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Aufgaben der Stelle
Ihre Aufgaben
- Eigenverantwortliche Finanz- und Mittelbewirtschaftung des Lehrstuhls einschließlich Verwaltung von Haushalts- und Drittmitteln, Budgetcontrolling, Mittelüberwachung sowie Geräteinventarisierung mit der intern eingesetzten Verwaltungssoftware HIS-FSV
- Selbstständige Organisation und Koordination administrativer Prozesse des Lehrstuhls, insbesondere Korrespondenz, Termin- und Raumplanung, verwaltungstechnische Organisation von Veranstaltungen sowie zentrale Ansprechperson für Studierende, Mitarbeitende und externe Partner
- Betreuung der Studien- und Lehrorganisation, insbesondere Verwaltung von Lehrveranstaltungen und Prüfungen, Pflege studienrelevanter Daten sowie Beratung und Auskunftserteilung zu organisatorischen Abläufen mit der intern eingesetzten Verwaltungssystem Campo
- Unterstützung der Personalverwaltung, insbesondere Vorbereitung und administrative Abwicklung von Einstellungsverfahren für Mitarbeitende und studentische Hilfskräfte, Pflege personalbezogener Unterlagen sowie Verwaltung von Urlaubs- und Krankmeldungen
- Eigenständige Bearbeitung und Abwicklung des Reisekostenmanagements nach den geltenden hochschul- und tarifrechtlichen Vorgaben
- Pflege, Verwaltung und Qualitätssicherung von Daten in universitären Verwaltungs- und Informationssystemen (u. a. Campo, StudOn, UnivIS, CRIS) sowie Betreuung und Aktualisierung der Lehrstuhl-Homepage
Ihr Profil
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung als Kaufmann/-frau für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation mit einschlägiger Berufserfahrung
- Berufserfahrung im öffentlichen Dienst, idealerweise in der Hochschulverwaltung, als Teamassistenz oder Verwaltungskraft wünschenswert
- Kenntnisse im Bereich Drittmittelverwaltung, Finanzbuchhaltung und Projektcontrolling wünschenswert
- Idealerweise Erfahrungen in der Personalverwaltung sowie Kenntnisse einschlägiger rechtlicher Grundlagen, insbesondere des Tarifvertrags für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L), des Wissenschaftszeitvertragsgesetzes (WissZeitVG), der Bayerischen Haushaltsordnung (BayHO) und des Bayerischen Reisekostengesetzes (BayRKG)
- Sicherer Umgang mit universitären Verwaltungs- und Informationssystemen, insbesondere HIS-FSV, campo, StudOn, d3.One und dem Bayerischen Reisemanagementsystem (BayRMS) wünschenswert
- Kenntnisse im Beschaffungswesen sowie Erfahrungen bei Vergabe- und Bestellprozessen im öffentlichen Bereich von Vorteil
- Sicherer Umgang mit MS-Office Programmen (Word, Excel, PowerPoint und künstliche Intelligenz)
- Exzellente Deutschkenntnisse (mind. C2-Niveau) sowie sehr gute Englischkenntnisse (mind. C1-Niveau)
- Hohes Maß an Eigeninitiative und Selbstständigkeit
- Schnelle Auffassungsgabe und logisches Denken
- Effiziente und lösungsorientierte Arbeitsweise
- Sehr gute Organisations- und Planungsfähigkeiten
- Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten und Freude am Umgang mit Studierenden und internationalen Gästen
Wir haben einiges zu bieten: Unsere Benefits
- Regelmäßiger Stufenanstieg und steigendes Gehalt nach Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) beziehungsweise Besoldung nach BayBesG sowie zusätzliche Jahressonderzahlung
- Urlaubsanspruch von 30 Tagen pro Kalenderjahr bei fünf Arbeitstagen pro Woche, mit zusätzlichen freien Tagen am 24. und 31. Dezember
- Flexible Arbeitszeitregelungen und -modelle sowie die Möglichkeit, Mehrarbeit durch Freizeit auszugleichen
- Betriebliche Altersversorgung sowie vermögenswirksame Leistungen
- Familienfreundliche Umgebung mit Ferien- und Kinderbetreuungsangeboten
- Homeoffice nach Einarbeitung grundsätzlich möglich
- Vielfältige Weiterbildungs- und Fortbildungsmöglichkeiten
- Umfassende Einarbeitung durch engagiertes Team
- Gemeinsame Aktivitäten im Team
- Kollegiales Arbeitsumfeld mit sehr gutem Betriebsklima
Stellenzusatz
Bei entsprechender Eignung ist eine Perspektive auf Entfristung gegeben.
Arbeitszeit
Teilzeit
