Stellenzweck
* Verantwortung: Filtern, Bewertung und Erledigung sämtlicher anfallender Geschäftskorrespondenz per E-Mail, Brief, Telefon (ggfls. englisch).
* Umfassende Organisation: Terminplanung, -koordinierung und –überwachung für die Führungskraft und den Fahrer, Fristenüberwachung der Projekte. Strategische Planung und Sicherstellung eines effizienten und einwandfreien Ablaufes der täglich zu bewältigenden Aufgaben des Vorstandes.
* Unterstützung in Projekten: Kommunikation, Organisation und Klärung von kaufmännischen Fragestellungen.
* Vor- und Nachbereitung: Organisation, Vorbereitung der Unterlagen und Unterstützung bei Veranstaltungen, Meetings, Gremien- und Organsitzungen. Reiseorganisation für das In- und Ausland.
* Administration: Bestellung und Verwaltung von Werbe-, Büromaterial, Elektronik. Bearbeitung von SAP-Aufträgen.
* Kaufmännische Tätigkeiten: Eigenständige Bearbeitung der Rechnungen, Zahlungsaufträge, Kreditkartenabrechnung, Abrechnung der Reisekosten. Überwachung des Budgets und Bildung der Rückstellungen. Erstellen der Nebenkostenabrechnungen / Umsatzsteuerabrechnungen (Gremien) für den Personalbereich und den Steuerberater.
* IT-Koordination: für den Vorstand, den Fahrer, neue Bereichsleiter und der Referenten.
Das sollten Sie mitbringen
* Kaufmännische Ausbildung
* Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position
* Hohe Loyalität, Diskretion und Vertrauenswürdigkeit
* Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und eine strukturierte Arbeitsweise
* Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten und ein sicheres Auftreten
* Hohe Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein
* Sehr gute Kenntnisse in MS Office
* Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
* Wünschenswert sind SAP-Kenntnisse