Empfangsassistenz
(m/w/d)
Anstellung bei der Hays Professional Solutions GmbH Bremen Startdatum: sofort Referenznummer: 845914/1
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Aufgaben
1. Betreuung des gesamten Empfangsprozesses von Voranmeldung über Compliance-Prüfung bis zur Ausweiserstellung und Terminkoordination
2. Bearbeitung eingehender Anrufe und E-Mails sowie Weiterleitung relevanter Informationen
3. Vorbereitung von Besprechungsräumen, Organisation der Bewirtung und Sicherstellung eines professionellen Rahmens für Meetings und Veranstaltungen
4. Organisation des Postein- und -ausgangs, Verwaltung relevanter Unterlagen und digitale Archivierung von Lieferscheinen
5. Verwaltung des Büromaterialbestands, Durchführung von Bestellungen und Unterstützung bei allgemeinen administrativen Aufgaben
6. Erstellung und Aufbereitung von Unterlagen für interne Abteilungen bei Bedarf
Profil
7. Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
8. Berufserfahrung im Empfangs- oder Office-Management wünschenswert
9. Sicherer Umgang mit MS Office-Anwendungen
10. Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und Serviceorientierung
11. Organisationstalent und strukturierte Arbeitsweise
12. Freundliches und professionelles Auftreten
13. Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, Englischkenntnisse von Vorteil
Benefits
14. Durch Ihre Kandidatur über Hays sind Sie Teil einer kleinen, passgenauen Auswahl, die dem Kunden für diese Position präsentiert wird