Über die Position Wir suchen einen strukturierten und zuverlässigen Billing & Operations Specialist (m/w/d) zur Verstärkung unseres Operations-Teams. Diese Rolle wurde geschaffen, um unseren Operations Lead bei der Bewältigung eines wachsenden Volumens an Billing-, Rechnungs- und administrativen Aufgaben zu unterstützen. Sie übernehmen die Verantwortung für die Verwaltung wiederkehrender Rechnungen, das Hochladen in Kundenportalen, die Datenpflege sowie allgemeine operative Unterstützung – und ermöglichen es dem Operations Lead, sich auf komplexere Themen wie Abrechnung, Subscriptions und Stakeholder-Koordination zu konzentrieren. Diese Position bietet eine hervorragende Gelegenheit für Kandidaten mit Interesse an SaaS Billing Operations, ERP-Systemen (NetSuite / Invoiced) und strukturierten Prozessen. Ihre Aufgaben Rechnungs- und Billing-Administration Erstellung und Versand monatlicher Rechnungen (PDF-Prüfung, Qualitätskontrolle, Versand) über Invoiced Erstellung und Upload von Rechnungen in externe Logistik- und kundenspezifische Portale Pflege und Aktualisierung interner Billing-Tracker (z. B. Hardware, Webshop-Bestellungen) nach Rechnungsstellung Durchführung wöchentlicher und monatlicher Dokumentation gemäß interner AR-Prozesse Unterstützung bei Trade-Compliance-Recherchen (z. B. Intrastat-Nummern, Produktgewichte) Projektabrechnung Upload von Proof-of-Delivery-Dokumenten (Bestellungen, Stundenzettel, Lieferscheine, Sendungsverfolgung) zu Projektabrechnungen Erstellung und Pflege von Jira-Tickets für Abrechnungsaufgaben und Dokumentation Unterstützung bei der Vorbereitung von Hardware-Abrechnungen (Übertragung von Geräte- und Mengendaten in Tracker) Unterstützung bei monatlichen Professional-Services-Abrechnungszyklen Daten- und Systempflege Pflege von Kundenstammdaten in NetSuite (Adressänderungen, Kontakte, Korrekturen) Erstellung und Verknüpfung von Jira-Tickets für operative Aufgaben Unterstützung bei Datenabfragen und quartalsweisen Reporting-Updates Allgemeine operative und administrative Unterstützung Bearbeitung von Mitarbeiteranfragen zu Stundenzetteln und Zeit-/Spesen-Tools Organisation und Pflege von Dateiservern Verwaltung von Mobiltelefonen, Versicherungsfällen und Vertragsdokumenten Unterstützung bei Facility-Themen (Post, Frankiermaschine, Gebäudeverwaltung) Organisation sicherheitsrelevanter Themen (IAS-Meetings, Sehtests, Brandschutz- und Erste-Hilfe-Kurse) Unterstützung Accounts Payable (AP) – Basisaufgaben Unterstützung bei allgemeinen AP-Prozessen Mitwirkung bei der Verarbeitung und Prüfung von Lieferantenrechnungen Überprüfung von Rechnungsdetails (Beträge, Referenzen, Freigaben) Vorbereitung von Daten für Zahlungsläufe und Pflege entsprechender Tracker Unterstützung bei einfachen Abstimmungen zwischen Systemen und Rechnungen Kommunikation mit Lieferanten bezüglich Rechnungsstatus Pflege von Lieferanten- und Zahlungsdaten in internen Systemen Ihr Profil Erforderlich Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Bürokaufmann/-frau, Industriekaufmann/-frau oder vergleichbar) 1–3 Jahre Berufserfahrung im Bereich Billing, Rechnungswesen, Operations oder Administration Hohe Detailgenauigkeit und sicherer Umgang mit strukturierten Daten sowie Excel Sehr gute Deutschkenntnisse (C1) und gute Englischkenntnisse (B2) Zuverlässige, organisierte und prozessorientierte Arbeitsweise Sicherer Umgang mit digitalen Tools und schnelle Auffassungsgabe für neue Systeme Wünschenswert Erfahrung mit NetSuite, Invoiced oder vergleichbaren ERP-/Billing-Systemen Erfahrung mit Jira oder ticketbasierten Workflows Erfahrung in einem SaaS-, Tech- oder Logistik-Umfeld Grundkenntnisse in Accounts Receivable (AR) oder Accounts Payable (AP) Erfahrung mit Kundenportalen (z. B. Tradeshift, DSV oder vergleichbar) Cadis