Als Mitarbeiter/in in der Verwaltung und dem Empfang bei der Stiftung St. Zeno Kirchseeon haben Sie die Möglichkeit, in einer dynamischen und werteorientierten Organisation mitzuwirken, die sich der Förderung des sozialen Wohls verschrieben hat. Mit uns arbeiten Sie daran, unsere Mission der Befähigung zur Eigenverantwortung und Gemeinwohlbereitschaft zu kommunizieren, während Sie Werte wie Empathie, Fairness und sozialer Verantwortung hochhalten. In dieser Rolle sind Sie maßgeblich daran beteiligt, den Empfangsbereich professionell zu organisieren und als zentrale Anlaufstelle zu gestalten.
Organisation und Betreuung des Empfangsbereichs inkl. Telefonzentrale sowie Postbearbeitung
Pflege und Aktualisierung von Listen und Stammdaten (z. B. Teilnehmer-, Bewohner- und Mieterlisten)
Durchführung von Abrechnungen (z. B. Produktions- und Sammelabrechnungen) sowie vorbereitende Tätigkeiten für die Buchhaltung
Verantwortung für die Barkasse inkl. Kassenführung sowie Abwicklung von Ein- und Auszahlungen
Erstellung und Prüfung von Ausgangsrechnungen sowie interne Abstimmung
Durchführung allgemeiner administrativer und organisatorischer Bürotätigkeiten
Unterstützung der Zentralen Verwaltung sowie Zusammenarbeit mit Buchhaltung, Personalabteilung und weiteren Schnittstellen
Mitwirkung bei der Organisation von Terminen, Besprechungen und interner Kommunikation, sowie Protokollführung
Unterstützung bei internen Richtlinien, Prozessen und Dokumentationen
Unterstützung bei Projekten und Sonderaufgaben der Geschäftsführung
Selbstständige Korrespondenz im Auftrag der Geschäftsführung (intern und extern)
Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung zum Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder vergleichbare Qualifikation
Erste Erfahrung im Verwaltungs- oder Assistenzbereich
Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Excel
Strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
Ausgeprägte Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein
Freundliches Auftreten sowie ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit
Teamfähigkeit und bereichsübergreifendes Denken
Tarifliche Vergütung nach AVR Caritas inkl. Urlaubs- und Weihnachtsgeld
30 Tage Urlaub (bei einer 5-Tagewoche)
Betriebliche Altersvorsorge über die VBL sowie die Möglichkeit der Entgeltumwandlung
Beihilfeversicherung sowie vergünstigte Krankenzusatzversicherung
E-Bike-Leasing
Unterstützung bei der Wohnungssuche
Individuelle Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
Strukturierte Einarbeitung und kollegiale Beratung
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