Das bieten wir
* krisensicherer Arbeitsplatz im öffentlichen Dienst
* attraktive betriebliche Altersvorsorge
* flexible Arbeitszeitmodelle zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf
* regelmäßige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
* betriebliches Gesundheitsmanagement
* tarifliche Vergütung inklusive Jahressonderzahlung
Worauf Du Dich immer bei persona service verlassen kannst:
* direkter Weg in die Festanstellung bei unseren Kunden
* enge Begleitung durch den kompletten Bewerbungsprozess
* enge Abstimmung mit Dir und Deinem potentiellen Arbeitgeber unter Berücksichtigung Deiner Wünsche
* intensive Vorbereitung auf das Vorstellungsgespräch
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Stellenbeschreibung
* Du übernimmst die professionelle Terminorganisation sowie die Koordination des gesamten Besucherverkehrs und stellst damit einen reibungslosen täglichen Ablauf im Büro sicher
* zudem bist Du verantwortlich für den Telefondienst und fungierst als erste Kontaktperson für alle eingehenden Anliegen von Bürger:innen sowie Partner:innen der Stadtverwaltung
* weiterhin betreust Du die Postbearbeitung inklusive der digitalen Erfassung sowie Verteilung und sorgst für eine zeitnahe Weiterleitung aller relevanten Dokumente an die Fachbereiche
* die Protokollierung von Sitzungen und Besprechungen gehört ebenfalls zu Deinen Aufgaben, wobei Du die Ergebnisse präzise festhältst und die entsprechende Nachbereitung eigenständig durchführst
* im Rahmen Deiner Tätigkeit unterstützt Du die Erledigung sämtlicher Korrespondenzen nach Diktat oder Stichpunkt und achtest dabei stets auf eine formgerechte sowie fehlerfreie Ausdrucksweise
* abschließend verantwortest Du die allgemeine Büroorganisation und behältst auch in turbulenten Zeiten den Überblick über alle administrativen Prozesse sowie die notwendige Materialwirtschaft
Anforderungen
* Du hast eine abgeschlossene Ausbildung als Kaufmann für Büromanagement (m/w/d), Verwaltungsfachangestellter (m/w/d) oder Fachangestellter für Bürokommunikation (m/w/d) erfolgreich in Deiner bisherigen Laufbahn absolviert
* zudem verfügst Du über fundierte Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position innerhalb der Verwaltung oder in einem anspruchsvollen Sekretariat, was Deine fachliche Kompetenz unterstreicht
* Deine sicheren Kenntnisse in den gängigen MS-Office-Anwendungen zeichnen Dich aus und ermöglichen Dir eine effiziente Bearbeitung von Dokumenten, Tabellen sowie komplexen Präsentationen im Arbeitsalltag
* Deutschkenntnisse auf muttersprachlichem Niveau in Wort und Schrift sowie eine klare Ausdrucksweise sind für die tägliche Kommunikation mit den Kund:innen und Bürger:innen zwingend erforderlich
* weiterhin bringst Du ein hohes Maß an Organisationsgeschick und Zuverlässigkeit mit, wodurch Du die anfallenden Aufgaben stets termingerecht und in hoher Qualität erledigst
* abschließend bist Du eine teamorientierte Persönlichkeit und arbeitest jederzeit strukturiert sowie eigenverantwortlich, um die gesteckten Ziele der Abteilung gemeinsam mit Deinen Kolleg:innen zu erreichen
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