Leitung operatives Geschäft (gn) / Head of Operations (gn)Laufzeit: Start zum nächstmöglichen Zeitpunkt, befristet auf 24 Monate (mit Option auf Entfristung)Der KUNST-WERKE BERLIN e. V. ist die Trägerorganisation der beiden Kunstinstitutionen KW Institute for Contemporary Art und Berlin Biennale für zeitgenössische Kunst. Die KW zeigen ein fortlaufendes Programm mit Ausstellungen und Veranstaltungen von zeitgenössischen Künstler*innen und historischen Positionen, die für die Gegenwart bedeutsam sind. Die Berlin Biennale für zeitgenössische Kunst findet alle zwei Jahre in den KW und an wechselnden Orten statt und präsentiert künstlerische Positionen im Stadtraum Berlins.Der/die Leiter*in des operativen Geschäfts erfüllt eine zentrale Rolle im Kunst-Werke Berlin e. V. und den Geschäftsbereichen KW Institute for Contemporary Art und Berlin Biennale sowohl bezüglich der täglichen als auch der langfristigen Betriebsabläufe und der Verwaltung. Die Position trägt die Verantwortung für operative und administrative Aufgaben der Organisation und die Erfüllung aller damit verbundenen gesetzlichen Anforderungen. Dies umfasst die Personalverantwortung für die Mitarbeitenden der Verwaltung, die übergeordnete Koordination der Finanzprozesse, das Personalwesen, die Betreuung des Gebäudes und die Kommunikation mit Behörden und Partnerorganisationen. Gesucht wird eine pragmatisch denkende Person, die betriebswirtschaftliches Know-how mit starken, Organisations- und Problemlösungskompetenzen sowie dem Talent zur Teamleitung kombiniert, um Prozesse zu steuern, Mitarbeitende zu motivieren, Effizienz zu steigern und Kosten zu kontrollieren. Operatives und administratives ManagementGesamtverantwortung für alle operativen und administrativen Angelegenheiten des Kunst-Werke Berlin e. V., einschließlich der Finanzplanung, dem Personalwesen und den allgemeinen BetriebsabläufenÜbergeordnete Verantwortung und Koordination des Wirtschaftsplans, der Finanzprognosen, Quartalsabschlüsse und Jahresabschlüsse des Kunst-Werke Berlin e. V. in enger Zusammenarbeit mit den Leitungen Finanz- und Rechnungswesen der KW und Berlin BiennaleVertretung des Kunst-Werke Berlin e. V. gegenüber Vertragspartner*innen, Versicherungen und bei externen PrüfungenUnterstützung der Direktion bei der Berichterstattung an den VorstandAufstellung und Überwachung der Jahresplanung aller Verwaltungsprozesse, einschließlich der Koordination aller damit verbundenen AufgabenPersonalverantwortung für die Mitarbeitenden der AbteilungSicherstellung der Umsetzung aller Arbeitgeberpflichten gemäß den geltenden gesetzlichen Anforderungen (u.a. Arbeitsschutz, betriebliches Gesundheitsmanagement, Code of Conduct und Beschwerdemanagement)Steuerung einzelner institutioneller BudgetsVertragsmanagement und LiegenschaftErstellung, Prüfung und Verwaltung von Verträgen für den Kunst-Werke Berlin e. V., wie Kooperationsvereinbarungen, Versicherungsverträge und alle Verträge im Zusammenhang mit dem Gebäudemanagement Auguststraße 69, einschließlich den Mietverträgen des Cafébetriebs und anderenÜberwachung und Optimierung aller DienstleistungsverträgeBeratung der Fachabteilungen zu Vertragsthemen im Zusammenhang mit den KW und seinen ProjektenVerantwortung für die Immobilienverwaltung und Ansprechpartner für Baumaßnahmen an der Immobilie Auguststraße 69, insbesondere mit der Lotto StiftungUnterstützung und Koordination von Bau- und Brandschutzmaßnahmen sowie der fortlaufenden Aufgaben der HaustechnikPersonalverantwortung für die Mitarbeitenden des Gebäudemanagements und des Besucher*innenserviceFörderung, Finanzen und Partnerschaften der KW Institute for Contemporary ArtPflege der Beziehungen und Berichterstattung an die Senatsverwaltung Kultur, Bearbeitung von AnfragenKommunikation mit und Betreuung weiterer Förderinstitutionen (z. B. KSB, HFK), Kooperationspartner*innen und Sponsor*innenPrüfung und Unterstützung von Förderanträgen sowie Prüfung entsprechender Verträge und FörderbescheideOrganisationsentwicklungMitwirkung an der strukturellen Entwicklung der Institution, insbesondere in den Bereichen Diversifizierung, NachhaltigkeitKoordination Mitteleinwerbung im Bereich der strukturellen WeiterentwicklungVerwaltung und Weiterentwicklung der betriebseigenen GmbH in enger Zusammenarbeit mit der GeschäftsleitungWeiterentwicklung und Umsetzung interner Organisationsrichtlinien und Regeln, u.a. zu Datenschutz und Datensicherheit und allgemeinen Betriebsabläufenkontinuierliche Optimierung digitaler Tools, Verwaltungssysteme und organisatorischer Arbeitsabläufe in Zusammenarbeit mit den zuständigen Mitarbeiter*innenabgeschlossenes, weiterführendes Hochschulstudium (Master/Diplom) mit kaufmännischem/betriebswirtschaftlichem Schwerpunktmehrjährige, relevante Berufserfahrung mit Verantwortung im operativen Geschäftumfassendes Verständnis betrieblicher Prozesse, Finanzwesen und PersonalverwaltungKenntnisse und Erfahrung in der Prozessoptimierung, digitalem Change Management und im Bereich NachhaltigkeitErfahrung bei der Budgetentwicklung und -kontrolle sowie dem Vergaberecht für öffentlich geförderte InstitutionenExzellentes Kommunikations- und VerhandlungsgeschickRespektvoller und diskriminierungsfreier Umgang mit Personen verschiedener Herkunft sowie die Fähigkeit zur interdisziplinären ZusammenarbeitVorausschauende Planung, zielorientiertes HandelnHohe Belastbarkeit, Stressresistenz und exzellentes ZeitmanagementKenntnisse und Erfahrung bezüglich behördlicher Vorschriften und Arbeitgeberpflichtensichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und SchriftEine interessante Leitungsaufgabe in einer international vernetzten KultureinrichtungGestaltungsmöglichkeiten für die zukunftsorientierte Entwicklung der Institutionein diverses, wertschätzendes und kollegiales Arbeitsumfeldzentraler Arbeitsort in Berlin MitteMöglichkeit zur mobilen Arbeit und flexible ArbeitszeitenVergütung in Anlehnung an TV-L BerlinZuschuss zum Deutschlandticket JobDiensthandy Ihre Bewerbungsunterlagen (Motivationsschreiben, relevante Zeugnisse und Qualifikationsnachweise sowie ein tabellarischer Lebenslauf) können Sie auf unserem Karriereportal über den "Ich bin interessiert" Button hochladen. Wir behalten uns vor, gegebenenfalls bereits vor Ablauf der Bewerbungsfrist Auswahlgespräche zu führen. Das Auswahlverfahren ist zweistufig. Die ersten Bewerbungsgespräche finden voraussichtlich am 5. und 6. März 2026 online statt. Danach werden wir eine Auswahl an Kandidat*innen zu einem zweiten Gespräch vor Ort einladen, bitte merken Sie sich dafür den 18. und 19. März 2026 vor. Im Rahmen des Auswahlverfahrens entstehende Kosten können nicht erstattet werden.Es ist das Anliegen des KUNST-WERKE BERLIN e. V., die Gesellschaft in ihrer Vielfalt abzubilden, teilnehmen und teilhaben zu lassen. Um diesem Anspruch gerecht zu werden und Aspekte der Diversität und Inklusion nachhaltig strukturell zu verankern, durchläuft der KUNST-WERKE BERLIN e. V. eine diversitätsorientierte und diskriminierungskritische Organisationsentwicklung. Es besteht eine Arbeitsgruppe, die diesen Prozess intensiv begleitet; seit März 2025 wurde eine interne Vertrauensstelle eingerichtet. Ein von uns erarbeiteter Code of Conduct dient als Leitfaden für alle Mitarbeitenden, Projekt-Partner*innen und Gäste sämtlicher Interaktionen, Aktivitäten und Veranstaltungen, sowohl innerhalb als auch außerhalb unserer Räumlichkeiten.Auch in unserem Team streben wir an, die gesellschaftliche Vielfalt widerzuspiegeln und begrüßen daher insbesondere Bewerbungen von Personen mit Diskriminierungs- und Marginalisierungserfahrung (z.B. Personen mit Rassismus-Erfahrungen, Personen mit Behinderung, LGBTIQA+). Das Auswahlverfahren folgt den Bestimmungen des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG).Wir bemühen uns, im Rahmen der vom Denkmalschutz gesetzten Möglichkeiten Barrieren in unserem Gebäude zu beseitigen, um die gleichberechtigte Teilhabe und den Zugang für alle zu gewährleisten. Leider ist unser Gebäude größtenteils nicht treppenfrei zugänglich. Für etwaige Rückfragen zu der Stelle oder zur Barrieresituation, wenden Sie sich bitte an Saskia Tritto unter: jobs@kw-berlin.de.Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!