Das Unternehmen
Unser Mandant ist ein etabliertes, mittelständisch geprägtes Unternehmen mit klarer Struktur und stabiler Marktposition. Die Organisation ist Teil eines gewachsenen Unternehmensverbundes und agiert überwiegend im Umfeld öffentlicher sowie institutioneller Auftraggeber. Im Zuge der weiteren organisatorischen Entwicklung und zur Entlastung der Geschäftsführung wird am Standort Hude (Oldb) eine vielseitige Assistenzfunktion neu geschaffen bzw. verstärkt besetzt.
Die Position ist direkt der Geschäftsführung zugeordnet und übernimmt eine zentrale Schnittstellenfunktion zwischen Management, internen Fachbereichen sowie externen Partnern. Sie verbinden klassische Assistenzaufgaben mit kaufmännischen, organisatorischen und analytischen Tätigkeiten und tragen aktiv zur Strukturierung und Weiterentwicklung interner Abläufe bei.
HAPEKO ist die erste Adresse für Fach- und Führungskräfte in Deutschland. Schwerpunkt der Tätigkeit ist das Schaffen von Verbindungen zwischen Spezialisten und Führungskräften mit einem beruflichen Veränderungswunsch und passenden Unternehmen. HAPEKO ( ist deutschlandweit mit mehr als 20 Standorten vertreten. Ihr Ansprechpartner für diese Position, Herr Dr. Elaman (elaman@hapeko.de), steht Ihnen bei Rückfragen gerne direkt zur Verfügung.
Aufgaben
* Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft sowie im administrativen Ablauf
* Eigenständiges Termin-, Reise- und Kalendermanagement inkl. Meeting- und Präsentationsvorbereitung
* Interne und externe Schnittstellenkommunikation (Management, Fachbereiche, Vertrieb, Partner)
* Erstellung von Auswertungen, Reports und Entscheidungsvorlagen für die Geschäftsleitung
* Unterstützung im kaufmännischen Bereich inkl. Rechnungsstellung und vorbereitender Buchhaltung
* Abstimmung mit dem Steuerberater sowie Mitwirkung im Rahmen von Monats- und Jahresabschlussprozessen
* Analyse von Kennzahlen sowie Aufbereitung von Daten für Managemententscheidungen
* Organisation und Nachverfolgung von Aufgaben, Projekten und internen Abstimmungen
* Unterstützung bei ausgewählten Kommunikations- und Marketingaktivitäten
Profil
* Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
* Erste Erfahrung in einer Assistenz-, Backoffice- oder vergleichbaren Funktion wünschenswert
* Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift zwingend erforderlich
* Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Tools
* Strukturierte, zuverlässige und eigenständige Arbeitsweise
* Hohes Maß an Diskretion, Organisationstalent und Kommunikationsstärke
* Zahlenaffinität sowie Verständnis für kaufmännische Zusammenhänge
* Professionelles Auftreten und ausgeprägte Serviceorientierung
Vorteile
* Unbefristetes Arbeitsverhältnis mit attraktivem Vergütungspaket (Jahresgehalt erfahrungsabhängig bis zu 48.000 Euro)
* Direkte Anbindung an die Geschäftsführung mit verantwortungsvoller Rolle
* Strukturierte Einarbeitung und eingespielte interne Abläufe
* Moderne Arbeitsstrukturen mit digital unterstützten Prozessen
* Vielseitige Tätigkeit mit Entwicklungsspielraum