Ihre Aufgaben
Allgemeine Büroorganisation, Termin- und Veranstaltungsplanung sowie administrative Tätigkeiten zur Sicherstellung reibungsloser Arbeitsabläufe • Erstellung von Schriftverkehr, Protokollen und Entscheidungsvorlagen • Management und Controlling technischer Bereiche (z. B. Wartung technischer Anlagen, Sachkunde- und Sachverständigenprüfungen) inklusive Mengenermittlung, Mitwirkung bei Vertragsgestaltung, Kostenmanagement und Rechnungsprüfung • Stammdatenpflege im CAFM-System sowie Bearbeitung elektronischer Reparaturanforderungen im EDV-System nach Vorgabe (Filtern, Dokumentation, Ablage und Auswertung etc.) • Erfassung und Auslösen von Bestellungen für Reparaturmaterialien, Einrichtungsausstattung sowie weitere Bedarfe, inklusive Kontierung im System • Management und Controlling infrastruktureller Bereiche (Parkraumbewirtschaftung, Reinigung, Grünanlagen, Abfallbeseitigung, GEZ, GEMA) mit Kosten- und Vertragsmanagement • Organisation von Umzügen und Verwaltung von Einrichtungsgegenständen sowie Gütern des Wirtschafts- und Verwaltungsbedarfs • Zuständig für die Beschilderung des Standortes • Personalverwaltung und Betreuung der Mitarbeitenden im Arbeitsbereich mittels Software (z. B. SP-Expert) inklusive An-/Abwesenheitsmeldungen, Urlaubs- und Krankmeldungen • Fachliche und organisatorische Leitung des Infostandes inkl. Einsatzplanung der Mitarbeitenden • Kommunikation und Klärung von Rückfragen mit beauftragten Firmen und Handwerker/innen, Organisation von Materialrücksendungen bei Fehllieferungen • Prüfung und Bearbeitung von Teil- und Schlussrechnungen sowie Durchführung und Dokumentation von Reinigungskontrollen auf Stationen
Wir wünschen uns
Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder mehrjährige Erfahrung in einem vergleichbaren Tätigkeitsbereich • Gute Kenntnisse in SAP R/3 (Rechnungsbearbeitung) sowie sicherer Umgang mit MS Excel, Word und Outlook • Freundliche und aufgeschlossene Persönlichkeit mit ausgeprägter Kommunikationsfähigkeit • Hohes Maß an Engagement, Teamorientierung und Eigeninitiative
Freuen Sie sich auf
Eine herausfordernde, vielseitige und verantwortungsvolle Tätigkeit mit der Möglichkeit, sich einzubringen und zu engagieren • Ein fachlich gut ausgebildetes Team mit hoher Leistungsmotivation • Fundierte Einarbeitung durch ein qualifiziertes Team • Vergütung nach Tarifvertrag Vivantes Tochtergesellschaften in Anlehnung an den TVöD • Eine sehr günstige Lage mit guten Verkehrsanbindungen • Prämiensystem bei Anwerbung von Personal • Mitarbeiter-Einkaufsvorteile bei namhaften Firmen • Entwicklungs-und Karrierechancen als Vorteil unseres großen Konzerns • Sehr gute Weiterentwicklungs- und Fortbildungsmöglichkeiten in einem eigenen innerbetrieblichen Lehrinstitut • Kostenlose betriebseigene Kinderbetreuung bei kurzfristigem Bedarf • Attraktive und vielfältige Gesundheits- und Freizeitangebote
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Rahmenbedingungen
Entgelt nach ETV Vivantes Tochtergesellschaften Vivantes Service • Arbeitszeit 39 Wochenstunden • 30 Tage Urlaub • Ein interessantes, vielseitiges Tätigkeitsfeld • Mobiles Arbeiten nach Absprache möglich
Einstellungsvoraussetzung: vor Aufnahme der Tätigkeit - Nachweis der Masernimmunität / Masernschutzimpfung für nach Geborene.
Wenn Sie die Arbeit in einem dynamischen, motivierten und vor allem offenen und kollegialen Umfeld schätzen, freuen wir uns Sie kennenzulernen.