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Aufgaben der Stelle
Sie arbeiten gerne strukturiert, behalten auch bei vielfältigen Aufgaben den Überblick und fühlen sich sowohl im persönlichen Kontakt mit Menschen als auch in administrativen Tätigkeiten zuhause? Dann werden Sie Teil unseres Teams im Sekretariat bei der Graf Recke Kinder- & Jugendhilfe gGmbH. In dieser vielseitigen Position unterstützen Sie unsere Sekretariate bei organisatorischen und verwaltenden Aufgaben und sorgen gemeinsam mit Ihren Kolleginnen für einen reibungslosen Ablauf im Tagesgeschäft. Der Empfang von Besuchenden und die Telefonzentrale gehören ebenfalls zu Ihren Aufgaben, der Schwerpunkt der Tätigkeit liegt jedoch in der Mitarbeit im Sekretariat sowie in administrativen und kaufmännischen Tätigkeiten. Vergütung nach dem Bundesangestelltentarif kirchliche Fassung (BAT-KF Entgeltgruppe 7) mit Jahressonderzahlung und Zusatzversorgung Möglichkeit von in- und externen Fort- und Weiterbildungen Teilnahme am Mitarbeiterempfehlungsprogramm Abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit Engagiertes und motiviertes Team, das einander unterstützt Möglichkeit zum Leasen eines JobRads Mitarbeit im Sekretariat und enge Zusammenarbeit mit der Büroleitung sowie den Kolleginnen des Sekretariats Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost einschließlich Zuordnung, Verteilung und Versand Erstellung und Verwaltung von Dienstausweisen Bestellung und Verwaltung von Büro- und Bewirtungsmaterialien Unterstützung bei der Erstellung und Vorbereitung von Fortbildungs- und Schulungsunterlagen Organisation und Koordination administrativer Abläufe Prüfung und Bearbeitung von Fahrkostenabrechnungen Übernahme allgemeiner Verwaltungs- und Büroaufgaben Empfang und Betreuung von Besuchenden Annahme, Koordination und Weiterleitung eingehender Telefonate Vorbereitung, Kontrolle und Nachbereitung von Besprechungsräumen Unterstützung bei organisatorischen Sonderaufgaben Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation wünschenswert Idealerweise Erfahrungen im Sekretariat, Empfangsbereich oder in der Verwaltung Sicherer Umgang mit MS Office-Anwendungen (Office 365) Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift Freundliches und serviceorientiertes Auftreten Organisationsgeschick sowie eine strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise Zuverlässigkeit, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein Teamfähigkeit, Eigeninitiative und Flexibilität Freude an administrativen und organisatorischen Aufgaben Schwerbehinderte werden bei entsprechender Eignung mit Vorrang berücksichtigt. Das Geschäftsfeld Kinder- und Jugendhilfe unterstützt im Rheinland Kinder, Jugendliche, junge Erwachsene mit und ohne Behinderungen sowie deren Familien auf dem Weg in ein möglichst selbstständiges Leben. Die eigenständige Verwaltung des Bereiches sitzt in Ratingen und ein weiteres Sekretariat befindet sich auf dem Campus in Hilden. Diese arbeiten eng mit der Stiftungsverwaltung zusammen. Michaela Wolters Büroleitung Telefon: 0211 4055 2114
