Teamassistenz Empfang & Administration (m/w/d)
If you like change, change to us
We are an international mid sized group with appetite for innovations, approachable management, lead by objectives / targets which give the opportunity of a wide range of empowerment. We as a growth oriented market leader invite you to join us on our journey from good to great!
ERA 6
Als Mitarbeiter am Empfang (m/w/d) bei der NORMA Group sind Sie die erste Anlaufstelle für Besucher sowie interne und externe Ansprechpartner und repräsentieren das Unternehmen nach außen. In dieser Position sorgen Sie für einen professionellen, freundlichen Empfang und unterstützen einen reibungslosen Ablauf der administrativen und organisatorischen Aufgaben im Tagesgeschäft.
Tätigkeiten
Empfang & Telefonzentrale
1. Freundlicher, professioneller Empfang sowie Betreuung von Besuchern, Geschäftspartnern, Lieferanten und Gästen
2. Annahme und Vermittlung von Telefongesprächen
3. Organisation und Koordination von Besucheranmeldungen inklusive Ausgabe und Verwaltung von Zugangskarten
Post- und Kommunikationsmanagement
4. Annahme, Sortierung, Öffnung und interne Verteilung der Eingangspost
5. Bearbeitung und Versand der Ausgangspost
6. Bearbeiten der Ausgangspost
7. Sichtung, Sortierung und Weiterleitung eingehender E‑Mails an die zuständigen Ansprechpartner
Büroorganisation & Bestellwesen
8. Koordination und Organisation von Getränkebestellungen
9. Verwaltung der Getränkekontingente inklusive kostenstellenbezogener Umbuchungen
10. Ausgabe und Verwaltung von Verbrauchsmaterialien
11. Organisation und Koordination von Textilien für die externe Reinigung
Fuhrpark- & Lieferantenmanagement
12. Unterstützung bei administrativen Aufgaben im Fuhrparkmanagement
13. Prüfung und Ausbuchung von Lieferscheinen und Rechnungen
14. Erfassung, Prüfung und Weiterleitung von Rechnungen im internen Workflow an die zuständigen Bearbeiter
HR-Support & Organisationstätigkeiten
15. Administrative Unterstützung im operativen Tagesgeschäft des HR‑Teams
16. Mithilfe bei der Planung und Organisation von Veranstaltungen
17. Allgemeine administrative HR‑Tätigkeiten nach Anweisung
Qualifikationen
18. Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
19. Fundierte Erfahrung im Empfangs- oder Assistenzbereich
20. Professionelles, freundliches und serviceorientiertes Auftreten
21. Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten
22. Gute MS-Office Kenntnisse
23. Zuverlässige, strukturierte und selbstständige Arbeitsweise