PROTEC Facility Solutions ist Ihr Partner für umfassende Dienstleistungen in der Gebäudetechnik und im Facility-Management. Wir sorgen dafür, dass technische Anlagen reibungslos funktionieren – von der Planung und Installation bis zur Wartung und Instandhaltung. Unsere Expertise umfasst Heizungs-, Lüftungs- und Klimaanlagen sowie Sanitär- und Elektroinstallationen. Mit Fokus auf Energieeffizienz und Nachhaltigkeit bieten wir maßgeschneiderte Lösungen für Gewerbeimmobilien, Industriebauten und Wohnanlagen. PROTEC Facility Solutions steht für Zuverlässigkeit und individuelle Betreuung. Effektive Kommunikation innerhalb des Teams sowie mit externen Partnern und Kunden, inklusive Informationsweitergabe, Meeting-Koordination und Pflege der Kommunikationskanäle. Unterstützung der Projektleitung durch die Abwicklung organisatorischer Aufgaben. Dazu gehört die Koordination von Terminen, die Vorbereitung von Meetings sowie die Bereitstellung administrativer Unterstützung für die effiziente Projektabwicklung. Verantwortlich für die Erstellung von Angeboten, Beauftragungen an Nachunternehmer, Arbeitsaufträgen, Reporting und Abrechnungen sowie das dazugehörige Mahnwesen. Diese Aufgaben umfassen die gesamte administrative Abwicklung von Aufträgen und Projektdokumentationen, um sicherzustellen, dass alle finanziellen und vertraglichen Verpflichtungen eingehalten werden. Übernahme des Lieferantenmanagements und der Materialbeschaffung. Sicherstellung einer effizienten Beschaffung von Materialien und Dienstleistungen sowie die Kontrolle der Lieferantenqualität und -leistung. Prüfung von Kreditorenrechnungen und Leistungsnachweisen zur Sicherstellung der korrekten Abrechnung und Verrechnung von erbrachten Leistungen im Rahmen der Projekte. Gewährleistung der termingerechten Erledigung von Aufträgen und Vertragsanforderungen durch effektive Zeitplanung und Überwachung der Projektfortschritte. Planung und Organisation von technischen Wartungen, einschließlich der Koordination von Einsatzplänen und Sicherstellung der Verfügbarkeit von Ressourcen und Equipment. Durchführung der Personaleinsatzplanung im Team, um eine effiziente Nutzung der Arbeitskräfte und eine optimale Auslastung der Ressourcen sicherzustellen. Abwicklung allgemeiner Verwaltungs- und Office-Tätigkeiten im Team, einschließlich der Koordination von Büroabläufen, Bearbeitung von Korrespondenz und Unterstützung bei administrativen Aufgaben zur Gewährleistung eines reibungslosen Betriebs. Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation im technischen Bereich. Nachweisbare Berufserfahrung in einer ähnlichen Position, idealerweise im Bereich Technischer Service oder Projektmanagement. Gute Kenntnisse in der Erstellung von Angeboten, Vertragsverhandlungen und im Umgang mit Lieferanten. Organisationsgeschick und Fähigkeit zur Priorisierung von Aufgaben. Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten und Teamorientierung. Sicherer Umgang mit MS Office-Anwendungen, idealerweise Erfahrung mit Projektmanagement-Software. Attraktive Vergütung und Benefits wie Bonuszahlungen Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung und Weiterentwicklungsmöglichkeiten innerhalb des Unternehmens Eine offene und unterstützende Unternehmenskultur, die Teamarbeit, Zusammenarbeit und Feedback fördert Intensive Einarbeitungsprogramme und Schulungen für einen erfolgreichen Start in die neue Position Moderne Arbeitsumgebungen mit aktuellen Technologien und Ausstattungen E-Ladestationen direkt am Gebäude