Funktion der Stelle/Stellenübersicht
Der People Operations Manager unterstützt den Head of Germany und ist verantwortlich für die Bereitstellung hochwertiger und erfahrener operativer Unterstützung für Partner und Anwälte in der gesamten deutschen Region. Diese Position spielt eine entscheidende Rolle bei der Gestaltung der Strategie für operative Effizienz unseres wachsenden Unternehmens. Sie umfasst die Leitung der Legal PA- und Office-Administration-Teams, um einen exzellenten Mandantenservice sicherzustellen. Darüber hinaus beinhaltet die Rolle die Unterstützung lokaler HR-Administrationsprozesse sowie verwandter Aktivitäten. Der People Operations Manager fungiert zudem als zentrale Schnittstelle zwischen Group AG und Deutschland in administrativen, PA- und HR-operativen Angelegenheiten, einschließlich, aber nicht beschränkt auf die folgenden Aufgaben:
Aufgabenbereiche
Legal PA & Operatives Management
1. Betreuung und Führung des Legal-PA-Teams; Sicherstellung eines angemessenen Unterstützungsniveaus und Erfüllung der Anforderungen der Standorte. Dazu gehören Best-Practice-Implementierung, Leistungsmanagement sowie Rekrutierung und Auswahl.
2. Betreuung und Führung des Office-Coordinator- sowie Empfangs-/Administrationsteams.
3. Aufbau und Pflege enger Beziehungen zum Head of Region und zu Partnergruppen, Beratung zu Themen im Zusammenhang mit der Arbeit des Legal-PA-Teams in Deutschland.
4. Regelmäßiger Austausch mit dem EMEA Senior Secretarial Manager zur Abstimmungfirmeneinheitlicher Standards und Prozesse.
5. Genehmigung von Urlaub, Abwesenheiten, Arbeitszeiten und Überstunden für Legal PAs und das Administrationsteam.
6. Managen von krankheitsbedingten Abwesenheiten, inklusive dem entgegennehmen von Krankmeldungen, informieren des Teams, organiseren der entsprechenden Vertretung, und der Eskalation bei möglichen Bedenken.
7. Organisation von ad-hoc- oder Notfallvertretungen bei ungeplanter Abwesenheit.
8. Zuweisung von Legal PAs für neue Mitarbeitende.
9. Organisation von Group-PA-Meetings.
10. Unterstützung neuer und bestehender Legal PAs bei Systemaktualisierungen, Schulungen sowie Identifizierung von Prozessverbesserungen.
11. Planung von Einführungsprogrammen für neue Legal PAs.
12. Koordination des Performance-Review-Prozesses, inkl. Feedback und Mitwirkung bei Zielvereinbarungen.
13. Verantwortung für die Zusammenarbeit mit Reiseanbietern.
14. Unterstützung des Premises & Office Services Director bei Projekten wie Standortumzügen oder Renovierungen.
People / HR Administration
15. Unterstützung bei der Erstellung von Arbeitszeugnissen (in Abstimmung mit Employment/Partnern).
16. Digitalisierung vertraulicher Dokumente zu Themen wie Rente und Altersvorsorge, Versicherung, Lohn- und Gehaltsbuchhaltung für Group HR/Payroll (z. B. Befreiungsbescheide, Dokumente für das Versorgungswerk).
17. Verwaltung von SEPA-Formularen, Abstimmung mit Mitarbeitenden, internen Teams und externen Stellen.
18. Korrekte Erfassung und Meldung von Krankheitszeiten an Group Payroll unter Berücksichtigung des externen gesetzlichen Krankenversicherungssystems
19. Erstellung von Arbeitsvertragsvorlagen (für Mitarbeitende/Auszubildende), welche eine handschriftliche Unterschrift erfordern.
20. Zusammenarbeit mit dem Group Resourcing Team zur Unterstützung des HR Managers bei effizientem Ressourcenmanagement.
21. Proaktive Identifizierung von Verbesserungsmöglichkeiten in HR-Prozessen zur Unterstützung der Unternehmensziele.
Kenntnisse, Fähigkeiten und Erfahrungen (rollenbezogen)
Der ideale Kandidat verfügt über nachweisliche Erfolge in einer Managementfunktion mit Schwerpunkt auf der Verbesserung der bereichsübergreifenden Zusammenarbeit mit anderen Teams. Erforderliche Kompetenzen beinhalten:
22. Ausgezeichnete zwischenmenschliche Fähigkeiten mit der Kompetenz, andere zu motivieren und effektives Teamwork zu fördern.
23. Nachweisliche Erfahrung in der erfolgreichen Führung und Steuerung von Teams, inkl. Leistungsbewertung.
24. Ein hohes Maß an Organisationsfähigkeit und Flexibilität zur Erfüllung der Stellenanforderungen.
25. Tiefes Verständnis von Front- und Back-Office-Operationen und deren Zusammenspiel.
26. Erfahrung und Verständnis in der Zusammenarbeit mit Führungskräften und Einflussnahme auf Führungskräfte.
27. Reaktionsschnelle, proaktive und serviceorientierte Arbeitsweise.
28. Erfahrung in der erfolgreichen Umsetzung von Projekten.
29. Dynamische Problemlösungsfähigkeiten; kreative, kommerzielle und pragmatische Lösungen.
30. Beharrlichkeit, Belastbarkeit und Geduld im Umgang mit komplexen Themen.
31. Erfahrung in einem vergleichbaren Corporate-Umfeld von Vorteil.
32. Fähigkeit zum Umgang mit hochsensiblen und vertraulichen Informationen.
33. Exzellente Kommunikationsfähigkeiten, sowohl schriftlich als auch mündlich, in Deutsch und Englisch.