Als Stabstelle Chefarztkoordination nehmen Sie eine zentrale Schlüsselrolle in unserer Kinderklinik ein. In familiärer Atmosphäre arbeiten Sie eng mit Chefärzten, Geschäftsleitung, Geschäftsführung sowie allen relevanten Verwaltungs- und Fachabteilungen zusammen. Sie sind verbindendes Element zwischen ärztlichem Dienst und Verwaltung mit einem klaren Blick für Struktur und Prozesse. Ihr Arbeitsalltag ist vielseitig und verantwortungsvoll. Sie steuern gemeinsam mit den Chefärzten die Abteilungsorganisation und entwickeln effiziente Arbeitsprozesse weiter. Gleichzeitig führen und koordinieren Sie die Chefarztsekretariate und stellen einen reibungslosen Informations- und Dokumentenfluss im ärztlichen Bereich sicher. Sie arbeiten in einem kleinen, engagierten Team mit kurzen Entscheidungswegen und abteilungsübergreifender Zusammenarbeit.
Ein Arbeitstag bei uns
* Management der Abteilungsstruktur und den erforderlichen Arbeitsprozessen in Zusammenarbeit mit den Chefärzten, der Verwaltung und weiteren Schnittstellen
* Formulierung und Überwachung von Kostenübernahmeanträgen, sowie Entwicklung und Anwendung von Argumentationsstrategie
* Leitung und Koordination der Chefarztsekretariate
* Führen des Qualitätsmanagements für die ärztlichen Prozesse in den Fachabteilungen
* Organisation und Dokumentation von Besprechungen im ärztlichen Bereich
* Kommunikationspartner für interne und externe Schnittstellen
* Verwaltung Materialwirtschaft im ärztlichen Bereich
* Statistikcontrolling / Personalcontrolling
* Unterstützung in Projekt- und Medienarbeit
* Dienstpläne führen und abrechnen
* Koordination und Überwachung aller ärztlichen Briefläufe
* Überwachung und Unterstützung des Formular- und Dokumentenmanagements im ärztlichen Dienst
Wir freuen uns auf
* idealerweise ein abgeschlossenes Studium im Gesundheitswesen (z.B. Bachelor Gesundheits- oder Pflegemanagement) bzw. eine abgeschlossene Berufsausbildung als Kaufmann (w/m/d) im Gesundheitswesen oder eine vergleichbare Ausbildung mit erster Berufserfahrung
* ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und Wortgewandheit sowie sehr gute Deutschkenntnisse
* sicherer Umgang mit allen MS-Office-Produkten und digitale Affinität
* sicheres Tastaturschreiben
* Kommunikationsstärke im Umgang mit Mitarbeitenden, Vorgesetzten und externen Partnerinnen und Partnern
* absolute Diskretion und Zuverlässigkeit
* souveränes, offenes Auftreten sowie schnelle Auffassungsgabe
* gern mit Berufserfahrung im Chefarztsekretariat oder Berufserfahrung in einem medizinischen Verwaltungsbereich (Krankenkassen, Medizinische Dienste o.ä.)
* Stärken im Bereich konzeptionelles Arbeiten und im Bereich der Erarbeitung von Strukturen und Prozessen
* hohe Kompetenzen in der Organisation von Aufgaben und der Erkennung sowie Nutzung vorhandener Ressourcen
Gute Gründe für einen Wechsel
* fundierte Einarbeitung durch Vorgesetzte und Kollegen
* umfangreiche Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
* einen modern ausgestatteten Arbeitsplatz
* regelmäßige Wochenarbeitszeit