Rollenziel
Als Mitarbeiter*in im Customer Order Management übernehmen Sie die Gesamtverantwortung für die durchgängige Auftragsabwicklung – vom Auftragseingang (RFQ) über Angebot, Auftrag und Lieferung bis hin zur Fakturierung sowie zur Überwachung des Zahlungseingangs (Order‑to‑Cash).
Sie sind zentrale Schnittstelle zwischen Kunde, Vertrieb (Außendienst), Produktion, Einkauf, Logistik und Finanzbuchhaltung und stellen einen reibungslosen, transparenten und kundenorientierten Prozess sicher.
Hauptaufgaben und Verantwortlichkeiten
1. Ganzheitliche Prozessverantwortung (Order‑to‑Cash)
* Gesamtverantwortung für die Prozessüberwachung vom Auftragseingang bis zur Auslieferung und dem Zahlungseingang
* Sicherstellung termingerechter Auftragsbestätigungen (≤ 24 h) und Liefertermintreue
* Proaktive Steuerung, Überwachung und Eskalation bei Abweichungen
* Transparente Kommunikation interner und externer Statusmeldungen
2. Customer Order & Angebotsmanagement
* Bearbeitung von Kundenanfragen (RFQs), Angeboten und Aufträgen im In‑ und Ausland
* Pflege und Abwicklung von Aufträgen im ERP‑System (z. B. PENTA) und CRM
* Prüfung von Preisen, Margen, Lieferterminen und Konditionen
* Enge Zusammenarbeit mit dem Außendienst bei Angebots- und Auftragsphasen
3. Kundensupport & Hands‑on‑Mentalität
* Kompetente, lösungsorientierte Betreuung unserer Kunden über den gesamten Prozess
* Erste Anlaufstelle für operative Rückfragen, Liefertermine und Reklamationen
* Aktive Mitwirkung bei der Klärung von Abweichungen und Sonderfällen
* Sicherstellung einer exzellenten Customer Experience
4. Schnittstellen‑ & Koordinationsfunktion
* Enge Abstimmung mit Produktion, Einkauf, Logistik und Qualitätssicherung
* Koordination nationaler und internationaler Lieferungen (inkl. Export/Zoll)
* Unterstützung bei Akkreditiven, Versand‑ und Ausfuhrdokumenten
5. Prozess‑ und Qualitätsmanagement
* Aktive Mitgestaltung und Optimierung von Order‑to‑Cash‑Prozessen
* Mitarbeit an KPI‑Systemen (z. B. Reaktionszeit, Liefertermintreue, Auftragsqualität)
* Identifikation von Verbesserungspotenzialen und Umsetzung von Standards
* Beitrag zu Transparenz, Struktur und kontinuierlicher Verbesserung
Ihr Profil
Fachliche Qualifikation
* Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Industriekaufmann/-frau) oder vergleichbare Qualifikation
* Mehrjährige Berufserfahrung im Customer Order Management, Vertriebsinnendienst oder Sales Operations
* Erfahrung im Umgang mit ERP‑ und CRM‑Systemen
* Kenntnisse in Export, Zoll und internationalen Lieferketten von Vorteil
* Erste Erfahrungen im Projektmanagement wünschenswert
Persönliche Anforderungen
* Ausgeprägte Kunden‑ und Serviceorientierung
* Hohe Prozess‑, Lösungs‑ und Hands‑on‑Mentalität
* Strukturierte, eigenverantwortliche und zuverlässige Arbeitsweise
* Starke Kommunikationsfähigkeit in Deutsch und Englisch (weitere Sprachen von Vorteil)
* Sicherer Umgang mit digitalen Tools, Daten und KPIs
* Belastbarkeit, Durchsetzungsfähigkeit und Teamgeist
* Bereitschaft zur aktiven Mitgestaltung moderner, digitaler Vertriebsprozesse