Ihre Aufgaben
1. Administrative Unterstützung des Teams sowie der Führungskräfte unseres Corporate Development Teams – inklusive Kalenderpflege, Terminvereinbarungen, Reiseorganisation und Korrespondenz.
2. Organisation von Meetings und Veranstaltungen, inklusive Vorbereitung von Besprechungen, Koordination mit internen und externen Teilnehmern, Raum- und Technikbuchung sowie Protokollführung.
3. Erstellung, Formatierung und Überarbeitung von Präsentationen, Reports und Entscheidungsgrundlagen in PowerPoint und Excel.
4. Kommunikation und Schnittstellenmanagement – als zentrale Anlaufstelle innerhalb des Teams sowie Koordination mit anderen Fachabteilungen, externen Partnern und Dienstleistern.
5. Eigenständige Buchung von Reisen sowie Abwicklung und Prüfung der Reisekostenabrechnungen nach Unternehmensrichtlinien.
6. Unterstützung bei Onboarding-Prozessen, z. B. durch die Begrüßung und Einarbeitung neuer Teammitglieder inklusive Organisation von IT-Zugängen und Arbeitsmitteln.
7. Sicherstellung einer strukturierten Dokumentenablage sowie Aktualisierung teamrelevanter Informationen.
8. Eigenverantwortliche Übernahme kleiner Projekte und Sonderaufgaben – zur Optimierung von Prozessen oder zur Unterstützung bei teamübergreifenden Initiativen.
Ihr Profil
9. Eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
10. Mindestens drei Jahre Berufserfahrung als Assistant in einem internationalen und dynamischen Umfeld.
11. Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint).
12. Proaktive, lösungsorientierte Arbeitsweise – Sie erkennen, was zu tun ist, und handeln eigenverantwortlich.
13. Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten, ergänzt durch einen hohen Anspruch an Sorgfalt, Verlässlichkeit und Diskretion.
14. Überzeugende soziale Kompetenz, Professionalität und Kommunikationsfähigkeit – sowohl im Umgang mit internen Stakeholdern (wie Vorstand, Führungskräften oder Mitarbeitenden) als auch mit externen Partner:innen.
15. Verhandlungssichere Sprachkenntnisse in Deutsch und Englisch.
16. Bereitschaft an drei bis vier Tagen pro Woche vor Ort in unserem Headquarter in Bad Homburg vor der Höhe zu sein.