Die Geschäftsleitung unserer Pharma Business Unit der HELM Pharmaceuticals GmbH ist auf der Suche nach einer/einem neuen Assistant (m/w/d).
Ihre Aufgaben:
1. Sie organisieren eigenverantwortlich das Büro und übernehmen alle administrativen Tätigkeiten, die damit einhergehen. Dazu gehört die Planung, Überwachung und Koordination der Termine der Pharma- Geschäftsleitung sowie das Nachfassen derselben.
2. Sie kümmern sich um die Planung, Organisation und Nachbereitung von Geschäftsreisen, inklusive der Erstellung von Spesenabrechnungen und der Beschaffung von Visa.
3. Für eine reibungslose Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern sorgen Sie und beantworten Anfragen auf Deutsch und Englisch. Sie übernehmen die Planung von Management-Meetings für den internationalen Geschäftsbereich.
4. Die Eventorganisation sowie das Organisieren von Meetings mit internationalen Geschäftspartnern und Kollegen gehört ebenfalls in Ihren Aufgabenbereich.
5. Sie unterstützen proaktiv mit Recherchen zu verschiedenen Themen und Projekten.
6. Sie sind verantwortlich für die Kostenkontrolle, die Bearbeitung von Rechnungen in SAP sowie die Erstellung von Zahlungsanweisungen. Auch die Beschaffung von notariellen Beglaubigungen, Apostillen und Legalisierungen liegt in Ihrem Verantwortungsbereich.
Ihr Profil:
7. Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation und bringen mehrere Jahre Berufserfahrung in der eigenständigen Büroorganisation sowie in administrativen Tätigkeiten mit.
8. Mit Ihrem fundierten Wissen in der Terminplanung, -koordination und -überwachung unterstützen Sie die Geschäftsleitung effizient und haben Erfahrung in der Organisation von Geschäftsreisen, inklusive Spesenabrechnung und Visa-Beschaffung.
9. Ihre ausgeprägten Recherchefähigkeiten ermöglichen es Ihnen, Themen und Projekte zielgerichtet zu analysieren und dabei wertvolle Unterstützung zu leisten.
10. Sie kommunizieren souverän auf Deutsch und Englisch in Wort und Schrift und gewährleisten eine reibungslose Zusammenarbeit mit internen sowie externen Ansprechpartnern auf nationaler und internationaler Ebene.
11. Ihre umfassenden Erfahrungen in der Planung und Durchführung von Meetings und Events, sowohl im Management-Bereich als auch im internationalen Umfeld, zeichnen Sie aus.
12. Darüber hinaus bringen Sie umfangreiche Kenntnisse in der Kostenkontrolle, der Rechnungsbearbeitung in SAP sowie der Erstellung von Zahlungsanweisungen mit und sind vertraut mit der Beschaffung notarieller Beglaubigungen und Legalisierungen.