Mitarbeiter Sekretariatsbereich
(m/w/d)
Anstellung bei der Hays Professional Solutions GmbH Ulm Startdatum: sofort Referenznummer: 853924/1
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Aufgaben
1. Verwaltung der administrativen Vorgänge des Sekretariatsbereiches (Beschaffung Büromaterial und IT, Verwaltung der Besprechungszimmer, Bestellung Mobiliar)
2. Vereinbaren und Verfolgen von Terminen nach vorgegebenen Regeln
3. Organisieren und Abrechnen von Reisen nach betrieblichen Richtlinien
4. Entgegennahme und Vermittlung von Telefonaten
5. Bearbeitung eingehender Post und E-Mails
6. Empfang und Bewirtung von Gästen
7. Zusammenstellung von Unterlagen nach Absprachen
8. Vertretung anderer Assistenzstellen bei Abwesenheit
9. Durchführung einfacher Verbesserungsprojekte nach sehr klaren Vorgaben
Profil
10. Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
11. Fundierte Berufserfahrung im Bereich Sekretariat oder Assistenz
12. Sehr gute Kenntnisse in MS-Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
13. Deutsch verhandlungssicher, Englisch versiert
14. Ausgeprägte kommunikative Fähigkeiten in der bereichsübergreifenden Zusammenarbeit
15. Selbständige und strukturierte Arbeitsweise, Koordinations- und Integrationsfähigkeit sowie Durchsetzungsvermögen
16. Hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein und Organisationstalent
Benefits
17. Unser Kunde ist ein führender Anbieter von hochentwickelten Sensorlösungen und Sicherheitstechnologien mit Sitz in Ulm
18. Das Unternehmen arbeitet an zukunftsweisenden Projekten im Bereich Verteidigung und Sicherheit - darunter das internationale FCAS-Programm (Future Combat Air System)
19. Hier erwarten dich spannende Aufgaben in einem innovativen Umfeld, das Teamgeist, Verantwortung und Weiterentwicklung fördert