Sekretärin / Sekretär (m/w/d) für das Vorzimmer der Fachbereichsleitung "Querschnittsaufgaben" im LVR-Dezernat Schulen, Inklusionsamt, Soziale Entschädigung
* Standort: Köln
* Einsatzstelle: LVR-Dezernat 5: Schulen, Inklusionsamt, Soziale Entschädigung
* Vergütung: E7-E8 TVöD
* Arbeitszeit: Voll-/ oder Teilzeit
* unbefristet
* Besetzungsstart: nächstmöglich
* Bewerbungsfrist: 22.06.2025
Das sind Ihre Aufgaben
Sie haben Interesse an einem Job mit Sinn und fühlen sich in einer modernen und bürger*innenorientierten Verwaltung wohl? Dann sind Sie bei uns genau richtig!
Der Fachbereich 51 „Querschnittsaufgaben“ im LVR-Dezernat Schulen, Inklusionsamt, Soziale Entschädigung ist für alle innerorganisatorischen, personellen und rechtlichen Angelegenheiten des Fachdezernates, dessen Haushaltsplanung und seine IT zuständig. Unser Ziel: Wir unterstützen die Mitarbeiter*innen des Dezernates in ihren organisatorischen und administrativen Belangen, um ihre vielseitigen Aufgaben mit sozialer Verantwortung sicherzustellen:
* die Bildungs- und Förderangeboten für Schüler*innen mit Behinderung oder besonderem Förderbedarf
* die Integration von schwerbehinderten Menschen ins Arbeitsleben
* die staatliche Unterstützung für Menschen, die durch besondere Ereignisse gesundheitlich geschädigt wurden
Als Sekretär*in unterstützen Sie die Fachbereichsleitung und sind ein wichtiges Bindungsglied nach innen und außen. Sie erwartet ein spannendes Arbeitsumfeld mit vielfältigen Themen:
* Administrative Unterstützung: Sie übernehmen die Organisation und Koordination von Terminen, Dienstreisen und Besprechungen der Fachbereichsleitung, um diese in den allen administrativen Belangen optimal zu unterstützen.
* Kommunikation: Als zentrale Schnittstelle zu internen und externen Stakeholdern stellen Sie einen kontinuierlichen Informationsfluss sicher und übernehmen die professionelle Korrespondenz.
* Office Management: In Ihrer Verantwortung liegt die effiziente Gestaltung der Büroorganisation. Sie verwalten Dokumente und Prozesse und stellen sicher, dass der Arbeitsablauf im Office der Fachbereichsleitung reibungslos funktioniert.
* Vorbereitung und Unterstützung: Sie erstellen Präsentationen, Berichte sowie Statistiken und leisten wertvolle Unterstützung bei der Vorbereitung von Meetings.
* Veranstaltungsmanagement: Sie planen und realisieren Events und Workshops im Fachbereich und sorgen dafür, dass diese ein voller Erfolg werden.
* Projektassistenz: Sie unterstützen bei bereichsübergreifenden Projekten, behalten Aufgaben sowie Fristen stets im Blick und sorgen dafür, dass alles termingerecht umgesetzt wird.
Das bieten wir Ihnen
* 30 Tage Urlaub bei einer 5-Tage-Woche
* Flexible Arbeitszeit
* LVR-Flex-Time
* Mobiles Arbeiten nach Vereinbarung
* Moderne Arbeitsplatz- und IT-Ausstattung
* Zentrale Lage
Das bringen Sie mit
* Eine Ausbildung als
o Kauffrau/Kaufmann (m/w/d) für Büromanagement
o Rechtsanwalts- bzw./ und Notarfachangestellte*r
o Justizfachangestellte*r oder
* den Verwaltungslehrgang I oder
* alternativ in einem sonstigen kaufmännischen Ausbildungsberuf*
*Die Eingruppierung erfolgt entsprechend den persönlichen Voraussetzungen (je nach Ausbildungsabschluss).
Worauf es uns noch ankommt
* IT-Kompetenz: Sie beherrschen die gängigen Office-Standardprodukte (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) sicher und sind in der Digitalisierung von Dokumenten versiert.
* Erfahrung: Ihre vielseitigen und umfassenden Fachkenntnisse in einer Assistenzfunktion machen Sie zu einer wertvollen Unterstützung.
* Kommunikationsstärke: Dank Ihres souveränen Auftretens und Ihrer ausgeprägten kommunikativen Fähigkeiten können Sie mit Besucher*innen, Anrufer*innen und Gesprächspartner*innen professionell interagieren. Sie verfügen über sehr gute Rechtschreib- und Grammatikkenntnisse und überzeugen durch eine ausgeprägte sprachliche Ausdrucksfähigkeit.
* Eigeninitiative und Serviceorientierung: Ihre Arbeitsweise zeichnet sich durch ein hohes Maß an Eigeninitiative sowie persönliches Engagement aus. Eine hohe Serviceorientierung ist für Sie selbstverständlich.
* Organisationstalent: Sie wissen Prioritäten zu setzen, komplexe Abläufe zu koordinieren und gleichzeitig flexibel auf Veränderungen zu reagieren, um stets einen optimalen Workflow zu gewährleisten.
* Vertraulichkeit und Loyalität: Diskretion ist für Sie selbstverständlich. Sie handeln stets mit höchster Vertraulichkeit bei allen Geschäftsvorfällen und legen großen Wert auf Loyalität.
Sie passen zu uns, wenn...
* ... Sie nach einer sinnstiftenden Tätigkeit suchen
Wir sind die treibende Kraft im Rheinland für eine vielfältige und inklusive Gesellschaft. Wir fördern und gestalten ein Miteinander, das auf Gleichberechtigung, Toleranz und Humanität baut. Durch eine Tätigkeit beim LVR zeigen Sie Ihren Einsatz für eine vielfältige Gesellschaft.
* ... Sie Vielfalt als Chance sehen
Vielfalt in der Gesellschaft zu ermöglichen und zu verwirklichen, heißt für uns: jeden Menschen mit seinen individuellen Stärken wahrzunehmen und anzuerkennen und ihn bedürfnisorientiert zu unterstützen.
* ... Sie sich fachlich und persönlich weiterentwickeln wollen
Als Arbeitgeber sehen wir uns als Wegebereiter, Unterstützer und Möglichmacher für unsere Mitarbeitenden. Ihre individuelle Entwicklungsmöglichkeit und die Entfaltung Ihres Potenzials liegt uns dabei besonders am Herzen.
Wer wir sind
Der Landschaftsverband Rheinland (LVR) arbeitet als Kommunalverband mit rund 22.000 Beschäftigten für die 9,8 Millionen Menschen im Rheinland. Mit seinen 41 Schulen, zehn Kliniken, 20 Museen und Kultureinrichtungen, vier Jugendhilfeeinrichtungen, dem Landesjugendamt sowie dem Verbund für WohnenPlusLeben erfüllt er Aufgaben, die rheinlandweit wahrgenommen werden. Der LVR ist Deutschlands größter Leistungsträger für Menschen mit Behinderungen und engagiert sich für Inklusion in allen Lebensbereichen. „Qualität für Menschen“ ist sein Leitgedanke.
Die 13 kreisfreien Städte und die zwölf Kreise im Rheinland sowie die StädteRegion Aachen sind die Mitgliedskörperschaften des LVR. In der Landschaftsversammlung Rheinland gestalten gewählte Mitglieder aus den rheinischen Kommunen die Arbeit des Verbandes.
Mehr Informationen über den LVR finden Sie unter www.lvr.de.
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Wir haben Ihr Interesse geweckt?
Luisa Huter
steht Ihnen als Recruiterin für Rückfragen zum Bewerbungsprozess gerne zur Verfügung
* 0221/809-3359
Sandra Peters
steht Ihnen als Fachbereichsleiterin "Querschnittsaufgaben" des Dezernates Schulen, Inklusionsamt, Soziale Entschädigung bei Rückfragen zum Aufgabengebiet gerne zur Verfügung.
* 0221/809-2603
Das benötigen wir von Ihnen
* Anschreiben
* Lebenslauf
* Nachweise über den Ausbildungs-/ Studienabschluss
* ein aktuelles Arbeitszeugnis bzw. eine aktuelle dienstliche Beurteilung
Falls Sie Ihren Ausbildungs-/Studienabschluss im Ausland erlangt haben, fügen Sie bitte einen Nachweis über die Gleichwertigkeitsfeststellung/Anerkennung der für Ihren Berufsabschluss zuständigen Stelle bei. Weitere Informationen hierzu entnehmen Sie bitte dem Wirtschafts-Service-Portal.NRW.