Ihre Aufgaben
1. Drittmittelmanagement/Administrationsaufgaben im BMBF-geförderten Verbundprojekt Netzwerk Universitätsmedizin (42 %) Unterstützung und Beratung der Projektleitungen des UK OWL und der Medizinischen Fakultät bei der Stellung von Projektanträgen in Bezug auf formale Vorgaben und Budgetplanung eigenständige Finanzplanung und -überwachung der Projektbudgets Erstellung von Mittelanforderungen und Verwendungsnachweisen sowie Unterstützung bei Umwidmungs-/Entsperrungsbedarfen Prüfung der Einhaltung formaler gesetzlicher und drittmittelgeberspezifischer Vorgaben Kommunikation mit der NUM-Koordinierungsstelle zu drittmittelbezogenen Angelegenheiten und universitären Verwaltungseinheiten
2. Unterstützung der Stabsstellenleitung und der Referent*innen (18 %) Umsetzung des standortinternen Controllings in Abstimmung mit den relevanten Bereichen im Drittmittelmanagement an der Universität und dem UK OWL Mitarbeit bei Berichtsaufgaben der Lokalen Stabsstelle Unterstützung der Schnittstellenfunktion zur NUM Koordinierungsstelle (wie z. B. Sammlung und Aufbereitung von Informationen sowie Organisation der notwendigen Informationsflüsse; Umsetzung der Vorgaben der Koordinierungsstelle am Standort) organisatorische Unterstützung der Leitung der Lokalen Stabsstelle
3. Assistenzaufgaben für die Referatsleitung (40 %) Bearbeitung eingehender Post, Telefonate und E-Mails Terminplanung, Veranstaltungsvorbereitung, etc.
Unser Angebot
4. Vergütung nach E9a TV-L
5. befristet bis zum (§ 14 Abs. 1 Nr. 1 TzBfG)
6. Vollzeit
7. interne und externe Fortbildungsmöglichkeiten
8. Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten
9. Vereinbarkeit von Familie und Beruf
10. fester Dienstort (Bielefeld) ohne Reisetätigkeit
11. flexible Arbeitszeiten
12. FlexWork: grundsätzliche Möglichkeit zum mobilen Arbeiten (Umfang abhängig vom konkreten Aufgabenfeld)
13. gute Verkehrsanbindung
14. betriebliche Zusatzversorgung (VBL)
15. modernes Arbeitsumfeld mit digitalen Prozessen
16. vielfältige Angebote (Mensa, Cafeteria, Restaurants, Uni-Shop, Geldautomaten, etc.)
Ihr Profil Das erwarten wir
17. abgeschlossene Ausbildung in einem geeigneten verwaltungsbezogenen oder kaufmännischen Beruf (z. B. Verwaltungsfachangestellte*r bzw. Angestelltenlehrgang I, Kauffrau*mann für Büromanagement, Industriekauffrau*mann)
18. alternativ: sonstige abgeschlossene Ausbildung bzw. Qualifikation mit mehrjähriger geeigneter Berufserfahrung
19. sehr gute und umfassende EDV-Kenntnisse, insbesondere im Umgang mit MS-Office
20. sicherer Umgang mit Zahlen sowie die Fähigkeit zum Umgang mit budgetrelevanten und förderrechtlichen Bestimmungen
21. Fähigkeit zum selbstständigen, strukturierten und lösungsorientierten Arbeiten
22. großes Verantwortungsbewusstsein und Zuverlässigkeit
23. hohe Kommunikations- und Teamfähigkeit
24. sehr gute Ausdrucksfähigkeit in Wort und Schrift
25. sichere Beherrschung der englischen Sprache in Wort und Schrift
26. Gender- und Diversitykompetenz
Das wünschen wir uns
27. nachgewiesene Berufserfahrung mit Bezug zum Aufgabenfeld
28. mehrjährige Berufserfahrung in einem geeigneten Bereich
29. Erfahrung im projekthaften und prozessorientierten Arbeiten
30. Kenntnisse in der Anwendung von SAP SRM, SAP CO/PS und WMDx-Flow
31. haushaltsrechtliche und/oder betriebswirtschaftliche Kenntnisse
32. Kenntnisse in der Bewirtschaftung von Forschungsprojekten
33. Erfahrungen im Finanzmanagement
34. idealerweise Erfahrung in der Hochschulverwaltung sowie Kenntnisse des Wissenschaftsbetriebes/Hochschulbereichs