Über uns
Die FLC-GROUP sorgt an über 16 Standorten für herausragende Kulinarik – von Hospitality-Lounges und Stadion-Events bis zu Messen, Galas und Gemeinschaftseinrichtungen.
Über 300 Fachkräfte und 500 Aushilfen realisieren in zwei Großküchen und 14 Satellitenküchen jährlich mehr als 3,5 Millionen Bio- und DIN ISO 9001:2015-zertifizierte Mahlzeiten.
Als Food-Tech-Unternehmen vereinen wir Catering und Gemeinschaftsverpflegung mit digitaler Prozesssteuerung, KI-gestützten Robotic Kitchens, automatisierter Logistik und smarter Qualitätskontrolle – ohne die Liebe zum Handwerk zu verlieren.
Unsere Kunden aus Bildung, Gesundheit, Industrie und öffentlichem Dienst vertrauen auf unsere smarte, nachhaltige Küche von heute und morgen.
Neben der operativen Food-Kompetenz bildet der Bereich Internal Services das organisatorische und rechtliche Rückgrat der Unternehmensgruppe.
Er vereint zentrale Funktionen wie Fuhrparkmanagement, Recht & Compliance, Personalverwaltung, Vertragsmanagement, Immobilienmanagement und interne Organisation.
Zur Verstärkung dieses Bereichs suchen wir einen engagierten und verantwortungsbewussten
-> Assistent Manager Internal Services (m/w/d),
der in enger Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung und dem Head of Internal Services administrative, organisatorische und rechtlich-administrative Aufgaben selbstständig und effizient koordiniert.
Aufgaben
Du unterstützt aktiv die Leitung des Bereichs Internal Services und übernehmen Verantwortung in folgenden Themenfeldern:
1. Organisation & Verwaltung
* Eigenständige Koordination administrativer Abläufe und interner Projekte
* Strukturierte Organisation und Priorisierung von Terminen, Wiedervorlagen und Vorgängen
* Erstellung, Pflege und Verwaltung von Dokumenten, Vorlagen und Checklisten
* Vorbereitung von Besprechungen, Erstellung von Protokollen und Nachhalten von Aufgaben
2. Personalverwaltung & HR-Administration
* Mitarbeit bei der Erstellung und Pflege von Arbeitsverträgen, Nachträgen und Zeugnissen
* Überwachung relevanter Fristen (Probezeiten, Befristungen, Rentenbefreiungen etc.)
* Vorbereitung von Personalunterlagen für Lohnabrechnungen und Vertragsänderungen
* Organisation von Schulungen, Belehrungen (z. B. § 43 IfSG) und Unterweisungen
* Pflege von Personalakten und Schnittstelle zur Lohnbuchhaltung
3. Fuhrparkmanagement
* Verwaltung des gesamten Fahrzeugbestands (Fahrzeugakten, Wartung, TÜV, Leasing etc.)
* Nachverfolgung von Verkehrsverstößen, Bearbeitungsgebühren und Kostenstellen
* Erstellung und Verwaltung von Fahrzeugüberlassungsverträgen und Saldenbestätigungen
* Unterstützung bei Schadensfällen, Versicherungsmeldungen und Fahrzeugrückgaben
4. Vertragsmanagement & Rechtliches
* Unterstützung bei der Erstellung, Prüfung und Verwaltung von Verträgen
* (Dienstleister, Mietverträge, Lieferanten, Arbeitsverträge etc.)
* Überwachung von Laufzeiten, Kündigungsfristen und Verlängerungen
* Zuarbeit bei rechtlichen Vorgängen, Schriftverkehr und interner Dokumentation
* Pflege des Vertragsregisters und Koordination von Compliance-Vorgängen
5. Compliance & interne Organisation
* Mitwirkung bei internen Audits, Kontrollen und Dokumentationspflichten
* Verwaltung von Schulungsnachweisen, Belehrungen und Datenschutzunterlagen
* Unterstützung bei der Einhaltung gesetzlicher Anforderungen und Unternehmensrichtlinien
* Mitarbeit bei Prozessoptimierungen, Digitalisierung und Qualitätsmanagement
6. Immobilien- und Facility-Management
* Administrative Unterstützung im operativen Immobilienmanagement
* Pflege von Miet- und Pachtverträgen, Nebenkostenabrechnungen und Dienstleistungsverträgen
* Organisation von Wartungen, Reparaturen und externen Dienstleistern
* Unterstützung bei Standortverwaltung, Flächenplanung und Instandhaltungsdokumentation
7. Vergabemanagement & Beschaffung
* Unterstützung bei der Vorbereitung, Durchführung und Dokumentation von Ausschreibungen
* (nach internen und öffentlichen Vergaberichtlinien, ggf. VOL/A und UVgO)
* Einholung und Vergleich von Angeboten, Erstellung von Vergabevorschlägen und Entscheidungsvorlagen
* Überwachung von Beschaffungsbudgets, Laufzeiten und Rahmenverträgen
* Kommunikation mit Lieferanten, Nachunternehmern und öffentlichen Auftraggebern
* Pflege von Beschaffungsdokumentationen und rechtssichere Ablage der Vergabeunterlagen
Dein Profil (Berufeinsteiger sind ausdrücklich Herzlich Willkommen!)
* Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Büromanagement, Industriekaufmann/-frau, Rechtsanwaltsfachangestellte/r, Immobilienkaufmann/-frau o. ä.)
* Berufserfahrung in den Bereichen Verwaltung, Recht, Personal, Immobilien, Einkauf oder Office-Management wünschenswert - aber kein MUSS!
* Idealerweise Grundkenntnisse im öffentlichen Vergaberecht (UVgO/VOL/A) oder in der Projektbeschaffung
* Sehr gutes Organisations- und Zeitmanagement sowie eine präzise, strukturierte Arbeitsweise
* Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook)
* Verantwortungsbewusstsein, Diskretion und Verlässlichkeit
* Kommunikationsstärke, Teamfähigkeit und Freude an bereichsübergreifender Zusammenarbeit
Was wir bieten – Deine Vorteile bei der FLC-GROUP
Wir glauben, dass Spitzenleistung nur dort entsteht, wo Menschen sich wohlfühlen, Verantwortung übernehmen und Anerkennung erfahren.
Deshalb bieten wir dir Benefits, die wirklich zählen – mit Wert, Sinn und Herz:
Team & Unternehmenskultur
* Motiviertes Team & „Du“-Kultur: Bei uns zählt Persönlichkeit statt Titel – kurze Wege, ehrliche Kommunikation, gemeinsamer Erfolg.
* Gemeinsames Mittagessen: Täglich frische Mahlzeiten aus unseren eigenen Küchen – kostenfrei für alle Mitarbeitenden.
* Vierteljährliche Incentives: Gemeinsame Erlebnisse, Team-Aktivitäten und Überraschungen für herausragende Leistungen.
* VIP-Erlebnisse: Exklusive Einladungen in unsere Hospitality-Logen bei Schalke 04, Borussia Dortmund, im PSD BANK DOME und der Merkur Arena.
* Teamevents & Sommerfeste: Wir feiern Erfolge – gerne auch gemeinsam!
* Corporate Merch & Ausstattung: Moderne Arbeitskleidung und hochwertige Teamwear im FLC-Design.
Arbeitsumfeld & Flexibilität
* Modernes, digitales Arbeitsumfeld: Top-Technik, Dual-Monitor-Setups, papierlose Prozesse.
* Homeoffice möglich: Nach Absprache flexibel von Zuhause arbeiten.
* Ein Monat Workation pro Jahr: Bis zu vier Wochen ortsunabhängig – auch aus dem Ausland.
* Firmenwagen mit Privatnutzung: Je nach Funktion und Verantwortung.
* Internetzuschuss: Monatlicher Zuschuss für deinen privaten Internetanschluss.
Vergütung & finanzielle Vorteile
* Betriebliche Altersvorsorge (bAV): Arbeitgeberzuschuss für deine private Zukunftssicherung.
* Corporate Benefits: Zugriff auf attraktive Mitarbeiter-Rabatte bei hunderten Markenpartnern.
* Deutschlandticket-Zuschuss: Wir unterstützen dich bei deiner nachhaltigen Mobilität.
* Zuschuss zur Kinderbetreuung: Finanzielle Entlastung für berufstätige Eltern.
* Leistungsbezogene Prämien: Bonuszahlungen bei besonderem Engagement oder Zielerreichung.
Entwicklung & Perspektiven
* Weiterbildung & Schulungen: Fachtrainings, Seminare und Coachings im Bereich Recht, Verwaltung und Management.
* Mentoring durch die Geschäftsleitung: Persönliche Entwicklung durch direkte Zusammenarbeit mit erfahrenen Führungskräften.
* Interne Aufstiegschancen: Klare Perspektiven in einer wachsenden Unternehmensgruppe.
Gesundheit & Wohlbefinden
* Kostenlose Mitarbeitergetränke: Kaffee, Softdrinks, Wasser – jederzeit verfügbar.
* Ergonomische Arbeitsplätze: Höhenverstellbare Tische und moderne Büroausstattung.
* Gesundheitsangebote: Zuschüsse für Fitness, Massage oder Physiotherapie möglich.
* Nachhaltiges Umfeld: Bio-Produkte, regionale Lieferanten, E-Mobilität und ökologische Verantwortung.
Kontaktinformationen
Gerne wollen wir DICH kennenlernen.
Richte deine Bewerbung bitte an folgenden Ansprechpartner:
FLC-GROUP
z.H. Henrik Hemmer - Head of Internal Services
FOOD.LOVE.CONSULTING. GmbH
Friederikenstr. 41a, 45130 Essen
Bei Rückfragen erreichst du uns mich direkt per E-Mail oder per Telefon:
* henrik.hemmer@flc-group.de
* +49 175 9 666 111 / +49 201 470 99 888
Ich freue mich auf Deine Bewerbung.