Sekretär (m/w/d) Verwaltung
Die Medizinische Universität Lausitz – Carl Thiem ist eine junge Universitätsmedizin und der größte Arbeitgeber in Cottbus mit rund 1.200 Betten und knapp 3.000 Mitarbeitenden aus mehr als 40 Ländern. Als bedeutendes Leitkrankenhaus und Universität gestalten wir die Zukunft der Gesundheitsversorgung in der Modellregion Gesundheit Lausitz.
Wir bieten umfassende Maximalversorgung mit 24 Kliniken und 4 Instituten für jährlich über 150.000 Patienten/innen sowie ein inspirierendes Umfeld für Forschung und Lehre.
Die MUL – CT vereint Forschung, Lehre und Krankenversorgung in einem innovativen Rahmen und bietet vielfältige Karrierechancen, erstklassige Weiterbildungsprogramme und eine hochmoderne Arbeitsumgebung im Herzen von Cottbus. Wir suchen dich als Sekretär (m/w/d) für die Verwaltung. Gestalte die Zukunft der Medizin bei uns!
Dein Verantwortungsbereich
1. Du planst, koordinierst und überwachst Termine und organisierst Konferenzen – von der Einladung bis zur Bestellung des Caterings.
2. Du behältst den Überblick über den Postein- und -ausgang, archivierst und verwaltest Schriftgut sowie die elektronische Ablage und bist hierfür die Ansprechperson der Abteilung.
3. Du erstellst Vorlagen und Präsentationen nach Vorgabe und führst Protokolle bei Dienstberatungen.
4. Alle anfallenden Sekretariatsaufgaben vor, während und nach Beratungen sowie Dienstreisen erledigst du eigenständig und übernimmst die schriftliche Protokollierung.
5. Du aktualisierst das Intranet, bearbeitest Rechnungen, überwachst die Einsatzplanung der Auszubildenden und kümmerst dich um das Vertragsmanagement für definierte Verträge.
6. Die Erstellung von Schriftverkehr und die Kontrolle der Bearbeitung durch verschiedene Bereiche gehören ebenso zu deinem Arbeitsalltag.
7. Zudem verantwortest du die Urlaubsplanung der Führungskräfte.
8. Innerhalb deiner Vertretungsaufgaben bist du für drei Verwaltungsbereiche zuständig und arbeitest im Team mit sieben weiteren VertretungsekretärInnen.
Dein Profil
9. Du hast eine abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/-mann für Bürokommunikation oder eine vergleichbare kaufmännische Ausbildung.
10. Du beherrschst das 10-Finger-Schreiben nach Diktat und hast sehr gute Kenntnisse der deutschen Rechtschreibung.
11. Du hast eine Affinität für IT und bist sicher im Umgang mit MS Office sowie den gängigen technischen Bürogeräten.
12. Idealerweise bringst du Erfahrung im Rechnungswesen mit.
13. Hohe Einsatzbereitschaft, Selbstständigkeit und Verantwortungsbewusstsein zeichnen dich aus.
14. Zuverlässigkeit und absolute Vertrauenswürdigkeit sind für dich selbstverständlich – ebenso wie eine sehr gute Ausdrucksweise in Wort und Schrift.
15. Auch in stressigen Situationen behältst du den Überblick.
16. Deine persönlichen Stärken liegen in Kommunikation und Organisation.
Das bieten wir Dir
17. Ein bis zum 31.03.2027 befristetes Arbeitsverhältnis in Voll- oder Teilzeitbeschäftigung
18. Umfassende Entwicklungschancen durch vielfältige Weiterbildungsmaßnahmen und Karriereplanung sowie der kostenfreien Nutzung des Wissenskompetenzzentrums an der MUL – CT
19. Vereinbarkeit von Beruf & Familie durch moderne digitale Arbeitsplätze sowie mobiles Arbeiten, familienfreundliche Arbeitszeitenregelung und flexible Arbeitszeitmodelle sowie Unterstützung bei der Unterbringung in einer betriebsnahen Kindertagesstätte
20. Ein Entgelt nach TV MUL
21. Eine Jahressonderzahlung i.H.v. 87,5%
22. 30 Tage Urlaub
23. Hausinterne Willkommensveranstaltung: 3-tägiges Onboarding
24. Attraktive Zusatzleistungen, eine krankenhauseigene Cafeteria für Mitarbeitende, Zugang zu Corporate Benefits und zur hauseigenen Apotheke mit attraktiven Rabatten sowie betriebliche Altersvorsorge
25. Ein ausgeprägtes Betriebliches Gesundheitsmanagement mit vielen Angeboten und Maßnahmen zur Betrieblichen Gesundheitsförderung
26. Zuschuss zum ÖPNV Ticket
27. Mitarbeiterveranstaltungen