Life Unlimited. Smith+Nephew ist ein führendes Medizintechnikunternehmen, das Technologien für ein Leben ohne Einschränkungen entwickelt und produziert.
Als Medical Education, Congress and Event Coordinator (w/m/x) sind Sie verantwortlich für die professionelle Unterstützung bei Kongressen, Messen und Veranstaltungen in der DACH-Region. Zusätzlich unterstützen Sie bei Bedarf die regionalen Marketing-Strategien unserer unterschiedlichen Business Units (Orthopädie, Moderne Wundversorgung sowie Sportmedizin und HNO).
Zu Ihren Aufgaben gehören die Veranstaltungsplanung und Budgetierung sowie die Entwicklung von innovativen Marketingideen und die Betreuung der Kommunikation (vor, während und nach dem Kongress bzw. dem Event). Dabei stellen Sie stets sicher, dass alle Globalen Richtlinien zu unserem Markenauftritt und Compliance eingehalten werden.
In dieser Rolle steuern Sie die Zusammenarbeit mit unseren verschiedenen Event-Agenturen und kümmern sich um die korrekte Auftragsvergabe und Rechnungsstellung.
Zudem arbeiten eng mit internen Abteilungen wie Marketing, Marketing Communications, Marketing Services, Compliance, Medical Education oder auch Sales zusammen, um komplexe, skalierbare Kongresse und Veranstaltungen erfolgreich und gemäß aller Vorschriften durchzuführen.
Darüber hinaus sind Sie im Rahmen dieser Rolle Ansprechperson und Schnittstelle zum globalen/lokalen Travel Management und stellen sicher, dass Vorgaben zu den Kosten eingehalten werden. Dazu gehört auch die Betreuung unserer Online-Reisebuchungsportale und Support bei der korrekten Nutzung dieser Plattformen.
Was man bei diesem Job macht?
1. Congress Strategy & Execution: Unterstützung bei der erfolgreichen Planung und Durchführung von Schulungsveranstaltungen (Medical Education) sowie strategisch wichtigen Kongressen der unterschiedlichen Business Units. Sicherstellung eines konsistenten Markenauftritts sowie Einhaltung von Compliance-Vorschriften und Steuerung der internen, teamübergreifenden Abstimmung. Steuerung von Dienstleistern und zugehöriger Logistik.
2. On-Site Event Management: Überwachung der Logistik vor Ort und Sicherstellung eines reibungslosen Veranstaltungsablaufs.
3. Congress Communication & Lead Generation: Bereitstellung von geeigneten Kommunikationsmitteln und Entwicklung von Strategien zur Lead-Erfassung für regionale Kongresse.
4. Budget & Invoice Management: Überwachung von Budgets, Verwaltung von Bestellaufträgen, Bearbeitung von Rechnungen und finanzielle/administrative Nachbereitung nach Veranstaltungen.
5. Special Projects: Umsetzung besonderer Projekte unter der Leitung des Congress & Travel Managements.
6. Business Unit Support & Event Planning: Organisation interner und externer Veranstaltungen (z. B. Schulungen, Meetings, Kampagnen, Feiern, Incentive-Reisen).
7. Travel Support: Unterstützung bei komplexen Buchungen, Umbuchungen, Stornierungen sowie Pflege von Reiseprofilen.
Was man braucht, um in diesem Job erfolgreich zu sein?
8. Ausbildung im kaufmännischen Bereich (bspw. Bürokauffrau, Hotelfachmann) oder eine vergleichbare Qualifikation (bspw. Bachelor BWL, Marketing oder Tourismus) in Kombination mit relevanter Berufserfahrung
9. Erste Erfahrung im Bereich Veranstaltungsmanagement und/oder Reisebuchung/Reiseplanung (oder vergleichbarer Bereich) sowie relevante Erfahrung im Bereich Projektmanagement
10. Sehr gute Fähigkeiten im Bereich Planung, Organisation und Projektmanagement
11. Erfahrung in der Zusammenarbeit mit und Steuerung von externen Dienstleistern
12. Liebe zum Detail, Leidenschaft für erstklassigen Service & Freude an der Entwicklung kreativer Lösungen bzw. Konzepte
13. Hohes Maß an Flexibilität und Teamfähigkeit sowie sehr gute Kommunikationsfähigkeiten
14. Zuverlässige und strukturierte Arbeitsweise mit der Fähigkeit Prioritäten zu setzen
15. Hohe IT-Affinität, idealerweise Erfahrung mit Portalen für Veranstaltungsmanagement oder Software für Reisebuchungen (bspw. Cvent, Concur)
16. Fundierte Kenntnisse in MS-Office (Outlook, Excel, Word) und Erfahrungen mit CRM- oder ERP-Systemen
17. Regionale Reisebereitschaft (ca. 10%)
18. Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse (Wort & Schrift)
Von Vorteil:
19. Erfahrung in einem internationalen Konzern
20. Vorerfahrung im Bereich Medical Education bzw. Veranstaltungen der Healthcare Branche
You. Unlimited.
Als Medizintechnikunternehmen ist es unser oberstes Ziel, Gesundheit und Wohlbefinden wiederherzustellen und zu fördern. Dies bezieht sich gleichermaßen auf Patient*innen sowie auf unsere Mitarbeiter*innen.
21. Inklusion, Vielfalt und Gleichberechtigung: Wir schätzen und fördern Vielfalt in unserem Unternehmen. Erfahren Sie mehr über unsere auf unserer Website
22. Attraktive Vergütung: Neben einem attraktiven Gehaltspaket erhalten Sie auch Zugang zu unserem Pensionsplan sowie unserem Aktiensparplan
23. Work/Life Balance: 30 Tage Urlaub, Vergünstigungen für Sportangebote, Programm für mentale Gesundheit und jährlich ein zusätzlicher Urlaubstag für ehrenamtliches Engagement (Volunteer Day)
24. Modernes Büro: Ein wunderschönes neues Büro im Dockland mit Blick über den Hamburger Hafen
25. Flexibilität: Gleitzeit und Möglichkeit für ca. 50% Home Office
26. Entwicklung: Spannende Aufgaben mit Gestaltungsmöglichkeiten und viel Verantwortung in einem international erfolgreichen Medizintechnikunternehmen
27. Weitere Benefits: Vergünstigungen für Nahverkehrsticket und Mittagessen, Fahrrad-Leasing (JobRad) sowie berufliche & private Unfallversicherung
Hinweis zum Lebenslauf: Gern dürfen Sie auf personenbezogene Angaben wie z.B. Geburtsdatum, Familienstand oder Foto verzichten.
Wir begrüßen alle Bewerbungen unabhängig von ethnischer Zugehörigkeit, Herkunft, Geschlecht, Religion, Behinderung, Alter oder sexueller Orientierung. Wir begrüßen ausdrücklich die Bewerbung von schwerbehinderten Menschen.
Smith & Nephew GmbH, Merve Krabbenhöft (she/her), Talent Acquisition Specialist, Van-der-Smissen-Straße 9, 22767 Hamburg