein anspruchsvolles, vielfältiges und entwicklungsfähiges Aufgabengebiet: Bei uns wird es nie langweilig. Sie übernehmen abwechslungsreiche Aufgaben und haben die Möglichkeit, sich weiterzuentwickeln.
* Ein gutes Betriebsklima in einem hochmotivierten und kollegialen Team
* verankert in unserem Leitbild, stehen wir für Qualität, Innovation und Patientenzufriedenheit
Überzeugen Sie sich von vielen weiteren Arbeitgebervorteilen
Ihr Aufgabengebiet
* Professionelle Assistenz für Klinikdirektor und Oberärztinnen/Oberärzte: Sie koordinieren Termine, übernehmen die Korrespondenz und unterstützen bei administrativen Aufgaben im klinischen Alltag – diskret, vorausschauend und zuverlässig.
* Administrative Drehscheibe: Sie bearbeiten interne Aktenanforderungen (z. B. Rechtsabteilung), steuern Investitionsanträge, kümmern sich um Schlüssel- und iPhone-Verwaltung, übernehmen die Bürobedarfsbestellung und unterstützen bei der Dokumentenlenkung im QM-System (Vitris).
* Dienstreisen im Blick: Von der Vorbereitung über die Organisation bis zur Abrechnung – Sie sorgen für einen reibungslosen Ablauf der Dienstreisen unserer Ärzt:innen.
* Verlässliche Schnittstelle nach innen und außen: Sie übernehmen die Vermittlung von Telefonanfragen (z. B. Zuweisungen), koordinieren die Postverteilung, kümmern sich um Raumreservierungen (Hörsaal/Seminarraum) und unterstützen bei der Betreuung von Erthal-Sozialwerk-Mitarbeitenden.
* Organisation mit Herz: Bei der Planung und Durchführung von Veranstaltungen – vom Fortbildungs-Catering bis zum Sommerfest – bringen Sie Ihre organisatorische Stärke und Ihr Feingefühl ein.
* Verwaltung medizinischer Prozesse: Sie schreiben Arztbriefe, koordinieren Gutachten (Annahme, Ablauf, Abrechnung) und wirken bei der Privatabrechnung mit – und sichern damit Qualität und Transparenz in der Patientenversorgung.
* Verlässliche Personaleinsatzplanung: Sie koordinieren Urlaube der Oberärzt:innen, tragen Rufdienste in ESS und Outlook ein und behalten im Blick, welche ärztliche Qualifikation wann vor Ort benötigt wird.
* Homepage und Dokumentation: Sie pflegen Inhalte der Klinik-Homepage, dokumentieren Fortbildungspunkte (BLAEK) und wirken aktiv an einem modernen Qualitätsmanagement mit.
Ihr Profil
* Eine abgeschlossene Ausbildung im medizinischen oder kaufmännischen Bereich (z. B. MFA, Kauffrau/-mann im Gesundheitswesen, Sekretariatsassistenz)
* Organisationstalent, Teamgeist und eine sorgfältige, strukturierte Arbeitsweise
* Verantwortungsbewusstsein, Diskretion und Eigeninitiative
* Sicheren Umgang mit MS Office (Outlook, Word, Excel) sowie Zoom etc. – Kenntnisse in SAP, Vitris oder sonstigen klinischen Software-Programmen von Vorteil
* Kommunikationsstärke – schriftlich wie mündlich – und Freude an vielseitiger Arbeit im Klinikalltag
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