Zentralregistratur Organisation, Pflege und Weiterentwicklung der analogen und digitalen Aktenführung inkl. Aktenplänen Ordnungsgemäße Ablage, Ausgabe, Rücknahme und datenschutzkonforme Entsorgung von Akten Koordination der Aktenanlieferung und Digitalisierung von Akten und Plänen Verwaltung der Registraturräume und Regalsysteme inkl. Sicherheits- und TÜV-Koordination Organisation und Verwaltung von Datentonnen (z. B. Reisswolf) Digitales Vertragsmanagement Zentrale Ansprechperson für das digitale Vertragsmanagement Pflege der Bedienungsanleitung sowie Erstellung und Durchführung von Schulungen Schnittstelle zwischen Anwender*innen und IT-Dienstleistern Sonstige Aufgaben Mitwirkung bei der Erstellung und Einhaltung von Verfahrensanweisungen Mieteraktenregistratur in Vertretung Vorbereitung von Unterlagen für das Stadtarchiv Übernahme von Sonderaufgaben (z. B. Raumübersichten, Türbeschilderung) Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation Berufserfahrung im Bereich Registratur, Dokumentenmanagement oder Archivwesen wünschenswert Erfahrung im Umgang mit Dokumentenmanagementsystemen von Vorteil Technisches Grundverständnis sowie Affinität zu digitalen Lösungen Strukturierte, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise Organisationsstärke sowie gutes Verständnis für Abläufe und Prozesse Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit sensiblen und vertraulichen Unterlagen (Datenschutz) Kommunikationsfähigkeit und ausgeprägte Serviceorientierung Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Programmen Fähigkeit, Schulungen durchzuführen und Inhalte verständlich zu vermitteln