Das macht die Position aus
Sie übernehmen zentrale Aufgaben in der administrativen Organisation des Instituts, koordinieren Termine, unterstützen die Institutsleitung und sorgen für einen reibungslosen Ablauf im Tagesgeschäft.
Ihre Aufgaben:
* Allgemeine Sekretariatsaufgaben: Korrespondenz, Überwachung der Wiedervorlagen, Ablage, Erstellung von Schreibarbeiten (in deutscher und englischer Sprache)
* Unterstützung bei sämtlichen anfallenden administrativen Aufgaben im Bereich Personal, wie z. B. Einstellungs- und Umsetzungsvorgänge oder Vertragsverlängerungen in Abstimmung mit allen Beteiligten.
* Unterstützung bei der Drittmittelverwaltung und -überwachung
* Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Protokollführung
* Organisation des Studierendenunterrichts im Institut
* Beschaffungsangelegenheiten
* Organisation von Dienstreisen, Fortbildungsveranstaltungen und Kongressen, Rechnungsprüfung und Forderungsabrechnung (keine Abrechnung oder entsprechende Tätigkeiten im Rahmen der Privatliquidation)
* Kalender- und Terminmanagement: Koordinierung von Besprechungen, Sitzungen und Dienstreisen, Verwaltung des Terminkalenders und Priorisierung von Terminanfragen.
* Post- und E-Mail-Bearbeitung: Sichtung, Priorisierung und Weiterleitung eingehender Korrespondenz.
Alle Tätigkeiten erfolgen in enger Abstimmung mit der Institutsleitung.
Darauf freuen wir uns
* Abgeschlossene Ausbildung zum/zur Verwaltungsfachangestellten, Kauffrau/-mann für Büromanagement oder vergleichbare Kenntnisse, Fähigkeiten und Erfahrungen.
* Sehr gute Kenntnisse der deutschen und englischen Sprache in Wort und Schrift
* Personalrechts-, MS Office-, SAP-, Drittmittelverfahrenskenntnisse
* Fähigkeit zum ergebnisorientierten Arbeiten, Koordinations-, Kommunikations- und Organisationsgeschick, Teamfähigkeit, gute Umgangsformen, Flexibilität, Zuverlässigkeit und Diskretion
* Verantwortungsvoller und sensibler Umgang mit vertraulichen Daten
Immunitätsstatus
Eine Einstellung ist nur möglich, wenn nach den jeweils geltenden (gesetzlichen und medizinischen) Vorgaben gegen das Masernvirus ein vollständiger Immunisierungs- bzw. Immunitätsnachweis vorliegt. Dies ist vor Beschäftigungsbeginn durch entsprechende Unterlagen (z.B. Impfausweis) nachzuweisen.
Das bieten wir
* Attraktive Bezahlung nach TVöD/VKA
* Krisensicherer Arbeitsplatz, sinnstiftende Tätigkeit, wertschätzendes Miteinander
* Strukturierte Einarbeitung und offener Wissensaustausch im Team
* Umfangreiche Fort- und Weiterbildungsprogramme an unserer UKE-Akademie für Bildung und Karriere
* Möglichkeiten zur Mitgestaltung unserer Personalpolitik „UKE INside“ in berufsgruppen- und hierarchieübergreifenden Projekten
* Nachhaltig unterwegs: Zuschüsse zum Deutschlandticket als Jobticket und Dr. Bike Fahrradservice; Option zum Dienstrad-Leasing
* Familienfreundliches Arbeitsumfeld: Kooperation zur Kinderbetreuung, kostenlose Ferienbetreuung, Beratung für Beschäftigte mit pflegebedürftigen Angehörigen
* Ausgezeichnete Gesundheits-, Präventions- und Sportangebote
* Unser Mitarbeitendenrestaurant bietet eine reiche Auswahl an kulinarischen Angeboten; weitere Angebote gibt es in den „Health Kitchen“ Cafés und Bistros und in einem Supermarkt direkt auf dem Gelände