PERSONALCHECK Ihre externe Personalabteilung MITARBEITER FINDEN, BINDEN UND QUALIFIZIEREN
PERSONAL CHECK ist Full-Service Partner für alle HR-Fragen. Wir bieten strategische Personalarbeit zur Gewinnung, Qualifizierung und Bindung von Mitarbeitern. Menschen und Unternehmen zusammenbringen und zum gemeinsam Erfolg führen ist dabei unser oberstes Ziel.
Unser Mandant - die msh Steuerkanzlei - ist eine digital arbeitende, effiziente und zugleich persönliche Kanzlei mit einer klaren Vision: Steuerrecht soll jederzeit planbar und verständlich sein. Seit der Gründung im Jahr 2015 wächst die Kanzlei kontinuierlich und unterstützt Mandanten dabei, ihre Zeit und Potenziale optimal zu nutzen.
Aktuell suchen wir für unseren Auftraggeber einen
Office Manager / Teamassistenz (m/w/d) im Kanzleimanagement in Voll- oder Teilzeit (mindestens 30 Wochenstunden)
Ihre Aufgaben:
Sie sorgen dafür, dass der Kanzleialltag strukturiert läuft, Informationen fließen und sich Team, Geschäftsführung und Mandanten auf eine verlässliche Organisation verlassen können.
* Strukturierter Kanzleialltag: Sie sorgen dafür, dass Abläufe reibungslos funktionieren, Informationen fließen und sich Team, Geschäftsführung und Mandanten auf eine verlässliche Organisation verlassen können
* Steuerung interner Kanzleiabläufe: Sie bearbeiten zentrale E-Mail-Postfächer und den Posteingang, priorisieren Anfragen und fungieren als zentrale Schnittstelle zur strukturierten Weiterleitung an interne Ansprechpartner
* Stammdaten- und Mandatsmanagement (DATEV): Sie pflegen Stammdaten, legen Neumandate an und holen erforderliche Vollmachten ein
* Termin- und Kalenderorganisation: Sie koordinieren Termine des Kanzleiinhabers und der Kanzlei und betreuen das Online-Terminbuchungssystem
* Kaufmännische Assistenz: Sie prüfen Eingangsrechnungen, bereiten Zahlläufe vor und erstellen administrative Unterlagen für Mandanten, Banken und Versicherungen
* Organisation des Kanzleibedarfs: Sie übernehmen Bestellungen, koordinieren Handwerker und Dienstleister und stellen sicher, dass der Büroalltag reibungslos läuft
* Mitarbeit an Projekten: Sie unterstützen bei Themen wie Websitepflege, Qualitätsmanagement, Marketing- und Öffentlichkeitsarbeit sowie bei der Organisation von Teamevents
Ihr Profil:
* Kaufmännische Ausbildung: Sie haben eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Kaufmann für Büromanagement, Industriekaufmann (m/w/d) oder eine vergleichbare Qualifikation
* Berufserfahrung in der Assistenz: Sie bringen mindestens drei Jahre Berufserfahrung aus einer Assistenzfunktion mit, etwa als Teamassistenz oder im Office Management
* Organisationstalent: Sie denken Abläufe ganzheitlich, priorisieren Aufgaben sinnvoll und sorgen dafür, dass Informationen, Termine und Prozesse zuverlässig zusammenlaufen
* Digitales Arbeiten: Sie arbeiten sicher mit Office 365 und digitalen Prozessen. Kenntnisse in DATEV sind von Vorteil, aber kein Muss – eine strukturierte Einarbeitung ist vorgesehen
* Arbeitsweise: Sie arbeiten strukturiert, sorgfältig und zuverlässig, haben ein gutes Auge für Details und bringen bei organisatorischen sowie marketingnahen Themen auch eigene Ideen ein
* Kommunikation: Sie verfügen über sehr gute Deutschkenntnisse (C2), treten freundlich und verbindlich auf und kommunizieren klar sowie souverän. Diskretion ist für Sie selbstverständlich
Das können Sie erwarten:
Die Unternehmenskultur ist von Teamarbeit und offener Kommunikation geprägt. Mitarbeitende arbeiten in einem eingespielten Team, in dem gegenseitige Unterstützung selbstverständlich ist. Gerade im Kanzleimanagement besteht ein enger Austausch mit der Geschäftsführung und dem Team, um einen reibungslosen Kanzleialltag sicherzustellen. Die Kommunikation erfolgt direkt und auf Augenhöhe. Regelmäßige Teammeetings sorgen für transparente Abstimmungen. Eine offene Feedback- und Fehlerkultur schafft Raum, Verantwortung zu übernehmen und sich weiterzuentwickeln. Die regelmäßige Messung der Mitarbeiterzufriedenheit unterstreicht diesen Anspruch – und wurde bereits mehrfach mit der Auszeichnung als 1A-Arbeitgeber bestätigt.
* Attraktive Vergütung: Sie erhalten 13 Monatsgehälter – abhängig von Ihrer Erfahrung und Qualifikation
* Finanzielle Extras: Sie profitieren von einem Fahrkostenzuschuss, einer betrieblichen Altersvorsorge sowie einem Zuschuss zu den Kosten für Kinderbetreuung
* Flexible Arbeitsmodelle: Sie arbeiten in einem flexiblen Arbeitszeitmodell und gestalten Beginn und Ende Ihrer Arbeitszeit innerhalb der vereinbarten Stunden selbst
* Mobiles Arbeiten: Sie können an bis zu zwei Tagen pro Woche im Homeoffice arbeiten
* Weiterbildung & Entwicklung: Sie erhalten individuelle Schulungen, insbesondere zu DATEV und Kanzleiprozessen, sowie persönliche Weiterentwicklung abgestimmt auf Ihre Rolle im Kanzleimanagement
* Freizeit & Erholung: Sie profitieren von 30 Urlaubstagen pro Jahr
* Arbeitsumfeld: Sie arbeiten mit modernen Arbeitsmitteln und profitieren von kostenlosen Heiß- und Kaltgetränken, Eis im Sommer, Obst im Winter sowie einem kostenfreien Parkplatz
* Gesundheit & Mobilität: Sie erhalten einen Zuschuss zum Fitnessstudio und können das JobRad-Angebot nutzen
* Teamkultur: Sie erleben regelmäßige Teamevents und gemeinsame Aktivitäten, die für gute Stimmung und starken Zusammenhalt sorgen
So kommen wir zusammen:
Klingt das interessant für Sie? Dann freuen wir uns auf Ihre Online-Bewerbung. Für weitere Rückfragen stehen wir Ihnen unter 0172-6247888 gerne zur Verfügung. Wir prüfen Ihre Unterlagen und melden uns innerhalb von einer Woche für ein Erstgespräch bei Ihnen. Wenn alles gut läuft, führen Sie danach innerhalb von 8-10 Tagen ein Gespräch bei msh Steuerkanzlei vor Ort.
PERSONAL CHECK
Nieke Arendt