Bei uns kannst du weit mehr als „nur“ Büroorganisation: Du bist das Herzstück unseres Teams und sorgst dafür, dass im Hintergrund alles rundläuft – mit Überblick, Eigeninitiative und einem Gespür für Menschen. Deine Aufgaben sind vielseitig und verantwortungsvoll – von der internen Koordination über das Reisemanagement bis hin zur Gästebetreuung und Ausstattung des Büros. Anders als in starren Konzernstrukturen schätzen wir bei uns Eigenverantwortung, kurze Entscheidungswege und echte Mitgestaltung. Du bekommst den Raum, Prozesse aktiv weiterzuentwickeln, deine Ideen einzubringen und ein Umfeld mitzugestalten, in dem sich alle wohlfühlen und produktiv arbeiten können. Wenn du gerne organisierst, vorausschauend denkst und Lust auf ein herzliches, digitales Team hast, bist du bei uns genau richtig.
Tätigkeiten
* Unterstützung der Geschäftsführung in administrativen und organisatorischen Belangen
* Verantwortung für die Büroorganisation sowie proaktive Optimierung interner Abläufe
* Telefonmanagement sowie Korrespondenz
* Verwaltung von Bürobedarf und Dienstleistern (z.B. Post, Lieferanten, Reinigungsservice)
* Reisemanagement (Planung, Buchung und Abrechnung von Geschäftsreisen)
* Organisation von Firmenveranstaltungen und Events
* Ansprechpartner/-in für Kollegen bei organisatorischen Fragen
Anforderungen
* Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
* Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und mehrere Aufgaben gleichzeitig zu koordinieren
* Lösungsorientierte Denkweise und die Fähigkeit, Probleme schnell zu bewältigen
* Freude an der Organisation und Optimierung von Prozessen
* Kommunikationsstärke, sicheres Auftreten und eine hohe Eigeninitiative
* Diskretion und Zuverlässigkeit im Umgang mit vertraulichen Informationen
* Du bist ein/-e Teamplayer/-in mit einem Auge für Details und behältst auch in stressigen Situationen den Überblick
* Erfahrung im Office Management oder einer vergleichbaren administrativen Rolle
Bewerbungsprozess
* Bewerbung einreichen:
Deine Bewerbung wird von uns mit höchster Aufmerksamkeit behandelt. Nachdem wir deine Unterlagen erhalten haben, prüfen wir sie gründlich auf deine Qualifikationen und schauen, ob du zu unserer Unternehmenskultur passt.
* Erstes Feedback:
Nach der ersten Prüfung bekommst du unser Feedback. Wenn wir überzeugt sind, dass dein Profil gut zu uns passt, laden wir dich zu einem Telefoninterview oder persönlichen Gespräch ein. Sollte es keine optimale Übereinstimmung geben, erhältst du eine wertschätzende und ehrliche Rückmeldung.
* Persönliches Kennenlernen:
Nach einem erfolgreichen ersten Gespräch laden wir dich zu einem persönlichen Kennenlernen in unsere Agentur ein. Dies ist deine Gelegenheit, unser Team und die Arbeitsatmosphäre hautnah zu erleben. In einem offenen Gespräch kannst du herausfinden, ob es von beiden Seiten harmoniert.
* Probearbeiten in der Agentur:
Um sicherzustellen, dass du dich bei uns wirklich wohlfühlst und gut ins Team passt, laden wir dich zum Probearbeiten ein. Dabei kannst du unsere Arbeitsweise kennenlernen, aktiv an Projekten teilnehmen und erste Einblicke in dein zukünftiges Tätigkeitsfeld gewinnen. Dies ist nicht nur eine Chance für uns, sondern auch für dich, zu prüfen, ob mindtwo das perfekte Arbeitsumfeld für dich ist.
* Vertragsangebot:
Wenn nach dem Probetag alles passt, bereiten wir ein Vertragsangebot für dich vor. Du erhältst die Vertragsunterlagen zur Durchsicht und hast ausreichend Zeit, alles in Ruhe zu prüfen und deine Fragen zu klären.
* Vertragsunterzeichnung:
Die Vertragsunterzeichnung findet flexibel nach deiner Terminplanung in unseren Büroräumen statt. Bei dieser Gelegenheit lernst du dein neues Arbeitsumfeld noch besser kennen und triffst einige deiner zukünftigen Kolleg:innen. Wir freuen uns darauf, dich in unserem Team willkommen zu heißen!