Die Soliterm GmbH ist ein innovatives Ingenieurunternehmen mit Sitz in Aachen, das sich auf energieeffiziente Lösungen für industrielle Dampf-, Kälte- und Wärmeanlagen spezialisiert hat. Wir entwickeln maßgeschneiderte Anlagentechnik für industrielle Anwendungen und begleiten Projekte von der Konzeption über die Auslegung bis zur Inbetriebnahme. Unser Fokus liegt auf nachhaltigen und wirtschaftlichen Systemlösungen, die Produktionsprozesse effizienter und zukunftsfähig machen. Wir bieten ein modernes Arbeitsumfeld mit Gestaltungsspielraum, spannenden Projekten und der Möglichkeit, aktiv an innovativen Energie- und Anlagentechnologien mitzuwirken.
Wir suchen eine erfahrene und engagierte Verwaltungssachbearbeiterin zur Unterstützung unseres Teams in den Bereichen Personalverwaltung, Finanzbuchhaltung und Büroorganisation. Wenn Sie eine strukturierte und eigenverantwortliche Arbeitsweise mitbringen und Freude an administrativen Tätigkeiten haben, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.
Personalverwaltung- Pflege und Verwaltung von Urlaubskonten und Urlaubsanträgen
- Durchführung der Lohnbuchhaltung
- Erstellung und Verwaltung von Arbeitsverträgen
- Abstimmung und Dokumentation von Arbeitszeiten und Überstundenkonten
Buchhaltung
- Verwaltung der laufenden Finanzbuchhaltung
- Buchung und Kontrolle von Rechnungen
- Überwachung von Kontoauszügen
- Sicherstellung der Einhaltung von Zahlungsfristen
- Abwicklung von Zahlungen
- Kontrolle und Einhaltung behördlicher Regelungen
Terminkoordination und Organisation
- Intern und externe Terminplanung und -koordination
- Überwachung der Terminkalender von Führungskräften
- Unterstützung des Vertriebs bei der Organisation von Kundenterminen
Reise- und Reisekostenmanagement
- Organisation und Buchung von Dienstreisen im In- und Ausland
- Erstellung und Prüfung von Reisekostenabrechnungen
Post- und Kommunikationsmanagement
- Verwaltung des allgemeinen Firmenpostfaches
- Proaktive Bearbeitung und Weiterleitung von Posteingängen
Logistik und Büroorganisation
- Mitwirkung bei Logistikangelegenheiten (Post- und Speditionsversand)
- Beschaffung von Büromaterialien
- Organisation der Mitarbeiterverpflegung
- Pflege und Verwaltung der Ablage
HR-Unterstützung
- Begleitung von Bewerbungsprozessen
- Verwaltung von Stellenanzeigen
- Organisation von Vorstellungsterminen
Ihr Profil- Mindestens 2 Jahre Berufserfahrung in der Verwaltung oder vergleichbaren Bereichen
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
- Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse; weitere Sprachkenntnisse sind ein Plus
- Fundierte Kenntnisse in der Finanz- und Lohnbuchhaltung sowie im Personalwesen (zwingend erforderlich)
- Sicherer Umgang mit MS Office und Buchhaltungsprogrammen
- Selbstständige, proaktive und strukturierte Arbeitsweise
- Organisationstalent und TeamfähigkeitAnforderungen an den Bewerber: Grundkenntnisse: Transportlogistik, Talentmanagement
Erweiterte Kenntnisse: Lohn- und Gehaltsbuchhaltung, -abrechnung, Personalverwaltung, Finanzbuchhaltung, Reisekostenabrechnung, Spesenabrechnung, Buchführung, Buchhaltung, Terminplanung, -überwachung
Expertenkenntnisse: Büro- und Verwaltungsarbeiten
Zwingend erforderlich: Microsoft Office
Stundenumfang
- Vollzeit 40 Stunden pro Woche- Abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Aufgaben
- Modernes Arbeitsumfeld
- Motiviertes Team
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