Das Leibniz-Institut für Virologie (LIV) ist eine selbständige Forschungseinrichtung für biomedizinische Grundlagenforschung und nimmt als Stiftung bürgerlichen Rechts und Mitglied der Leibniz-Gemeinschaft national und international eine Spitzenstellung ein.
Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n motivationsstarke*n, service- und teamorientierte*n
Mitarbeiter*in im Bereich Finanzen (Schwerpunkt Drittmittelmanagement & Finanzbuchhaltung) in Vollzeit oder zwei Teilzeitstellen (d/w/m)
Ihre Aufgaben:
Drittmittelmanagement
1. Steuerung von Drittmittelprojekten über den gesamten Projektlebenszyklus (Antragstellung, Bewilligung, Durchführung, Abschluss)
2. Prüfung von Förderbedingungen, Richtlinien und Zuwendungsbescheiden
3. Erstellung und Überwachung von Projektbudgets, Mittelabrufen und Zahlungsplänen
4. Laufende Überwachung von Mittelverbräuchen, Abweichungsanalysen, Forecasts
5. Erstellung von Verwendungsnachweisen, Zwischennachweisen und Abschlussberichten
6. Kommunikation mit Fördermittelgebern (z. B.EU, Stiftungen, DFG)
7. Beratung von Projektleitungen zu finanziellen, administrativen und förderrechtlichen Fragen
8. Dokumentation und revisionssichere Ablage aller projektbezogenen Unterlagen
9. Audit und Revisionen vorbereiten, begleiten und nachbereiten
Finanzbuchhaltung
10. Prüfung und Buchung von Aus- und Eingangsrechnungen, Gehälter und internen Leistungsverrechnungen
11. Verwaltung und Archivierung von Verträgen durch die Implementierung eines Dokumenten-Management-Systems (DMS)
12. Führung der Anlagebuchhaltung sowie Inventarisierung
13. Unterstützung bei Jahresabschlüssen
14. Abstimmung von Bilanzkonten und Klärung offener Posten
15. Mitwirkung bei der Weiterentwicklung von Finanzprozessen und digitalen Workflows (z.B. MACH, DMS)
16. Weiterentwicklung des Abrechnungsverfahrens interner und externer Leistungen
17. Überprüfung der erfassten Geschäftsvorfälle auf steuerlich richtige Bewertung
Unsere Anforderungen:
18. Betriebswirtschaftliche Ausbildung oder Studium oder vergleichbare Fähigkeiten und Kenntnisse sowie kaufmännische Praxiserfahrung
19. Erfahrung im Drittmittelmanagement oder in der öffentlichen Finanzverwaltung von Vorteil
20. Fundierte Kenntnisse in Buchhaltung, Haushalts- und Zuwendungsrechts sowie des HGB
21. Sicherer Umgang mit ERP-Systemen (z. B. MACH, SAP, …)
22. Sehr gute Kenntnisse in Excel und datenbasierter Auswertung
23. Sehr gute Englischkenntnisse
24. Selbständige, zuverlässige, eigenverantwortliche und strukturierte sowie sorgfältige Arbeitsweise
25. Durchsetzungsvermögen, analytisches Denken und hohes Verantwortungsbewusstsein
26. Hohe Zahlenaffinität und analytisches Denken
27. Kommunikationsstärke im Umgang mit Projektleitungen und Fördermittelgebern
28. Fähigkeit, komplexe Regelwerke verständlich aufzubereiten
29. Teamfähigkeit sowie ausgeprägte Dienstleistungsmentalität und Motivationsfähigkeit
30. Aufgeschlossenheit gegenüber Veränderungsprozessen und Bereitschaft, sich in neue Rechtsgrundlagen einzuarbeiten
Unser Angebot:
31. Spannende und abwechslungsreiche Tätigkeit an einem Institut der Leibniz-Gemeinschaft
32. Zusammenarbeit mit einem hoch motivierten Team und in einem internationalen Umfeld
33. Vergütung nach EG 10 TV-AVH (vergleichbar TVöD) inklusive betrieblicher Altersvorsorge
34. 30 Tage Urlaub im Jahr sowie freie Tage am 24. und 31. Dezember
35. Weiterbildungsmöglichkeiten inkl. bezuschusster Englisch- und Deutschkurse am Institut
36. Zuschuss zur außerplanmäßigen Kinderbetreuung
37. Angebote zur Gesundheitsprävention am Institut (in Zusammenarbeit mit voiio GmbH)
38. Flexible und familienfreundliche Arbeitszeiten
39. Zuschuss zum HVV Deutschlandticket
40. Zuschuss zur Kantinennutzung
Die Stelle ist zunächst befristet für 2 Jahre zu besetzen. Eine Entfristung wird angestrebt. Die Stelle ist teilzeitgeeignet.
Das LIV ist mit dem Total Equality-Prädikat zertifiziert und fördert Vereinbarkeit von Familie und Beruf sowie die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern. Frauen/Männer werden deshalb besonders ermutigt, sich zu bewerben. Schwerbehinderte werden bei sonst gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt.
Wir freuen uns auf Ihre vollständigen und aussagefähigen Bewerbungsunterlagen inklusive Anschreiben, Lebenslauf, Kopien von relevanten Zertifikaten/Zeugnissen unter Angabe Ihres frühestmöglichen Eintrittstermins bis zum 27.05.2026 in einem PDF-Dokument. Bitte bewerben Sie sich ausschließlich über unser Online-Bewerbungsportal unter https://jobs.leibniz-liv.de/jobposting/519ea92af306daae75225567e76802569cf5fcc30?ref=homepage.
Bis zur Besetzung der Stelle können auch später eingehende Bewerbungen berücksichtigt werden. Bei fachlichen Fragen zu diesem Stellenangebot wenden Sie sich bitte per E-Mail an die Leiterin der Finanzabteilung Patricia Hochgesand (patricia.hochgesand(at)leibniz-liv.de). Rückfragen zum Bewerbungsprozess beantwortet Ihnen gerne unsere Personalabteilung (jobs(at)leibniz-liv.de).