Die Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften mit über 85 Instituten ist Deutschlands führende Grundlagenforschungseinrichtung.
Das Max-Planck-Institut für Kolloid- und Grenzflächenforschung ist eine internationale Forschungseinrichtung im Potsdam Science Park und sucht zur Verstärkung des Verwaltungsteams in Vollzeit oder Teilzeit zum nächstmöglichen Zeitpunkt, zunächst befristet für 2 Jahre (mit der Option auf Entfristung), eine
Assistenz (w/m/d) für die Verwaltungsleitung und International Office
1. Bewerbung bis
06.07.2025
2. Arbeitsbeginn
ab sofort möglich
3. Arbeitsumfang
Vollzeit/Teilzeit
4. Selbstständige Organisation und Koordinierung des Sekretariates in Bezug auf die Verwaltungsabläufe, Kommunikation, Administration und Terminplanung
5. Führung des International Office des Institutes: Unterstützung von ausländischen Wissenschaftler/innen in Visa-, Melde- und Krankenversicherungsangelegenheiten sowie Unterstützung bei Aufenthaltsgenehmigungen und Eröffnung von Bankkonten
6. Organisation von Seminaren und Meetings
7. Aufbau und Pflege der Vertragsmanagement-Datenbank
8. Schnittstellenfunktion zwischen den Sekretariaten im wissenschaftlichen Bereich, den Serviceabteilungen des Instituts sowie der Generalverwaltung der Max-Planck-Gesellschaft in München
9. Internationale Korrespondenz, Übersetzung von Unterlagen Deutsch/ Englisch
10. Wohnungsverwaltung der Institutswohnungen (12 Wohnungen) in enger Abstimmung mit der externen Hausverwaltung
11. Verwaltung und Abstimmung des Patentarchivs des Instituts
12. Sprachkursverwaltung
13. Buchen von Dienstreisen
14. Führung und Verbuchung der Barkasse des Institutes
15. Pflege von Internet und Intranet der Abteilung
16. Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine Ausbildung als Fremdsprachenassistenz oder Verwaltungsfachangestellte/r
17. Hervorragende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
18. Einen sicheren Umgang mit Microsoft-Office-Produkten, E‑Mail und Internet sowie die Fähigkeit, sich die Nutzung anderer Software rasch anzueignen
19. Interkulturelle Kompetenz, Bereitschaft zu flexibler Arbeitszeit sowie zur Weiterbildung
20. Teamgeist und Engagement bei der Lösung individueller Fragen
21. Ein hohes Maß an Flexibilität, Eigeninitiative, Belastbarkeit und Verschwiegenheit
22. Idealerweise verfügen Sie über Erfahrungen in einer internationalen Forschungseinrichtung
23. SAP‑Kenntnisse sind von Vorteil
* Eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit
* Vergütung bis zur Entgeltgruppe 9a entsprechend Ihrer Qualifikation und Berufserfahrung sowie sämtliche Nebenleistungen nach TVöD Bund
* Konditionen und Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes
* Vereinbarkeit von Familie und Beruf durch flexible Arbeitszeiten (Gleitzeit) und einen Tag Homeoffice pro Woche
* Kinderbetreuung im Fröbel-Kindergarten
* Zuschuss zum Jobticket von derzeit 23,28 EUR pro Monat
* Kantine im Institut
Die Max-Planck-Gesellschaft strebt nach Geschlechtergerechtigkeit und Vielfalt. Wir begrüßen Bewerbungen jeden Hintergrunds. Die Max-Planck-Gesellschaft hat sich zum Ziel gesetzt, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen schwerbehinderter Menschen sind ausdrücklich erwünscht. Ferner will die Max-Planck-Gesellschaft den Anteil an Frauen in den Bereichen erhöhen, in denen sie unterrepräsentiert sind. Frauen werden deshalb ausdrücklich aufgefordert, sich zu bewerben.
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