Dafür brauchen wir Sie
Ein abwechslungsreicher Arbeitsalltag mit Verantwortung, Koordination und vielen organisatorischen Schnittstellen - unter anderem in diesen Bereichen:
Organisation:
1. Sie gestalten interne Abläufe mit - vom Organigramm bis zur Besprechungsorganisation
2. Sie behalten den Überblick über Geräte, Materialien und Ausstattungen - von der Beschaffung bis zur Rechnung
3. Sie sorgen für klare Strukturen in Form von Plänen, Protokollen und Übersichten
4. Sie sind erste Ansprechpartnerin/erster Ansprechpartner für alle interne Organisationsthemen und Verwaltungsprozesse
5. Sie unterstützen die Zeiterfassung - insbesondere als Vertretung bei Abwesenheiten
Innerer Dienst:
6. Sie kümmern sich um den reibungslosen Betrieb des Hauses - von Ver- und Entsorgung, Organisation der Unterhaltsreinigung, Grundreinigung bis Fuhrpark
7. Sie bereiten Ausschreibungen für Dienstleistungen (z. B. Reinigung) vor und begleiten Dienstleister professionell
8. Sie stimmen interne Servicebereiche aufeinander ab (Servicedienst, Vermittlung, Registratur) und behalten den Überblick
9. Sie managen Fremdfirmen und sorgen für eine funktionierende Infrastruktur
10. Sie sind die Schnittstelle zwischen Hausverwaltung, Technik und Dienstleistern
11. Sie koordinieren technische Aufgaben im Gebäudemanagement, einschließlich Reparaturanfragen, Zusammenarbeit und Abstimmung mit der Informations- und Nachrichtentechnik (IT und NT) sowie Unterhaltung der Accesspoints für das offene WLAN Netzwerk (Bearbeiten der Rechnungen, Gewährleistung der Betriebsbereitschaft etc.)
12. Und wenn es mal eng wird, unterstützen Sie flexibel die Vermittlung oder im Servicedienst
Presse- und Öffentlichkeitsarbeit:
13. Sie kümmern sich um die Bereitstellung von Informationsmaterial wie z. B. Flyer
14. Sie arbeiten bei Abfragen in Bezug auf Öffentlichkeitsarbeit in der WSV und packen auch bei der Organisation von Veranstaltungen, Messen etc. mit an
15. Sie erteilen allgemeine Auskünfte sowie Fragen rund um das Corporate Design
Ihr Profil
Das sollten Sie unbedingt mitbringen:
16. Erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten oder zur Bürokauffrau/zum Bürokaufmann, zur Kauffrau für Bürokommunikation/zum Kaufmann für Bürokommunikation, zur Fachangestellte für Bürokommunikation/zum Fachangestellten Bürokommunikation) oder zur Immobilienkauffrau/zum Immobilienkaufmann
Das wäre wünschenswert:
17. Freude daran, bestehende Abläufe mit frischen Ideen weiterzuentwickeln - mit dem richtigen Maß an Fingerspitzengefühl
18. Eine strukturierte, eigenverantwortliche und lösungsorientierte Arbeitsweise
19. Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit - auch in gewachsenen Strukturen
20. Ausdauer, Organisationstalent und den Willen, Verantwortung zu übernehmen
21. Offenheit für digitale Prozesse und ein sicherer Umgang mit Office-Anwendungen
22. Bereitschaft, sich in neue Themenfelder einzuarbeiten und dabei auch mal neue Wege vorzuschlagen
23. Führerschein Klasse B sowie Bereitschaft zu gelegentlichen Dienstreisen im Bereich des WSA Neckar
Das bieten wir Ihnen
24. Eine unbefristete Vollzeitstelle (39 Std./Woche) und bei Erfüllung der tariflichen Voraussetzungen eine Eingruppierung bis Entgeltgruppe 7 TVöD (Bund)
25. Berücksichtigung einschlägiger Berufserfahrung ist bei der Stufenzuordnung möglich
26. Familienfreundliche Arbeitsbedingungen mit Gleitzeit, Teilzeitoptionen und der Möglichkeit zu Homeoffice nach der Einarbeitung gemäß Dienstvereinbarung
27. Ergonomisch ausgestattete Arbeitsplätze
28. Ein aktives Gesundheitsmanagement: z.B. höhenverstellbare Schreibtische, Bezuschussung von Bildschirmarbeitsplatzbrillen, Bewegungs- und Entspannungsangebote, Gesundheits-Check-ups und Betriebliche Sozialberatung als Anlaufstelle bei persönlichen oder beruflichen Anliegen
29. Finanzieller Zuschuss zum VVS-Jobticket - aktuell 23,28?€ monatlich
30. Individuelle Weiterbildungsangebote und Qualifizierungsmaßnahmen zur fachlichen und persönlichen Entwicklung
31. Arbeiten im sicheren, modernen Umfeld der Wasserstraßen- und Schifffahrtsverwaltung des Bundes
Informationen zum TVöD finden Sie auf der Homepage des Bundesministeriums des Innern () bzw. unter dem Link
Besondere Hinweise
Die Probezeit beträgt 6 Monate. In dieser Zeit wird der Dienstposten nur vorübergehend übertragen.
Der Dienstposten ist grundsätzlich zur Besetzung mit Teilzeitkräften geeignet.
Bewerbungen von Frauen sind ausdrücklich erwünscht. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen nach Maßgabe des § 8 BGleiB bevorzugt berücksichtigt.
Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher fachlicher Eignung bevorzugt eingestellt. Es wird ein Mindestmaß an körperlicher Eignung verlangt.
Wir begrüßen die Bewerbung von Menschen aller Nationalitäten.
Die Auswahl erfolgt durch eine Kommission.