Stellenbeschreibung
Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Teamassistentin oder einen Teamassistenten für unsere Zentrale.
* Terminvereinbarung und Koordination zentraler Termine mit Kunden, Partnern und verschiedenen Abteilungen. Dazu gehört die Anlage von Terminen in einem Kalender und das Senden von Bestätigungen sowie die Kontaktaufnahme mit unseren Mitarbeitern.
* Vertrauliche Bearbeitung von Posteingängen und -ausgängen. Hierfür werden alle E-Mails, Briefe und Pakete bearbeitet und weitergeleitet.
* Termine vor- und nachbereiten. Das bedeutet, dass wichtige Informationen zu den Besprechungen zusammengetragen werden müssen, um alles planmäßig ablaufen zu lassen. Der Mitarbeiter muss hierbei sehr organisiert sein!
* Postfächer verwalten und Weiterleitung an die zuständigen Abteilungen. Um sicherzustellen, dass wichtiges Material nicht verloren geht, sind getrennte Postfächer vorgesehen. Dies geschieht über das Telefon oder per E-Mail.
* Das Empfangspersonal der Zentrale besetzen. Das ist eine entscheidende Rolle bei unserer Unternehmensführung. Jeder eingehende Anruf wird behandelt und durchgeschleust.
* Informationen aufbereiten und weitergeben. Die Arbeit des Teams erfordert hohe Kommunikationskompetenz. Alles muss klar und schnell kommuniziert werden. Wir vertrauen Ihnen!
* Bereichsübergreifende Projekte aktiv beitragen. Der Mensch sollte sich gut in seiner Funktion bewegen können. Wenn Sie komplexe Probleme lösen können, dann passt dieser Job bestimmt zu Ihnen.
* Veranstaltungen planen und organisieren. Jährlich finden verschieden Konferenzen und Tagungen statt. Für dieses Ereignis benötigen wir Ihr Organisations-Talent. Die Freude an Organisation und Planung bringt uns näher zusammen!
* Überwachen und kontrollieren den Bestand an Büromaterial und bestellen Nachschub. Zu all dem gehören verschiedene Artikel wie Kugelschreiber, Tinte, Datensticks usw.