Dein Verantwortungsbereich
* Administrative Sachbearbeitung: Unterstützung der Koordinationsstelle bei administrativen Abläufen, Führung und Pflege von Maßnahme- und Teilnehmerakten sowie Zusammenstellung von Unterlagen für Behördenverfahren (z. B. Aufenthaltstitel, Berufsanerkennung).
* Behörden- & Netzwerkkoordination: Korrespondenz und Abstimmung mit Behörden, Institutionen und Netzwerkpartnern sowie internen und externen Stakeholdern.
* Termin- & Prozessmanagement: Organisation und Koordination von Terminen, Onlineformaten und Abstimmungen sowie Überwachung von Fristen, Verträgen und geförderten Maßnahmen inklusive Dokumentenmanagement.
* Dokumentation & Qualitätsmanagement: Führung von Statistiken und Datenerhebungen sowie Mitwirkung an Evaluationen, Qualitätsmanagement und Dokumentationsprozessen.
* Sekretariats- & Organisationsaufgaben: Postbearbeitung, Korrespondenz nach Vorgabe, Ablageführung, Materialbestellungen sowie organisatorische Unterstützung bei Veranstaltungen.
* Integrationsbegleitung & Teilnehmendenbetreuung: Unterstützung internationaler Fachkräfte und Auszubildender bei Behördenangelegenheiten, administrativen Prozessen, Wohnraumorganisation sowie Begleitung bei Terminen und beim Ankommen.
* Öffentlichkeitsarbeit & Recruiting: Unterstützung bei Messen, Recruiting-Events und Informationsveranstaltungen sowie Beratung von Interessierten.
* Fort- & Weiterbildung / Sonstige Aufgaben: Teilnahme an fachlichen Weiterbildungen sowie Übernahme weiterer Aufgaben im Kontext internationaler Programme und Integrationsprojekte.
Dein Profil
* Fachliche Qualifikation: Abgeschlossene mindestens dreijährige Ausbildung in einem kaufmännischen oder verwaltungsnahen Bereich (z. B. Büro- oder Projektorganisation, Personalwesen, Bürokommunikation)
* Erfahrung & Zusatzkompetenzen: Idealerweise praktische Erfahrung in der Begleitung und Integration internationaler Fachkräfte sowie Fremdsprachenkenntnisse oder Mehrsprachigkeit (z. B. Englisch, Französisch, Portugiesisch)
* Rechtliche Rahmenbedingungen: Kenntnisse relevanter gesetzlicher Grundlagen, insbesondere im Asyl- und Aufenthaltsrecht sowie im Fachkräfteeinwanderungsgesetz, außerdem Regelwerke der Pflegeausbildung wie das Pflegeberufegesetz und die Pflegeberufe-Ausbildungs- und Prüfungsverordnung
* Weitere gesetzliche Vorgaben: Sicherer Umgang mit einschlägigen Vorschriften zu Arbeitssicherheit, Brandschutz, Medizinprodukterecht, dem Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz, dem Infektionsschutzgesetz, dem Mutterschutzgesetz sowie relevanten Regelungen des Sozialgesetzbuch Fünftes Buch und des Arbeitszeitgesetz.
Das bieten wir Dir
* Ein unbefristetes Arbeitsverhältnis in Vollzeitbeschäftigung
* Umfassende Entwicklungschancen durch vielfältige Weiterbildungsmaßnahmen und Karriereplanung sowie der kostenfreien Nutzung des Wissenskompetenzzentrums an der MUL – CT
* Vereinbarkeit von Beruf & Familie durch moderne digitale Arbeitsplätze sowie mobiles Arbeiten, familienfreundliche Arbeitszeitenregelung und flexible Arbeitszeitmodelle sowie Unterstützung bei der Unterbringung in einer betriebsnahen Kindertagesstätte
* Ein Entgelt nach TV MUL
* Eine Jahressonderzahlung i.H.v. 87,5%
* 30 Tage Urlaub
* Hausinterne Willkommensveranstaltung: 3-tägiges Onboarding
* Attraktive Zusatzleistungen, eine krankenhauseigene Cafeteria für Mitarbeitende, Zugang zu Corporate Benefits und zur hauseigenen Apotheke mit attraktiven Rabatten sowie betriebliche Altersvorsorge
* Ein ausgeprägtes Betriebliches Gesundheitsmanagement mit vielen Angeboten und Maßnahmen zur Betrieblichen Gesundheitsförderung
* Zuschuss zum ÖPNV Ticket
* Mitarbeiterveranstaltungen
*Alle personenbezogenen Formulierungen in dieser Stellenanzeige sind geschlechtsneutral zu betrachten.