Als Sachbearbeiter*in (m/w/d) bei der HSL Gebäudemanagement GmbH in Karlsruhe werden Sie Teil eines engagierten Teams, das sich auf professionelle Gebäudedienstleistungen spezialisiert hat. Mit fast zwei Jahrzehnten Erfahrung in der Branche bieten wir ein umfangreiches Leistungsspektrum an und legen großen Wert auf die Erhaltung und den reibungslosen Betrieb von Immobilien. Unsere Unternehmenskultur basiert auf Werten wie Offenheit, Ehrlichkeit und gegenseitigem Respekt, was es uns ermöglicht, langfristige Partnerschaften mit unseren Kunden aufzubauen. Ihre Rolle ist entscheidend für die Unterstützung von Investmentfirmen, Vermögensverwaltungen und Hausverwaltungen sowie bei der Durchführung von Objektbegehungen und Kleinreparaturen. Wenn Sie in einem dynamischen Umfeld arbeiten möchten, in dem Ihr Beitrag geschätzt wird und Sie gleichzeitig die Möglichkeit haben, sich weiterzuentwickeln, dann freuen wir uns darauf, Sie kennenzulernen.
Aufgaben
Allgemeine Büroorganisation
* Bearbeitung der täglichen Korrespondenz (Telefon, E-Mail, Post)
* Terminplanung und Koordination interner Abläufe
Auftrags- und Projektbearbeitung
* Erfassung und Bearbeitung von Kundenaufträgen
* Erstellung von Angeboten, Auftragsbestätigungen und Rechnungen
* Pflege und Aktualisierung von Kunden- und Projektdaten
Kunden- und Lieferantenkommunikation
* Ansprechpartner/in für Kunden, Hausverwaltungen und Dienstleister
* Telefonzentrale und Weiterleitung von Anfragen
* Organisation und Nachverfolgung von Service- und Wartungsaufträgen
Vorbereitende Buchhaltung
* Prüfung und Ablage von Eingangs- und Ausgangsrechnungen
* Unterstützung bei der monatlichen Buchhaltungsvorbereitung für den Steuerberater
* Verwaltung von Belegen, Zahlungen und offenen Posten
* Unterstützung beim Mahnwesen
Unterstützung im Gebäudemanagement
* Mitwirkung bei der Dokumentation laufender Projekte
* Verwaltung von Objektunterlagen, Wartungsverträgen und Prüfprotokollen
* Unterstützung bei internen Auswertungen und Berichten
Qualifikation
* Idealerweise 2-3 Jahre Erfahrung in der Sachbearbeitung
* Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
* Umfassende Kenntnisse in der Sachbearbeitung
* Fähigkeit, effektiv mit Kunden und Geschäftspartnern zu kommunizieren
* Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten
* Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein und strukturiertes Arbeiten
* Gute Kenntnisse im Umgang mit MS-Office
* Erfahrung im Umgang mit einer gängigen Immobiliensoftware von Vorteil
Benefits
* Offene und moderne Arbeitskultur mit flachen Hierachien
* Junges und ehrgeiziges Team
* Weiterbildungsmöglichkeiten
* Moderne Büroausstattung
* Individuelle Benefits
Wir leben Vielfalt! Freie Stellen schreiben wir für alle aus, die sich dafür begeistern können. Wir meinen Sie - unabhängig von Alter, Herkunft oder Geschlecht. Interesse? Dann bewerben Sie sich sofort online!
Die HSL Gebäudemanagement GmbH, mit Sitz in Karlsruhe, ist Ihr erfahrener Partner im Gebäudemanagement. Mit fast 20 Jahren Branchenkenntnis bieten wir ein breites Leistungsangebot. Nach einer Umstrukturierung 2021 erweiterten wir unser Angebot. Unser Fokus liegt auf professionellem Gebäudemanagement, um den Wert Ihrer Immobilien zu erhalten und einen störungsfreien Betrieb sicherzustellen. Unser Hausmeisterservice behebt Probleme frühzeitig durch regelmäßige Kontrollen. Zusätzlich bieten wir Objektbegehungen und Unterstützung für Investmentfirmen, Vermögensverwaltungen und Hausverwaltungen sowie Kleinreparaturen an. Vertrauen Sie auf unsere Expertise für eine optimale Objektbetreuung.