Für unseren Kunden in Frankfurt am Main suchen wir einen Empfangs- und Verwaltungsmitarbeiter (m/w/d) in Teilzeit (30 Std./Woche)
Arbeitszeiten:
montags bis freitags
in der Zeit von 08.00 bis 14.00 Uhr
Das erwartet Sie an Ihrem zukünftigen Arbeitsplatz:
1. Abwechslungsreiche Tätigkeiten in modern eingerichteten Büros
2. Persönlicher Kontakt zu Besuchern und Mitarbeitern vor Ort
3. Eigenverantwortliche Erledigung Ihrer täglichen Aufgaben
4. ÖPNV in unmittelbarer Nähe
5. je nach Einsatzort gibt es auch kostenlose Parkplätze
6. Das bieten wir Ihnen bei ESD:
7. Langfristige Festanstellung – unbefristeter Anstellungsvertrag
8. festes Monatsgehalt
9. Betriebliche Altersvorsorge nach der Probezeit möglich
10. Mitarbeiterrabatte auf Produkte und Dienstleistungen namhafter Anbieter
11. keine Nacht- und Wochenenddienste
12. umfassende Einarbeitung
13. abwechslungsreicher Arbeitsalltag
14. Weiterbildung/Schulungen intern sowie extern
15. Direkter Kontakt zur Teamleitung
16.
Ihre Aufgaben:
17. Freundliche Interaktion mit Besuchern und EIOPA Mitarbeitern auf Englisch und Deutsch
18. Begrüßung und Identifikationskontrolle der Besucher
19. Verwaltung von Teilnehmerlisten (z. B. Vorbereitung, Druck, Austeilen in Besprechungsräumen, Einsammeln, Scannen und Archivieren von Listen)
20. Erfassung nicht vorangemeldeter Besucher im Besuchermanagementsystem
21. Zuteilung von Parkplätzen an Besucher
22. Erstellen, Ausgeben und Einsammeln von Besucherausweisen
23. Erstellen, Druck, Schneiden von Namensschildern, Tischkarten und anderen Materialien für Besprechungen und Veranstaltungen
24. Begleitung der Besucher zu den entsprechenden Tagungsräumen und – bei Bedarf – innerhalb der Räumlichkeiten der EIOPA
25. Praktische Unterstützung der Besucher und Mitarbeiter (z. B. Bereitstellung von Informationen zu öffentlichen Verkehrsmitteln, Bestellung von Taxis, Ausgabe von Schreibwaren usw.)
26. Unterstützung der Besucher bei der Nutzung von technischen Einrichtungen (z.B. grundlegende Anweisungen zu WLAN-Zugang, Videokonferenzsystemen, Projektoren usw.)
27. Unterstützung von Besuchern in Notsituationen (z. B. bei Unfall, Krankheit, usw.)
28. Unterstützende Catering-Tätigkeiten, u.a. Vorbereiten des Kaffee-Buffets, Nachfüllen von Erfrischungsgetränken für die Gäste
29. Sicherstellen, dass sich der Empfangsbereich und die Tagungsräume jederzeit in einem repräsentativen Zustand befinden (Beseitigung von Geschirr, kleinere Reinigungsarbeiten)
30. Sonstige unterstützende Tätigkeiten im Bereich des allgemeinen Empfangs- und Besuchermanagements.
31. Ihr Profil:
32. Abgeschlossene Berufsausbildung im bürokaufmännischem Umfeld, Gastgewerbe oder einem ähnlichen Dienstleistungsbereich bzw. abgeschlossenes Bachelor-Studium; oder
33. Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position (z.B. Premium-Empfangsdienste, Büromanagement, Sekretariat, persönliche Assistenz)
34. Konversationssichere Sprachkenntnisse in Wort und Schrift in Englisch und Deutsch (entsprechend dem Niveau B2 des Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmens für Sprachen)
35. Gute Kenntnisse gängiger EDV-Anwendungen, insbesondere Outlook, Word, Excel und PowerPoint (Erfahrung mit SharePoint sind von Vorteil)
36. Strukturierte und selbstständige Arbeitsweise
37. Ausgeprägte Kunden- und Serviceorientierung
38. Gute Kommunikationsfähigkeit
39. Körperliche Befähigung leichte praktische Arbeiten auszuführen (z.B. Sortierung/Transport von Bürobedarf, Aufräumen von Konferenzräumen, Catering-bezogene Handreichungen usw.)
40. Gepflegtes äußeres Erscheinungsbild
41. Aktuelles polizeiliches Führungszeugnis.
Finden Sie sich in der Beschreibung wieder? Dann sollten wir uns kennenlernen Bewerben Sie sich schnell und unkompliziert über unser Bewerbungsformular. Hier können Sie Zeugnisse und Lebenslauf ganz bequem hochladen.
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Für Rückfragen steht Ihnen Ihr persönlicher Ansprechpartner zur Verfügung:
Omar Said